Portaria n.º 131/2004 — Aprova o Regulamento Arquivístico da Comissão Nacional da UNESCO

de 9 de Fevereiro

Tem a Comissão Nacional da UNESCO vindo a promover nos serviços o exercício da função arquivo como medida fundamental para a gestão dos seus documentos. A função arquivo cria as condições objectivas para o conhecimento e controlo permanente e continuado da produção documental nas fases activa, semiactiva e inactiva, mediante dois instrumentos fundamentais, o plano de classificação e a tabela de selecção - a qual ora se publica. Se esta é responsável pela gestão do ciclo de vida dos documentos e a definição da memória da instituição, o primeiro descreve, normaliza e controla a produção documental em fase activa - na realidade, a primeira fase ou o princípio do arquivo, onde ele começa e onde, verdadeiramente, deve ser concentrado todo o esforço normalizador e racionalizador.

Com efeito, muito embora sendo produzidos no âmbito dos arquivos correntes (como fruto da aplicação das funções arquivísticas de classificação e de avaliação), estes dois instrumentos actuam, transversalmente, em todas as fases do ciclo de vida dos documentos: o plano de classificação define a estrutura do arquivo e o seu funcionamento, que vão persistir ao longo das fases semiactiva e inactiva, e a tabela de selecção estabelece os tempos de conservação administrativa e a memória a partir dos quais são aplicadas as transferências e as eliminações, com resultados eficazes nos volumes documentais e na racionalização de espaços.

Dotada destes dois instrumentos arquivísticos, encontra-se a CNU em condições para equacionar a implantação de outro importante expediente de racionalidade e eficiência, a informatização do seu arquivo, mediante a criação de um programa de gestão de documentos electrónicos, o qual deverá cumprir os requisitos essenciais para a preservação integral dos seus documentos nas fases activa, semiactiva e inactiva.

Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros dos Negócios Estrangeiros e das Comunidades Portuguesas e da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Comissão Nacional da UNESCO, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Em 20 de Janeiro de 2004.

Pela Ministra dos Negócios Estrangeiros e das Comunidades Portuguesas, Maria Manuela Ferreira Macedo Franco, Secretária de Estado dos Negócios Estrangeiros e da Cooperação. - O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta.

ANEXO — REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA COMISSÃO NACIONAL DA UNESCO

1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Comissão Nacional da UNESCO, adiante designada por CNU.

2.º

Sistema de arquivos da CNU

1 - O arquivo da CNU constitui um sistema integrado de arquivos correntes, intermédio e definitivo.

2 - Os arquivos correntes são geradores e responsáveis por toda a produção documental do organismo, cumprindo as regras definidas para a organização, utilização e conservação dos documentos em fase activa.

3 - O arquivo intermédio guarda os documentos em fase semiactiva, executando as tarefas que lhe estão cometidas no âmbito da recolha, conservação, disponibilização, selecção, eliminação e transferência.

4 - Os documentos com valor secundário ou histórico serão periodicamente entregues à guarda de uma instituição arquivística vocacionada para a conservação permanente deste património, o Serviço de Arquivo Histórico-Diplomático do Ministério dos Negócios Estrangeiros, mediante celebração de protocolo.

5 - A gestão e a coordenação do sistema de arquivos da CNU são cometidas ao arquivista da CNU, ao qual cabe desenvolver e aplicar a função arquivística através de instrumentos de normalização, gestão, descrição e conservação.

3.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da CNU tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da CNU a atribuição dos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção e dos registos.

5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da CNU.

4.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo histórico é efectuada pela CNU, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos dos artigos 11.º e 12.º deste Regulamento.

5.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento, consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção será submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a CNU obter, mediante proposta devidamente fundamentada, o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.

6.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá ser remetida dos arquivos correntes para o arquivo intermédio, de acordo com o estipulado na tabela de selecção.

2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio serão efectuadas de acordo com a periodicidade que a CNU vier a determinar.

7.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo histórico após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação e seguindo o estipulado no n.º 4 do n.º 2.º deste Regulamento.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

8.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas de documentos referidas no n.º 6.º serão feitas mediante um registo das unidades de instalação do qual constarão elementos de descrição, de controlo e de recuperação.

2 - As remessas de documentos referidas no n.º 7.º deverão ser acompanhadas por um auto de entrega a título de prova e por uma guia de remessa destinada à identificação e ao controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo.

3 - Os modelos referidos nos números anteriores constam dos anexos II, III e IV do presente Regulamento.

9.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

10.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 9.º devem obedecer às seguintes formalidades:

2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo V do presente Regulamento.

11.º

Substituição de suporte

1 - A CNU deverá elaborar oportunamente um programa de substituição de suporte para a sua documentação, o qual deverá articular critérios de economia/racionalização de espaços, de eficácia/eficiência do acesso à informação e de preservação/segurança/autenticidade/durabilidade dos documentos e informação.

2 - A substituição de suporte dos documentos será feita com plena garantia da sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e acessibilidade, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization (ISO).

3 - O programa de substituição de suporte dos documentos da CNU só poderá ser efectuado mediante parecer favorável do IAN/TT.

4 - As cópias obtidas a partir de microfilme autenticado têm força probatória de original, de acordo com o disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

12.º

Documentação electrónica

1 - Os documentos gerados em meio electrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela de selecção podem ser conservados nesse meio desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, segurança, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.

2 - Para efeitos do disposto no número anterior, a CNU deve obter, mediante um plano de preservação elaborado de acordo com as recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos do IAN/TT e a Norma ISO 15489, o parecer favorável deste Instituto.

13.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da CNU obedecerá a critérios de confidencialidade de informação definidos internamente em conformidade com a lei geral em vigor.

14.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I — Tabela de selecção da CNU

(ver tabela no documento original)

ANEXO II — Registo de unidades de instalação do AI

(ver modelo no documento original)

ANEXO III — (ver modelo no documento original)

ANEXO IV — (ver modelo no documento original)

ANEXO V — (ver modelo no documento original)