LegalizeResolução do Conselho de Ministros n.º 181/2004 — Aprova o Guia para as Comunicações na Administração Pública, que fixa os princípios por que se devem reger as…
Este é o ato tal como foi publicado. As alterações posteriores não estão incorporadas no texto: cada uma é um ato autónomo neste repositório e uma entrada no historial desta lei.
Aprova o Guia para as Comunicações na Administração Pública, que fixa os princípios por que se devem reger as comunicações na Administração Pública
Tendo em consideração que a existência de perfis não optimizados se traduz numa ocupação excessiva dos recursos disponíveis, na geração de potenciais estrangulamentos - obrigando a um dimensionamento acrescido que acomode as ineficiências de utilização - e em maiores custos de exploração a optimização dos mesmos representa um factor crítico de sucesso no processo de racionalização das comunicações.
Neste contexto, a presente secção estabelece abordagens para a minimização dos problemas que mais afectam os perfis de utilização das pessoas e dos sistemas informáticos.
3.5.1 - Perfis de utilização das pessoas
Os perfis de utilização das comunicações por pessoas encontram-se associados à interacção entre pessoas ou entre pessoas e sistemas informáticos. As situações de ineficiência deste tipo de perfis poderão revelar-se aos mais diversos níveis de actuação, dos quais se exemplificam os seguintes:
Geração de volumes de chamadas de voz anormais;
Envio e recepção de elevados volumes de dados não relacionados com a actividade da organização;
Realização de chamadas de voz quando, nalguns casos, poderia ser mais adequado o envio de mensagens de correio electrónico, não só pelo menor custo que apresentam, mas também pelo facto de obrigarem a uma maior estruturação das ideias que se pretendem transmitir e pela conveniência de permitirem a comunicação sem obrigar à disponibilidade presencial dos interlocutores.
Por outro lado, determinadas formas de comunicação poderiam ser alteradas no sentido da utilização de infra-estruturas de comunicações, como por exemplo:
Envio de informação em papel, ou por fax, que tendo sido criada em formato electrónico poderá, em muitos casos, ser enviada por via electrónica;
Realização presencial de reuniões que, nalguns casos, poderiam ser substituídas por conferências de voz ou videoconferências, com enormes vantagens de custos e de poupança nos tempos de deslocação.
Nas secções 3.5.1.1 a 3.5.1.7 apresentam-se várias soluções que poderão ser utilizadas para promover a optimização continuada dos perfis de utilização das pessoas.
3.5.1.1 - Mecanismos de controlo de acessos
Os mecanismos automatizados de controlo de acessos a determinados serviços e funcionalidades permitem limitar a utilização desnecessária de recursos que não criem valor para o desenvolvimento da actividade da organização, tais como:
Acesso abusivo à Internet e a categorias de conteúdos que afectem o funcionamento das infra-estruturas;
Realização de chamadas que ultrapassem os níveis de utilização considerados razoáveis no âmbito das funções desempenhadas, em particular no que diz respeito às chamadas de elevado custo (longa distância, telemóveis e chamadas de valor acrescentado).
3.5.1.2 - Políticas e normas de utilização de recursos
Para além dos aspectos de bom senso, que devem caracterizar qualquer perfil de utilização, existem inúmeros aspectos específicos que se encontram associados a cada entidade. Neste sentido, cada entidade deverá definir e divulgar, por escrito junto de todos os utilizadores, as políticas e normas de utilização mais adequadas para as infra-estruturas de comunicações existentes.
A sensibilização de todos os utilizadores para as regras de funcionamento permitir-lhes-á compreender o impacte negativo de determinadas acções - tradicionalmente consideradas como sendo naturais - e adoptar hábitos de utilização mais eficientes e alinhados com as capacidades das infra-estruturas existentes.
3.5.1.3 - Sistemas alternativos ao envio informal de papel e fax
O envio de documentos em papel ou por fax, criados em computador, ainda constitui uma prática muito frequente em todas as organizações, designadamente nas que constituem a Administração Pública.
Tendo em consideração os elevados custos associados (impressão, correios, estafetas, etc.) e os baixos níveis de eficiência pela dificuldade de manipulação e armazenamento que o papel apresenta, cada entidade poderá promover a adopção de métodos alternativos para a comunicação informal que se baseie no envio de papel e de faxes, designadamente através do incentivo à utilização do correio electrónico.
3.5.1.4 - Contabilização dos níveis de utilização
A contabilização dos níveis de utilização das infra-estruturas de comunicações constitui uma vertente de vital importância para:
Compreender a sua dinâmica de funcionamento;
Avaliar o seu grau de adequação às necessidades existentes;
Determinar a racionalidade dos perfis de utilização;
Identificar tendências de evolução.
Neste sentido, cada entidade poderá melhorar os instrumentos que lhe permitam efectuar uma contabilização regular dos custos das chamadas e dos consumos do tráfego de dados, considerando os seguintes aspectos:
Custos das chamadas de voz associadas a cada extensão telefónica;
Principais fluxos de voz e de dados, identificando a localização dos utilizadores e dos sistemas de informação mais activos;
Consumos de tráfego de acesso à Internet por posto de trabalho.
Com base no conhecimento adquirido sobre os níveis de utilização das infra-estruturas será possível introduzir medidas de optimização nas vertentes mais críticas para o adequado funcionamento das infra-estruturas.
3.5.1.5 - Mecanismos de imputação de custos
Nos casos em que tal seja viável, ou aplicável, poderá ser considerada a imputação de custos às entidades utilizadoras como forma de, por um lado, cobrir os custos de funcionamento das infra-estruturas e, por outro, de incentivar uma utilização mais racional das mesmas.
A imputação de custos poderá ser efectuada com base na informação obtida com a contabilização dos níveis de utilização e poderá abranger aspectos como os seguintes:
Custos de chamadas telefónicas;
Custos de acesso à Internet definidos em função do grau de utilização;
Custos de utilização das comunicações em rede alargada determinados em função da quantidade de tráfego gerado.
3.5.1.6 - Filtragem de conteúdos
A utilização de mecanismos de filtragem de conteúdos trocados com a Internet (acesso a páginas web e mensagens de correio electrónico) contribui, de forma significativa, para a optimização dos perfis de utilização pela sua capacidade em restringir ou eliminar fluxos de tráfego indesejáveis, através das seguintes vertentes:
Eliminação de vírus e scripts maliciosos oriundos do exterior que, de outro modo, poderiam provocar enormes constrangimentos operacionais ao funcionamento da infra-estrutura de comunicações;
Eliminação de publicidade indesejada (SPAM);
Restrição de acesso a determinados conteúdos externos que a entidade considere inadequados (fotografias, vídeos, músicas, etc.);
Impedimento de troca de mensagens de correio electrónico de tamanho superior a um determinado limite preestabelecido.
Cada entidade poderá definir e disponibilizar as políticas de filtragem de conteúdos que melhor se adeqúem ao seu contexto particular.
3.5.1.7 - Dinamização da videoconferência
A videoconferência posiciona-se cada vez mais como uma alternativa à realização de reuniões físicas, que implicam frequentemente a realização de deslocações dispendiosas e demoradas.
Tendo em vista a obtenção de reduções de custos e de ganhos de produtividade, cada entidade deverá determinar a viabilidade económica de implementação destes mecanismos de comunicação como instrumento simultâneo de poupança e de incremento da produtividade.
Sempre que ocorrerem implementações deste tipo de soluções, poderão compilar-se regularmente estatísticas de utilização das mesmas com vista a confirmar a rentabilidade perspectivada inicialmente para a solução.
3.5.2 - Perfis de utilização dos sistemas informáticos
Os perfis de utilização das comunicações por sistemas informáticos representam todas as interacções que estes estabelecem entre si ao comunicarem através das infra-estruturas de comunicações.
Os factores que mais contribuem para a ineficiência dos perfis de utilização dos sistemas informáticos são os seguintes:
Vários sistemas independentes competem pela largura de banda disponível, provocando constrangimentos de tráfego semelhantes aos que se registam no contexto rodoviário;
Aplicações informáticas que possuem uma arquitectura de funcionamento pouco eficiente e que geram tráfego desnecessário entre servidores ou entre estes e os postos de trabalho dos utilizadores;
Sistemas informáticos que se encontram deficientemente parametrizados e que são uma fonte geradora de tráfego desnecessário (serviços activos não utilizados, parâmetros de sincronização inadequados, etc.).
Nas secções 3.5.2.1 a 3.5.2.4 apresentam-se várias soluções que poderão ser utilizadas para promover a optimização continuada dos perfis de utilização das pessoas.
3.5.2.1 - Mecanismos de gestão de largura de banda
Os mecanismos de gestão de largura de banda são utilizados quando diversos sistemas competem pela largura de banda disponível, provocando conflitos e atrasos na transmissão da informação, podendo, nalgumas situações, levar ao próprio bloqueio das comunicações.
Estes mecanismos, suportados por plataformas de hardware ou software (consoante a oferta do mercado), permitem a prioritização do encaminhamento dos pacotes de tráfego através do estabelecimento de regras, tais como a definição de níveis mínimos de largura de banda para cada aplicação, protocolo de comunicação ou sistema informático, e níveis máximos em função da capacidade de escoamento da infra-estrutura, em cada momento.
Cada entidade poderá avaliar em que medida se justifica a introdução destes mecanismos na sua infra-estrutura de comunicações.
3.5.2.2 - Controlo de parâmetros operativos de sincronização
O controlo dos parâmetros operativos de sincronização de dados entre diferentes sistemas informáticos, aplicações ou bases de dados permite optimizar os seus perfis de utilização, de acordo com os respectivos requisitos de funcionamento.
Cada entidade poderá desenvolver um trabalho continuado de verificação da adequação dos parâmetros associados à sua realidade.
3.5.2.3 - Adopção de sistemas de monitorização de disponibilidade e desempenho
A melhor forma de compreender os perfis de utilização das comunicações pelos sistemas informáticos consiste na utilização de uma plataforma de monitorização de redes e sistemas, apoiada pela utilização complementar de sondas de medição de tráfego.
Em termos gerais, a plataforma de monitorização recolhe dados sobre a disponibilidade e desempenho de todos os equipamentos de comunicações que constituem a infra-estrutura, assim como dos sistemas informáticos que a esta se encontram ligados. Com base nestes dados, é possível estabelecer uma visão global sobre o estado de funcionamento e desempenho da rede de comunicações. As sondas de medição de tráfego (capazes de obter informação bastante mais detalhada) serão utilizadas para recolher dados de tráfego nos principais pontos de comutação de tráfego com o objectivo de efectuar análises mais pormenorizadas.
Sempre que seja possível, em particular no caso das entidades que gerem as infra-estruturas de maior dimensão, poderá ser equacionada a implementação de uma plataforma de monitorização de redes e sistemas que permita compreender, pelo menos em termos gerais, o estado de funcionamento da infra-estrutura e dos perfis de comunicação dos principais sistemas informáticos associados.
3.5.2.4 - Análise de interacções entre aplicações, bases de dados e servidores
A análise de interacções entre aplicações, bases de dados e servidores revela-se, por vezes, necessária para compreender a origem de certos problemas de desempenho que resultam da existência de perfis de utilização muito ineficientes.
Com efeito, é frequente a detecção de aplicações informáticas que foram desenvolvidas num ambiente de rede local (sem limitações práticas quanto à capacidade de transmissão) e que, ao serem colocadas em produção numa infra-estrutura de rede alargada, provocam uma geração de tráfego muito superior ao que seria verdadeiramente necessário.
Assim, no contexto da optimização dos perfis de utilização dos sistemas informáticos, cada entidade poderá tentar identificar a existência de situações em que algumas aplicações, que operam em ambiente de rede alargada, possam ser objecto de optimizações que as tornem simultaneamente mais eficientes e menos exigentes, em termos de largura de banda.
A análise a realizar deverá ser efectuada com base, por um lado, numa compreensão detalhada da arquitectura da aplicação - designadamente no que diz respeito à comunicação entre os módulos que operem em plataformas fisicamente separadas - e, por outro, em acções de medição de tráfego, através de sondas similares às descritas na secção 3.5.2.3, sempre que tal se revele necessário.
(nota 1) Chamadas efectuadas entre edifícios, através da rede pública, quando existem infra-estruturas privativas de voz disponíveis para esse efeito.
(nota 2) Fonte: http://www.anacom.pt/template15.jsp?categoryId=54134.
(nota 3) Reduzir os custos de comunicação da AP em 25% até 2006 (v. Plano de Acção para o Governo Electrónico em http://www.umic.pcm.gov.pt).
(nota 4) Para efeitos do cálculo deste saldo, deverão ser contabilizados todos os custos de mudança associados.
(nota 5) Por exemplo, protocolos mais utilizados, níveis de ocupação, sistemas/aplicações que geram mais tráfego e tempos de atraso.
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