Portaria n.º 345/2007 — Estabelece a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e da Administração Pública e as…

Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade;

Direcção de Serviços de Gestão de Recursos;

Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso;

Direcção de Serviços de Arquivos e Documentação;

Direcção de Serviços de Informação e Relações Públicas;

Unidade Ministerial de Compras.

Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão;

Assegurar a articulação entre os serviços do Ministério e a Agência para a Modernização Administrativa, I. P.;

Promover a aplicação de medidas de aperfeiçoamento organizacional e de modernização administrativa, bem como assegurar todos os procedimentos incluídos no conceito de qualidade em serviços públicos;

Elaborar indicadores chave de actividade e de desempenho;

Proceder à avaliação do desempenho institucional da secretaria-geral e colaborar com os serviços do MFAP nesta matéria;

Proceder a estudos de adequação das estruturas orgânicas dos serviços aos objectivos e missões fixadas e emitir pareceres em matéria de estruturas e modelos organizacionais a adoptar, nos termos da legislação e vigor;

Articular com o Instituto de Informática do MFAP e com o CEGER, a realização de projectos nas áreas de responsabilidade da SGMFAP e assegurar a gestão da rede local e dos recursos tecnológicos que lhe estejam afectos;

Assegurar o apoio às demais unidades da secretaria-geral e aos Gabinetes dos membros do Governo na gestão e operação dos recursos de informáticos que lhes estejam afectos;

Preparar os planos anuais de actividades da Secretaria-Geral e acompanhar a sua execução e elaborar o respectivo relatório de actividades.

Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respectiva implementação;

Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de quadros de pessoal, nos termos legalmente fixados;

Assegurar a gestão e organizar e coordenar a formação dos recursos humanos;

Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissionais, numa perspectiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos e elaborar o programa anual de formação;

Programar e acompanhar as acções de selecção, recrutamento e acolhimento de pessoal;

Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal do quadro da secretaria-geral, dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;

Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;

Organizar e manter actualizada a informação relativa aos recursos humanos do Ministério;

Elaborar o balanço social da SGMFAP e o balanço social consolidado do Ministério;

Elaborar, tendo em consideração o plano de actividades anual, as propostas de orçamento da SGMFAP e dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;

Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;

Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela secretaria-geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efectuar processamentos, liquidações e pagamentos;

Organizar a conta anual de gerência da secretaria-geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;

Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;

Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;

Processar e pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;

Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes em serviço e doenças profissionais, nos termos legais;

Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.

Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais afectos à secretaria-geral e aos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como aos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;

Organizar os procedimentos e a celebração de contratos para a realização de obras e para a aquisição de bens e serviços;

Gerir os contratos de prestação de serviços da SGMFAP, dos gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;

Assegurar a aquisição, distribuição e controlo dos artigos de consumo corrente;

Coordenar a gestão do parque de viaturas automóveis da SGMFAP e das afectas aos gabinetes dos membros do Governo;

Garantir o inventário centralizado de todos os bens da secretaria-geral ou à sua guarda.

Assegurar a recepção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na secretaria-geral;

Assegurar o serviço de expedição da correspondência da secretaria-geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.

Dar o apoio jurídico e contencioso a todos os organismos do MFAP.

Elaborar estudos, pareceres e informações de carácter jurídico;

Elaborar os projectos de resposta nos recursos contenciosos;

Intervir nos recursos e demais processos de contencioso administrativo, acompanhando a respectiva tramitação;

Participar na preparação, elaboração e análise de projectos de diplomas legais, produzindo, quando tal lhe seja determinado, os prévios estudos jurídicos;

Emitir, quando tal lhe seja determinado, parecer que habilite os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares;

Intervir, quando tal lhe seja determinado, em quaisquer processos de sindicância, inquéritos ou disciplinares;

Propor a difusão pelos serviços do Ministério das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que revelem interesse directo para o Ministério.

Organizar e realizar a gestão da Biblioteca Central do Ministério, assegurando nomeadamente a integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos seus Serviços que não disponham de bibliotecas próprias;

Assegurar a coordenação central das bases de dados das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;

Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua directa responsabilidade, em particular a base de dados de imprensa;

Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;

Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos restantes Serviços do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos;

Divulgar e difundir a informação existente nos serviços de documentação do Ministério, nomeadamente através da Biblioteca Digital;

Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e informação relativa a fontes documentais;

Proceder à distribuição interna de normas e directivas necessárias ao funcionamento da SGMFAP;

Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios e outras actividades.

Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos Gabinetes dos membros do Governo e dos Serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;

Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;

Elaborar e actualizar as tabelas gerais de avaliação, selecção e eliminação de documentos;

Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais;

Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente:

A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos organismos dependentes do MFAP;

Recolher, analisar e difundir a informação noticiosa escrita portuguesa e estrangeira sobre matérias de interesse para o Ministério;

Assegurar a organização dos actos sociais dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos protocolares no âmbito do Ministério;

Assegurar, no âmbito das suas atribuições, os contactos com entidades nacionais e estrangeiras ou de organizações internacionais, bem como o seu acompanhamento;

Preparar e organizar, quer a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao País quer a estada de delegações portuguesas no estrangeiro;

Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as acções sectoriais dos diversos serviços do Ministério nesse âmbito, nos termos que lhe forem superiormente determinados;

Participar na divulgação das actividades dos serviços do Ministério;

Organizar e assegurar o serviço de recepção e atendimento do público no edifício sede do Ministério;

Assegurar o serviço de recepção dos gabinetes dos membros do Governo;

Atender sugestões, iniciativas e reclamações do público, prestando os necessários esclarecimentos ou promovendo o respectivo encaminhamento para os serviços e organismos responsáveis.

Promover a centralização ao nível ministerial da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas ao nível da Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP);

Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério, relativamente a acordos quadro ou outros contratos públicos celebrados pela ANCP;

Efectuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ANCP;

Enviar informação de compras à ANCP que vierem a ser definidos por esta;

Monitorizar os consumos e supervisionar a aplicação das condições negociadas;

Em articulação com as entidades compradoras, zelar para que os orçamentos de obras, fornecimentos e serviços externos, sejam efectuados por itens de compra e utilizando preços de referência adequados;

Supervisionar a execução orçamental de compras, nomeadamente, com vista a assegurar que as reduções de custos unitários se traduzem em poupança efectiva;

Instalar e gerir os sistemas de informação relacionados com compras que venham a ser definidos pela ANCP.