Resolução n.º 97/2006

A Direcção de Serviços Administrativos (DSA);

A Direcção de Serviços Académicos (DSAC);

A Direcção de Serviços de Construções, Manutenção e Espaços Verdes (DSCMEV);

O Centro de Recursos Informáticos Comuns (CRIC);

O Gabinete de Relações Internacionais e Comunicação (GRIC);

O Serviço de Apoio ao Reitor (SAR);

O Gabinete de Planeamento e Projectos Especiais (GPPE);

O Gabinete Jurídico (GJ).

Preparar e instruir processos administrativos de pessoal, emitindo pareceres e informações conducentes à tomada de decisão;

Instruir os processos relativos a escalões, faltas e licenças e elaborar os respectivos mapas do pessoal;

Elaborar o plano de formação do pessoal e assegurar a sua realização nas diversas entidades credenciadas para o efeito, bem como o seu acompanhamento;

Elaborar a lista de antiguidade do pessoal, bem como o balanço social;

Promover e acompanhar o processo de avaliação de desempenho;

Preparar as decisões em matéria de gestão previsional de efectivos;

Processar as remunerações e outros abonos devidos ao pessoal;

Instruir os processos relativos aos benefícios sociais do pessoal e seus familiares;

Receber e expedir toda a correspondência procedendo ao respectivo registo;

Assegurar a distribuição da correspondência e outros documentos entrados na Reitoria;

Organizar e manter actualizado o arquivo corrente e histórico de toda a correspondência e documentação da Divisão.

Assegurar a gestão dos recursos financeiros, contabilizar receitas, despesas e efectuar pagamentos autorizados;

Elaborar o projecto de orçamento da Reitoria;

Organizar os processos de alteração orçamental;

Preparar os documentos de prestação de contas, bem como a conta de gerência, a submeter à aprovação do conselho administrativo;

Efectuar o acompanhamento da execução orçamental da receita e da despesa;

Organizar os processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas de obras públicas e elaborar os respectivos contratos, em articulação com a DSCMEV e o GJ, quando necessário;

Manter actualizados os dados contabilísticos relativos aos artigos em stock;

Assegurar a gestão do economato;

Organizar e manter actualizado o inventário dos bens patrimoniais;

Controlar o fundo de maneio atribuído a serviços da Reitoria;

Assegurar o envio de informação financeira para diversas entidades, conforme legislação em vigor;

Manter actualizado o arquivo da Divisão.

Registar e organizar processos relativos à realização de concursos e provas com vista à progressão na carreira docente universitária e de investigação;

Organizar os processos conducentes à concessão de equivalência e de reconhecimento de habilitações de graus e títulos académicos;

Dar andamento aos processos relativos à obtenção de graus e títulos académicos honoríficos, assegurando a necessária articulação com o Gabinete de Relações Internacionais e Comunicação;

Informar os processos de registo dos diplomas do grau de doutor obtidos no estrangeiro e reconhecidos em Portugal;

Emitir os diplomas e certidões comprovativas dos graus conferidos pela Universidade, bem como dos títulos honoríficos;

Analisar e informar as propostas relativas à fixação de grupos e disciplinas, ramos e especialidades de doutoramentos, propostos pelas unidades orgânicas que integram a Universidade Nova de Lisboa e verificar a sua conformidade com a lei e os regulamentos vigentes, com vista à sua aprovação pelo Senado;

Publicitar, nos termos legais, as deliberações do Senado Universitário que tenham por objecto os actos a que se refere a alínea anterior;

Analisar e informar sobre a conformidade com a política institucional dos protocolos de cooperação com outras instituições, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, de ensino, investigação ou outras.

Aplicar os instrumentos de criação do Espaço Europeu de Ensino Superior (EEES) na Universidade Nova de Lisboa;

Organizar anualmente a divulgação da oferta educativa junto dos alunos do ensino secundário;

Gerir a base de dados das escolas do ensino secundário;

Organizar e manter a plataforma informática para a submissão à tutela de propostas de alteração, adequação ou criação de novos cursos;

Organizar o arquivo e a consulta electrónica de toda a informação respeitante à criação e alteração de cursos;

Criar bases de dados com os indicadores de desempenho dos cursos (ingressos, aproveitamento);

Analisar as propostas de cursos a submeter à tutela;

Analisar e assegurar a necessária coordenação institucional no que respeita:

Aos numeri clausi dos cursos de formação inicial, no âmbito do regime geral de acesso, dos concursos especiais, dos regimes especiais e dos processos de reingresso, mudança e transferência de cursos, bem como as condições de acesso directo e os critérios de selecção e seriação;

Aos numeri clausi dos cursos de pós-graduação, promovendo a sua publicação no Diário da República, quando necessário;

Apoiar o trabalho do grupo de avaliação da qualidade;

Acompanhar, no quadro da UE, o impacte do Processo de Bolonha;

Gerir a participação da Universidade em programas europeus, nomeadamente o programa Sócrates-Erasmus e Erasmus-Mundus.

Preparar o planeamento físico da Universidade, em colaboração com o Gabinete do Reitor, no âmbito do planeamento estratégico;

Elaborar os programas preliminares dos novos edifícios da Universidade;

Assegurar e ou preparar a elaboração dos projectos que lhe forem solicitados;

Elaborar pareceres sobre os projectos realizados pelas unidades orgânicas que sejam submetidos a autorização do reitor;

Manter informação sobre indicadores de referência;

Manter um cadastro actualizado dos espaços da Universidade, segundo as diferentes tipologias;

Realizar a programação de investimentos e o acompanhamento orçamental dos programas e projectos;

Acompanhar e coordenar o desenvolvimento de obras de novas instalações e de remodelação ou beneficiação das existentes;

Proceder à consignação e à recepção provisória ou definitiva de obras adjudicadas pela Reitoria;

Promover e coordenar a realização do inventário dos bens imóveis da Universidade, mantendo actualizado o respectivo cadastro, em articulação com a Divisão de Recursos Financeiros;

Manter um ficheiro actualizado sobre as características e o estado de conservação dos edifícios;

Propor medidas tendentes a assegurar uma adequada gestão, conservação ou segurança de espaços e instalações;

Propor, quando necessário, a realização de contratos de manutenção, conservação e segurança de instalações;

Gerir o parque automóvel do campus de Campolide e a frota de serviço da Reitoria.

Proceder ao estudo e análise do sistema de informação, de modo a responder com eficiência e eficácia aos objectivos estratégicos e operacionais da Universidade;

Colaborar nos estudos considerados relevantes que conduzam ao aumento da produtividade, optimização de processos e flexibilidade organizacional na Universidade;

Implementar e manter um modelo de governação das tecnologias de informação que privilegie a qualidade de serviço aos utentes da Universidade;

Assegurar a fiabilidade, desempenho e segurança da infra-estrutura tecnológica partilhada, incluindo a conectividade (rede privada em fibra óptica, rede sem fios e acesso à Internet) e centro de dados (servidores, armazenamento e segurança da informação);

Assegurar o bom funcionamento e integração das aplicações informáticas partilhadas, participando na realização dos testes de aceitação e na formação dos utilizadores;

Garantir a confidencialidade e privacidade dos dados, de acordo com os critérios adoptados pela Universidade e pelas suas unidades orgânicas;

Gerir a rede e sistema informático da Reitoria e SAS, apoiando também o bom funcionamento das redes e sistemas informáticos das unidades orgânicas;

Planear e ministrar acções de formação aos utilizadores dos sistemas e aplicações informáticas existentes na Universidade;

Realizar os estudos necessários à fundamentação de decisões conducentes à aquisição de equipamento informático.

Assegurar os contactos internacionais, particularmente com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, e prestar informações que lhe sejam solicitadas;

Preparar a participação do reitor ou de outro representantes da Universidade nas associações e redes (EUA, UNICA, UNIVERSIA e outras) de que a Universidade é membro ou em que participa;

Gerir o intercâmbio de docentes e estudantes no âmbito de programas internacionais;

Preparar as visitas de entidades estrangeiras à Universidade, quando necessário;

Promover a imagem e preparar material de divulgação da Universidade, em português e em inglês e outras línguas, quando solicitado;

Manter actualizado o portal da Universidade;

Promover a edição de publicações periódicas informativas da Universidade;

Assegurar o contacto com a comunicação social, em coordenação com o Gabinete do Reitor e os diversos órgãos e unidades da Universidade;

Preparar a participação da Universidade em exposições e feiras em que deva estar representada;

Organizar cerimónias académicas;

Divulgar junto das unidades orgânicas a realização de reuniões de carácter nacional e internacional, bem como de bolsas de estudo e cursos no estrangeiro;

Recolher e tratar a informação difundida pelos órgãos de comunicação social com interesse para a Universidade;

Manter o contacto com gabinetes congéneres de outras instituições homólogas, designadamente universidades portuguesas;

Informar ou encaminhar para os serviços competentes os pedidos de informação que lhe sejam endereçados.

O Gabinete do Senado e da Assembleia;

O Secretariado.

Preparar e distribuir pelos membros do Senado e suas secções a documentação relativa às matérias a apreciar em cada sessão;

Dar andamento a todas as deliberações do Senado e suas secções, em conjugação com o administrador;

Proceder à divulgação dos textos finais das deliberações do Senado e suas secções;

Manter actualizado e organizado o arquivo referente às actas das reuniões do Senado e suas secções;

Organizar, mantendo actualizado, o registo das decisões do Senado e suas secções, de modo a poder prestar informações, em qualquer momento, sobre a situação dos processos nelas tratados;

Prestar à assembleia da Universidade um apoio idêntico ao indicado nas alíneas anteriores.

Preparar, seleccionar e encaminhar a correspondência entrada no SAR;

Assegurar o atendimento das entidades públicas e privadas que contactem o SAR;

Organizar a agenda do reitor;

Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações e à preparação de reuniões da equipa reitoral.

Organizar e proceder ao tratamento de toda a informação relevante para o planeamento estratégico global da Universidade;

Acompanhar o processo de distribuição pelas unidades orgânicas do orçamento anual, bem como o processo de execução orçamental, incluindo verbas de PIDDAC;

Manter actualizados os indicadores de referência, designadamente os indicadores de gestão destinados à avaliação económico-financeira da actividade desenvolvida pela Universidade;

Elaborar o plano e o relatório de actividades da Universidade;

Promover a realização de estudos com interesse para o planeamento das actividades da Universidade;

Acompanhar a criação e desenvolvimento de projectos especiais.

Realizar estudos, emitir pareceres e prestar informações de natureza jurídica;

Prestar apoio jurídico em matéria de processos disciplinares, de inquérito e de averiguações;

Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais os órgãos da Universidade sejam parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;

Intervir nos processos de contencioso administrativo em que os órgãos da Universidade sejam parte;

Assegurar a recolha, o tratamento e a difusão da legislação, jurisprudência e doutrina relevantes na prossecução das atribuições da Universidade.

Núcleo de Pessoal;

Núcleo de Expediente e Arquivo;

Núcleo de Contabilidade;

Núcleo de Aprovisionamento e Património;

Núcleo de Tesouraria;

Núcleo de Concursos e Obras;

Núcleo de Manutenção e Segurança;

Núcleo de Espaços Verdes.