LegalizePortaria n.º 30/2007 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Transportes Aéreos Portugueses, S. A
Este é o ato tal como foi publicado. As alterações posteriores não estão incorporadas no texto: cada uma é um ato autónomo neste repositório e uma entrada no historial desta lei.
Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Transportes Aéreos Portugueses, S. A.
de 5 de Janeiro
Nas últimas décadas a Transportes Aéreos Portugueses, S. A., adiante designada por TAP, S. A., foi sujeita a uma dinâmica que, para além do seu crescimento enquanto organização, teve como consequência um aumento substancial da produção documental.
Dadas as características únicas desta instituição e do seu lugar, indelével, na história nacional, entendeu a TAP, S. A., ser fundamental, no cumprimento do quadro legal em vigor e consciente da importância do seu património arquivístico, implementar uma política consentânea com a racionalização do processo de gestão documental.
Elaborou-se o presente regulamento arquivístico na perspectiva de definir de forma inequívoca os prazos de conservação e o destino final dos documentos, dotando os serviços de critérios objectivos em matéria de avaliação, selecção e eliminação de documentos.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, manda o Governo, pelos Ministros das Obras Públicas, Transportes e Comunicações e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Transportes Aéreos Portugueses, S. A., que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º São revogadas as Portarias n.os 45/85, de 22 de Janeiro, e 770/89, de 5 de Setembro.
3.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
Em 12 de Dezembro de 2006.
O Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, Mário Lino Soares Correia. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA TRANSPORTES AÉREOS PORTUGUESES, S. A.
Artigo 1.º — Âmbito da aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Transportes Aéreos Portugueses, S. A., adiante designada por TAP, S. A.
Artigo 2.º — Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da TAP, S. A., tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da TAP, S. A., a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - A selecção dos documentos de conservação permanente parcial na tabela de selecção designada por CPP ficará a cargo de uma comissão de avaliação interna a designar pela TAP, S. A., devendo incluir, necessariamente, entre outros, parecer de um arquivista e do responsável máximo de cada área de actuação a que reportam as séries documentais.
6 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da TAP, S. A.
Artigo 3.º — Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela TAP, S. A., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada, nos termos do artigo 10.º
Artigo 4.º — Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a TAP, S. A., obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º — Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a TAP, S. A., vier a determinar.
Artigo 6.º — Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º — Formalidade das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Ser acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento.
Artigo 8.º — Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que não prejudiquem o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º — Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deverá ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo de auto de eliminação consta do anexo III ao presente Regulamento.
Artigo 10.º — Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais em suporte de papel por microfilme deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho a partir da matriz (positiva em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade do ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio do Arquivo Central, tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
Artigo 11.º — Documentação electrónica
1 - Os documentos gerados em meio electrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela de selecção serão conservados nesse meio desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
2 - No cumprimento do disposto no número anterior, deve a TAP, S. A., obter, mediante um plano de preservação elaborado de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos electrónicos do IAN/TT, o parecer favorável deste Instituto.
Artigo 12.º — Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a comunicabilidade do arquivo da TAP, S. A., atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 13.º — Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento.
Do ANEXO I ao ANEXO III
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2007/01/00400/00850109.pdf))
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