Portaria n.º 504/2007 — Estabelece a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério dos Negócios Estrangeiros e as competências das…

O Gabinete de Informação e Imprensa;

A Direcção de Serviços da Cifra e Sistemas de Informação;

Direcção de Serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação;

Direcção do Serviço de Expediente.

Direcção de Serviços de Recursos Humanos;

Direcção de Serviços de administração Financeira;

Direcção de Serviços de administração Patrimonial;

Direcção de Serviços de Planeamento, Orçamento e Conta.

Direcção de Serviços de Direito Internacional;

Direcção de Serviços de Direito Interno.

Coordenar a acção de todos os serviços e organismos do Ministério no âmbito da comunicação social;

Acompanhar e coordenar a acção dos conselheiros e adidos de imprensa;

Recolher, seleccionar e difundir matéria informativa com interesse para os diferentes serviços e organismos;

Assegurar a transmissão da matéria noticiosa que deva ser divulgada;

Prestar assistência e apoio aos correspondentes estrangeiros acreditados em Portugal, bem como coordenar os contactos daqueles profissionais e demais jornalistas estrangeiros com entidades oficiais;

Participar na negociação e acompanhar a execução dos contratos visando o fornecimento de material informativo por entidades exteriores ao Ministério;

Gerir e actualizar os conteúdos do portal do Ministério e outros produtos informativos em matéria de audiovisual e imprensa;

Assegurar o relacionamento do Ministério com os órgãos de comunicação social nacionais e estrangeiros.

Elaborar e organizar as espécies criptográficas do Ministério e assegurar a sua guarda e arquivo;

Assegurar a codificação e descodificação das comunicações telegráficas expedidas e recebidas através do Ministério;

Disciplinar a utilização dos meios de criptografia e transmissão, assegurando a confidencialidade das comunicações telegráficas;

Instalar e promover a manutenção das condições técnicas dos equipamentos de criptografia e transmissão dos serviços internos e externos do Ministério;

Assegurar o encaminhamento aos serviços competentes dos telegramas e aerogramas enviados e recebidos através do Ministério;

Assegurar a organização do arquivo das comunicações expedidas e recebidas;

Assegurar a participação do Ministério dos Negócios Estrangeiros no sistema permanente de transmissão de mensagens da União Europeia, da Organização do Tratado do Atlântico Norte, da União da Europa Ocidental e da Organização de Segurança e Cooperação Europeia.

Definir a política estratégica das tecnologias de informação e de comunicações (TIC) do Ministério e acompanhar o seu cumprimento;

Elaborar o plano estratégico de sistemas de informação geral do ministério, tendo em conta as necessidades do sector, e coordenar a elaboração de planos estratégicos específicos em organismos do Ministério cuja complexidade e dimensão o justifique;

Assegurar a articulação com os organismos com competências interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação no ministério de normas e orientações comuns, a utilização de infra-estruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outros ministérios;

Definir e controlar o cumprimento de normas e procedimentos relativos à selecção, aquisição e utilização de infra-estruturas tecnológicas e sistemas de informação;

Coordenar a realização de projectos no âmbito das TIC dos organismos do ministério, em articulação com estes;

Promover a unificação e a racionalização de métodos, processos e infra-estruturas tecnológicas nos vários organismos;

Acompanhar em permanência o desenvolvimento de sistemas de informação e infra-estruturas tecnológicas de forma a garantir a sua adequação às necessidades dos organismos do Ministério e o cumprimento das políticas e das normas definidas;

Assegurar a construção, a gestão e a operação de sistemas e infra-estruturas na área de actuação do Ministério, quer transversais quer específicas, em articulação com os organismos;

Garantir a articulação com os vários organismos do Ministério no âmbito das suas atribuições;

Assegurar a administração e gestão das bases de dados criadas no âmbito da SG, em estreita cooperação com os serviços interessados;

Assegurar a administração dos sistemas e produtos informáticos;

Apoiar os chefes de missão na definição das normas e configurações a que devem obedecer os meios individuais de computação em cada um dos serviços periféricos externos mencionados nas alíneas a) e b) do n.º 1 do artigo 15.º do Decreto-Lei n.º 204/2006, de 27 de Outubro.

Dar entrada à correspondência, classificá-la, registá-la nos suportes adequados e distribuí-la pelos serviços competentes;

Encaminhar aos serviços competentes a correspondência recebida, à qual, pela sua natureza, não deva ser dada entrada;

Expedir a correspondência que lhe for entregue, para o efeito, pelos diversos serviços do Ministério;

Proceder à organização, encerramento e expedição de malas diplomáticas e receber, abrir e distribuir a correspondência dirigida ao Ministério, pelas missões, em mala diplomática;

Fiscalizar o devido uso das malas diplomáticas, comunicando superiormente qualquer infracção às regras e determinações vigentes.

Preparar e acompanhar as recepções, solenidades e cerimónias em que participam o Chefe do Estado, o Primeiro-Ministro e o Ministro dos Negócios Estrangeiros;

Preparar e acompanhar as recepções, solenidades e cerimónias e reuniões internacionais em que participem outros membros do Governo, quando àquelas assistam representantes do corpo diplomático acreditados de forma temporária ou permanente em Portugal ou entidades oficiais estrangeiras;

Encaminhar, sempre que lhe sejam dirigidos, os pedidos de audiências junto do Ministro e demais membros do Governo e ainda do secretário-geral que tenham sido apresentadas pelos membros do corpo diplomático ou por outras autoridades ou individualidades estrangeiras;

Formular parecer sobre as normas que devem ser aplicadas em matéria de etiqueta e de precedências;

Ocupar-se do acolhimento e da despedida dos chefes de missão acreditados em Portugal;

Encaminhar as propostas de agraciamento da iniciativa do Ministro dos Negócios Estrangeiros, bem como recolher e encaminhar os agraciamentos estrangeiros de que beneficiem os cidadãos portugueses;

Tratar dos pedidos de acreditação ou dos pedidos de aceitação dos enviados diplomáticos portugueses no estrangeiro;

Tratar da elaboração de cartas de ratificação, cartas credenciais, cartas de plenos poderes e cartas de gabinete;

Preparar e expedir mensagens de congratulação ou de condolências a endereçar a autoridades ou entidades estrangeiras em nome do Chefe do Estado, do Primeiro-Ministro ou do Ministro dos Negócios Estrangeiros;

Preparar e acompanhar a realização das visitas e deslocações oficiais dos Chefes de Estado, Primeiros-Ministros e Ministros dos Negócios Estrangeiros a Portugal;

Preparar e acompanhar a realização de visitas e deslocações ao estrangeiro do Chefe do Estado, do Primeiro-Ministro e do Ministro dos Negócios Estrangeiros;

Promover a emissão os passaportes diplomáticos concedidos pelo Ministro dos Negócios Estrangeiros e zelar pela observância dos preceitos legais relativamente ao uso e concessão destes documentos;

Obter das missões diplomáticas acreditadas em Portugal os vistos de que necessitam para as suas deslocações os detentores de passaportes diplomáticos ou especiais portugueses.

Executar as acções necessárias à instrução dos processos relativos ao pessoal de todos os quadros do Ministério dos Negócios Estrangeiros, bem como organizar e manter actualizado o respectivo cadastro documental e digitalizado;

Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal de todas as carreiras dos quadros do Ministério, à excepção dos funcionários da carreira diplomática e do colocado em postos consulares;

Assegurar a elaboração das listas de antiguidade do pessoal dos quadros do Ministério e elaborar o balanço social;

Assegurar, nos termos legais, a emissão de certidões e declarações relativas à situação e percurso profissional dos interessados;

Assegurar a tramitação processual relativa à acção social complementar e à assistência na doença;

Assegurar o processamento dos vencimentos, abonos e outras remunerações devidas ao pessoal dos quadros do Ministério dos Negócios Estrangeiros afectos aos serviços internos e externos, bem como o processamento de descontos para os diversos sistemas de segurança social e ADSE;

Assegurar o processamento dos encargos devidos relativamente ao transporte dos funcionários e suas bagagens executando todos os procedimentos necessários;

Assegurar o processamento das despesas relacionadas com missões de serviço público e respectiva prestação de contas;

Elaborar planos, a curto e médio prazos, destinados a assegurar uma correcta gestão dos recursos humanos integrados nos quadros de pessoal sob sua responsabilidade;

Estudar e promover a aplicação de métodos adequados à selecção, recrutamento e mobilidade do pessoal, assegurando todos os procedimentos necessários à efectivação dos mesmos;

Elaborar estudos e pareceres técnicos nos domínios da análise, descrição e qualificação de funções, planos de carreira, sistemas de avaliação, reclassificação e reconversão;

Elaborar estudos e pareceres técnicos sobre a fixação e revisão das remunerações do pessoal dos quadros únicos de vinculação e contratação dos serviços externos;

Propor e dar parecer sobre os sistemas de protecção social ao mesmo pessoal, à luz dos ordenamentos jurídicos locais.

Elaborar as propostas de orçamento de funcionamento que legalmente lhe correspondam;

Assegurar a gestão e acompanhamento da execução dos orçamentos sob sua responsabilidade;

Preparar os procedimentos inerentes às receitas do Estado consignadas ao orçamento da Secretaria-Geral;

Elaborar e organizar a conta de gerência da Secretaria-Geral para posterior envio a Tribunal de Contas depois de aprovada pelo secretário-geral;

Propor a estrutura orçamental a adoptar pelos serviços externos em harmonia com o Orçamento do Estado;

Elaborar proposta de orçamento de funcionamento para cada serviço externo e propor as alterações orçamentais julgadas convenientes, sem prejuízo das competências atribuídas aos chefes de missão;

Assegurar a transferência de dotações para os orçamentos dos serviços externos;

Preparar os procedimentos de enquadramento legal e orçamentais relativos à obtenção de receitas consignadas aos serviços externos do MNE, nomeadamente as provenientes de repatriações, devolução de taxas e impostos indirectos pagos localmente com aquisição de bens e serviços, portes de correio e subaluguer de equipamentos, bem como quaisquer outras que venham a ser definidas por lei;

Assegurar a gestão dos processos de despesas com encargos comuns das relações externas, designadamente os relativos a contribuições e quotizações para organismos internacionais e a visitas de Estado e equiparadas realizadas no estrangeiro e em território nacional;

Instruir os processos relativos a despesas em território nacional e no estrangeiro não enquadráveis nas áreas de gestão patrimonial e de recursos humanos, bem como outros orçamentos sob responsabilidade do Departamento;

Conferir os processamentos e verificar a conformidade legal, regularidade financeira, economia, eficiência e eficácia das despesas e propor a emissão das respectivas autorizações de pagamento;

Analisar, conferir e organizar as contas de gerência dos serviços externos, para posterior envio ao Tribunal de Contas, de acordo com as instruções em vigor;

Prestar apoio técnico aos serviços externos, nomeadamente através da emissão de instruções tendentes a assegurar a normalização de documentos e a uniformização de procedimentos e circuitos, em conformidade com a legislação em vigor;

Assegurar a análise e acompanhamento dos contratos de arrendamento das instalações dos serviços externos;

Conferir os mapas de emolumentos e as receitas arrecadadas pelos consulados e secções consulares.

Verificar o estado e as condições de utilização dos edifícios afectos ao Ministério e propor as medidas correctivas consideradas adequadas;

Programar e promover a realização de projectos e obras necessárias ao bom funcionamento dos serviços internos e externos e assegurar a respectiva instrução processual e subsequente acompanhamento;

Promover a aplicação das medidas e sistemas de segurança mais adequados e assegurar a articulação com as entidades externas competentes;

Preparar e emitir instruções para os serviços internos e externos no âmbito das suas competências;

Instruir os processos relativos a despesas da sua competência e efectuar os respectivos procedimentos;

Assegurar as funções de unidade ministerial de compras;

Assegurar o fornecimento aos serviços internos e externos sob sua dependência orçamental, dos bens e serviços necessários ao seu eficaz funcionamento;

Superintender nos serviços de recepção, guarda e limpeza dos edifícios dos serviços internos do Ministério;

Promover a manutenção e substituição de equipamentos e outros bens duradouros;

Preparar a programação financeira plurianual dos programas de investimento atribuídos aos serviços internos e externos do Ministério, que legalmente lhe correspondam e assegurar a execução financeira das respectivas dotações anuais;

Promover a aquisição ou alienação de edifícios de acordo com os planos aprovados;

Assegurar a administração e manutenção do parque automóvel dos serviços internos e externos e promover a sua renovação de acordo com a legislação em vigor;

Manter actualizado o cadastro dos edifícios dos serviços internos e externos do Ministério;

Promover a elaboração e actualização dos inventários dos bens afectos aos serviços internos e externos e conferir os inventários dos bens do Estado anexos aos autos de transmissão de gerência dos serviços externos.

Elaborar o plano e relatório de actividades do Departamento;

Assegurar, em articulação com os restantes serviços do MNE, a elaboração dos planos financeiros consolidados do Ministério e propor a afectação, pelos diferentes serviços, dos recursos financeiros anualmente atribuídos;

Assegurar o acompanhamento e a avaliação da gestão financeira e orçamental do Ministério;

Desenvolver metodologias e instrumentos de gestão que permitam optimizar a utilização dos recursos financeiros afectos ao Ministério;

Assegurar a recolha e tratamento de dados de actividade e de execução financeira e orçamental susceptíveis de propiciar a construção de adequados indicadores de gestão;

Elaborar estudos e pareceres de carácter técnico que possibilitem a tomada de decisões em matéria de gestão financeira, patrimonial e de recursos humanos;

Proceder a estudos de carácter organizativo e de análise de circuitos e procedimentos administrativos tendo em vista a modernização e melhoria da qualidade de funcionamento dos serviços;

Assegurar as actividades relativas aos sistemas de avaliação de serviços no âmbito do Ministério, visando o seu desenvolvimento, coordenação e controlo e apoiar o exercício das demais competências fixadas na lei sobre esta matéria.

Emitir pareceres, responder a consultas e elaborar estudos sobre matérias de natureza jurídica internacional;

Preparar e assegurar a participação portuguesa na negociação de tratados e acordos internacionais que versem a protecção da pessoa e a cooperação jurídica, em colaboração com os serviços do Ministério ou de outros departamentos governamentais;

Prestar assistência na negociação de outros tratados e acordos internacionais;

Exercer as funções de depositário dos tratados e acordos internacionais, quando o Estado Português tenha sido designado para esse efeito;

Colaborar com o Instituto Diplomático na organização e publicação da sinopse e da colecção dos tratados e acordos internacionais de que o Estado Português seja parte;

Participar em comissões nacionais ou internacionais e em reuniões ou conferências internacionais que versem matéria da sua competência;

Prestar assistência nas questões contenciosas internacionais em que o Estado Português seja parte;

Proceder à transmissão e recebimento dos processos de extradição;

Proceder à transmissão e recebimento de cartas rogatórias e precatórias, assim como de outros actos judiciários interessando países estrangeiros;

Preparar e ultimar o processo interno de vinculação do Estado Português às convenções internacionais.

Emitir pareceres, responder a consultas e elaborar estudos sobre matérias de natureza jurídica interna;

Colaborar na preparação e redacção dos projectos de diploma, quando solicitado;

Preparar projectos de resposta nos recursos contenciosos e, bem assim, acompanhar os respectivos processos nas suas diferentes fases processuais;

Intervir em quaisquer processos de sindicância, inquérito ou disciplinares, sempre que determinado;

Apoiar as entidades competentes na preparação e acompanhamento dos processos necessários ao julgamento das questões em que esteja envolvido qualquer serviço do Ministério.

Em estreita cooperação com a DII, elaborar a sinopse e fazer a compilação dos actos solenes de carácter internacional de que Portugal seja parte, ou em que tenha interesse, bem como das decisões dos tribunais superiores portugueses em matéria de direito internacional e das decisões dos tribunais internacionais cuja jurisdição Portugal tenha aceite ou perante os quais tenha sido parte;

Coordenar e orientar a produção e difusão das publicações e outro material de apoio às actividades do Instituto e colaborar na edição de monografias, livros, revistas e outros meios de divulgação da problemática da política externa;

Manter devidamente catalogadas as colecções bibliográficas e documentais à sua guarda, incluindo a legislação e as disposições de execução permanente relativas aos serviços do Ministério, informatizando-as de harmonia com os princípios da biblioteconomia;

Proceder ao controlo e elaborar a calendarização das transferências e incorporações documentais;

Manter a gestão do arquivo intermédio;

Gerir o arquivo definitivo;

Assegurar o atendimento do público investigador.

Avaliar a documentação que possui valor permanente e que, como tal, deverá integrar o arquivo definitivo;

Recomendar a eliminação da restante documentação, estabelecendo, nesse caso, os respectivos prazos de conservação;

Avaliar e dar parecer sobre quais os documentos que devem permanecer classificados nos termos da lei.