LegalizePortaria n.º 1310/2005 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística dos Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário. Revoga a Portaria…
Este é o ato tal como foi publicado. As alterações posteriores não estão incorporadas no texto: cada uma é um ato autónomo neste repositório e uma entrada no historial desta lei.
Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística dos Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário. Revoga a Portaria n.º 130/86, de 3 de Abril
de 21 de Dezembro
A Portaria n.º 130/86, de 3 de Abril, estabeleceu os prazos de conservação em arquivo dos documentos existentes em estabelecimentos dos ensinos preparatório e secundário.
O Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, ao revogar o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, determinou que as portarias em vigor que orientavam a avaliação, selecção e eliminação de documentos deveriam ser reformuladas no prazo de um ano.
É conhecida a importância e a dimensão do património arquivístico das escolas e a necessidade de encontrar estratégias regulares e permanentes de conservação e divulgação desse património. A ausência de uma perspectiva de gestão documental aplicada aos seus arquivos e o carácter transversal de sistemas arquivísticos fechados sobre si próprios conduzem à perda de parte da memória da educação, com as consequências que daí advêm para a investigação e a própria história do País.
Importa, por isso, dotar os estabelecimentos de ensino básico e secundário de um instrumento legal que permita a gestão integrada dos respectivos documentos, em plena conformidade com a lei geral vigente em matéria de arquivos e património arquivístico.
A presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliação, selecção, determinação dos prazos de conservação administrativa e a eliminação dos documentos produzidos e recebidos pelas escolas dos ensinos básico e secundário, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, e no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho:
Manda o Governo, pelas Ministras da Educação e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística dos Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º É revogada a Portaria n.º 130/86, de 3 de Abril.
3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 24 de Novembro de 2005.
A Ministra da Educação, Maria de Lurdes Reis Rodrigues. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DOS ESTABELECIMENTOS DE ENSINO BÁSICO E SECUNDÁRIO
Artigo 1.º — Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida pelos estabelecimentos de ensino básico e secundário no âmbito das suas atribuições e competências.
Artigo 2.º — Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos dos arquivos dos estabelecimentos de ensino básico e secundário tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade dos órgãos e serviços dos estabelecimentos de ensino básico e secundário a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento. Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
4 - Sempre que uma série não estiver prevista numa determinada actividade, aplicam-se, por analogia, as orientações estabelecidas para as séries homólogas constantes da tabela de selecção.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta dos estabelecimentos de ensino básico e secundário.
Artigo 3.º — Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada por cada um dos estabelecimentos de ensino básico e secundário de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º
Artigo 4.º — Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, devem os estabelecimentos de ensino básico e secundário obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º — Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada um dos estabelecimentos de ensino básico e secundário vier a determinar.
Artigo 6.º — Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para o arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º — Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.
Artigo 8.º — Eliminação de documentos
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa no IAN/TT.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º — Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo consta do anexo III do presente Regulamento.
Artigo 10.º — Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos é permitida desde que seja garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, nos termos legais.
2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º do presente Regulamento só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.
Artigo 11.º — Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos dos estabelecimentos de ensino básico e secundário atenderá a critérios de confidencialidade da informação definidos internamente em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º — Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I — Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO II — Auto de entrega
(ver modelo no documento original)
Guia de remessa de documentos
(ver modelo no documento original)
ANEXO III — Auto de eliminação n.º
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