Portaria n.º 632/2007 — Estabelece a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social e as…

Direcção de Serviços Jurídicos e de Contencioso;

Direcção de Serviços de Organização e Recursos Humanos;

Direcção de Serviços de Inovação e Qualidade;

Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas;

Direcção de Serviços de Gestão Financeira e do Património;

Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Internos;

Unidade Ministerial de Compras.

Prestar apoio técnico-jurídico aos membros do Governo do MTSS, bem como aos demais serviços do Ministério que não disponham de meios apropriados;

Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos de natureza jurídica que não sejam da competência própria de outro serviço;

Participar na análise e preparação de projectos de diplomas legais, elaborando os necessários estudos jurídicos;

Assegurar a representação em todos os processos de contencioso administrativo em que o MTSS seja demandado, praticando todos os actos processuais, nos termos previstos na lei;

Emitir pareceres sobre sindicâncias, inquéritos, averiguações e processos disciplinares submetidos à decisão dos membros do Governo;

Prestar a colaboração adequada que lhe for solicitada pelo Ministério Público nas acções judiciais em que este intervenha em representação do Estado.

Dinamizar a aplicação das medidas de organização e recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços do MTSS na respectiva implementação;

Elaborar projectos de criação e reestruturação de serviços, sempre que solicitados;

Emitir pareceres obrigatórios relativos a matérias de recursos humanos;

Elaborar o balanço social consolidado do MTSS, propondo medidas que concorram para uma melhor gestão dos recursos humanos;

Elaborar relatórios semestrais relativos às situações de prestações de serviços, nas modalidades de tarefa e avença, e de contrato de trabalho a termo certo existentes no Ministério, emitindo parecer sobre a necessidade da sua manutenção ou cessação;

Praticar os actos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial no âmbito do MTSS;

Realizar estudos sobre recursos humanos, tendo em vista uma gestão mais eficiente do potencial humano do Ministério;

Promover a aplicação das medidas de política de segurança e saúde no trabalho definidas para a Administração Pública;

Proceder no âmbito do MTSS ao diagnóstico consolidado das necessidades de aquisição de competências e à avaliação dos resultados da formação em articulação com os respectivos serviços, bem como à identificação das áreas de actuação prioritária;

Promover a certificação das competências do MTSS em articulação com os serviços competentes do Ministério da Educação;

Manter uma base de dados actualizada sobre os recursos pedagógicos e logísticos da formação do MTSS;

Promover a harmonização de procedimentos nas estruturas de formação e monitorizar a actividade formativa do MTSS;

Realizar formação estratégica e transversal para o MTSS, bem como acções formativas necessárias ao desenvolvimento de competências do pessoal da Secretaria-Geral;

Assegurar o apoio técnico aos serviços e organismos do Ministério relativamente às acções de formação de sua iniciativa;

Promover a articulação com as entidades que tenham a seu cargo a política de formação da Administração Pública.

Desenvolver e implementar medidas de racionalização, enriquecimento e automatização dos processos de trabalho e dos sistemas de comunicação e de decisão, de acordo com a política e acção desenvolvidas pela entidade nacional que tiver a seu cargo a modernização administrativa;

Propor aos demais serviços e organismos do MTSS, a concepção e implementação de soluções organizativas orientadas para a inovação, modernização e qualidade;

Colaborar com os demais serviços e organismos do MTSS na implementação de medidas de modernização;

Acompanhar a actuação dos sistemas administrativos e de gestão implementados no âmbito da SG, designadamente o sistema de serviços partilhados, e propor as medidas correctivas quando necessário;

Assegurar as funções de coordenação do planeamento e avaliação da sua execução, no âmbito da SG, bem como apoiar neste domínio os órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho que não disponham dos meios apropriados para o efeito.

Executar as tarefas inerentes à recepção, registo, classificação, expedição e distribuição de toda a documentação, bem como à publicitação de diplomas, regulamentos e outros actos;

Promover a divulgação, por todos os serviços e organismos do Ministério, de normas e directrizes superiores de carácter genérico;

Proceder à organização dos arquivos corrente, intermédio e definitivo da SG, de acordo com a respectiva portaria de gestão de documentos;

Proceder à elaboração de normas e regras que visem a racionalização da produção documental e propor as medidas adequadas à definição de uma política arquivística, em articulação com as entidades competentes na matéria;

Promover a qualidade dos arquivos enquanto recurso fundamental da actividade administrativa;

Proceder à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores e organizar e preservar o arquivo histórico do Ministério;

Desenvolver e coordenar as bases de dados arquivísticas da SG e do Ministério;

Prestar ao cidadão as informações directamente relacionadas com as áreas de competência do Ministério, bem como atender e dar seguimento às reclamações e sugestões apresentadas;

Gerir o serviço de recepção e atendimento ao público;

Promover a actualização permanente dos portais da SG, bem como do roteiro do Ministério;

Promover a divulgação das competências e actividades do Ministério, nomeadamente através da produção de folhetos, feitura de montras e realização de eventos;

Assegurar as relações públicas internas e externas do Ministério, nomeadamente no que se refere aos actos sociais e protocolares e às deslocações dos respectivos membros do Governo;

Colaborar com os gabinetes dos membros do Governo, unidades orgânicas da SG e outros organismos e serviços do Ministério nas áreas de marketing, comunicação e imagem;

Preparar e organizar a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao país, bem como a estada de delegações portuguesas no estrangeiro.

Assegurar a elaboração do orçamento de funcionamento do MTSS e acompanhar a respectiva execução bem como a do orçamento de investimento;

Elaborar e organizar a conta anual de gerência dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e ainda de outras estruturas do MTSS sem quadro administrativo próprio;

Elaborar balancetes e relatórios mensais de execução orçamental das entidades e estruturas referidas na alínea anterior;

Elaborar projectos de despacho de alterações orçamentais;

Assegurar a gestão orçamental da SG e propor as alterações consideradas necessárias;

Elaborar relatórios periódicos de gestão, acompanhando o desenvolvimento e execução orçamental dos projectos de investimento aprovados;

Tratar a informação relativa à execução orçamental na óptica da contabilidade analítica, como instrumento de apoio à gestão;

Apoiar o controlador financeiro do Ministério no âmbito da sua actividade;

Em matéria de gestão de imóveis, prestar apoio técnico aos serviços e organismos do MTSS, designadamente na elaboração de projectos, nos processos de concurso, no acompanhamento de empreitadas e sua fiscalização;

Assegurar a gestão das instalações afectas, por lei ou determinação superior, à SG, designadamente no que se refere às necessidades de restauro e conservação;

Promover a racionalização dos espaços ocupados pelos serviços e organismos do MTSS, assegurando a criação e actualização da base de dados de cadastro dos respectivos imóveis;

Planear e coordenar a implementação de medidas com vista ao cumprimento da legislação em vigor nas áreas da segurança de instalações e equipamentos, eliminação de barreiras arquitectónicas e higiene e segurança no trabalho, elaborando para o efeito as respectivas normas técnicas;

Emitir parecer sobre propostas de investimento em instalações e apetrechamento de serviços do MTSS;

Proceder ao diagnóstico e monitorização da implantação de serviços do MTSS, numa óptica de rendibilidade de ocupação de espaços, em articulação com a DSORH.

Organizar e manter actualizados os processos individuais do pessoal;

Executar as acções relativas à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;

Assegurar as acções relativas à avaliação do desempenho, progressão nas carreiras, registo de assiduidade, plano de férias e lista de antiguidade do pessoal;

Proceder à elaboração do balanço social da SG;

Emitir e actualizar os cartões de «livre trânsito» e de identificação do pessoal;

Efectuar os processamentos das remunerações e outros abonos e assegurar o processamento e liquidação dos descontos devidos;

Organizar os processos de pessoal relativos aos sistemas de segurança social, de protecção social e de acção social complementar, de aposentação e de reforma e de acidentes em serviço;

Superintender no pessoal auxiliar afecto à SG;

Assegurar a operacionalidade e qualidade dos sistemas de tratamento automático da informação e das redes de comunicação;

Desenvolver os processos de aquisição de bens e serviços necessários, promovendo uma negociação criteriosa dos respectivos contratos, em articulação técnica com as áreas funcionais a que os mesmos digam respeito;

Assegurar, no âmbito da SG, a recepção dos bens adquiridos, procedendo ao seu registo e afectação ao serviço requisitante e proceder à gestão adequada dos stocks dos bens existentes em armazém;

Organizar e manter actualizado o inventário dos bens móveis e proceder à sua conferência;

Desenvolver os procedimentos adequados à administração e manutenção do parque automóvel afecto à SG;

Assegurar a manutenção, limpeza e segurança das instalações cuja gestão se encontre cometida à SG;

Instruir os processos relativos a despesas e receitas, efectuando nomeadamente os respectivos cabimentos, processamentos, liquidações e ordens de pagamento;

Promover a constituição e regularização dos fundos de maneio;

Assegurar a tramitação contabilística com a Direcção-Geral do Orçamento.

Promover a centralização ao nível ministerial da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas ao nível da Agência Nacional de Compras Públicas (ANCP);

Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério, relativamente a acordos quadro ou outros contratos públicos celebrados pela ANCP;

Efectuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ANCP;

Enviar informação de compras à ANCP que vierem a ser definidos por esta;

Monitorizar os consumos e supervisionar a aplicação das condições negociadas;

Em articulação com as entidades compradoras, zelar para que os orçamentos de obras, fornecimentos e serviços externos, sejam efectuados por itens de compra e utilizando preços de referência adequados;

Supervisionar a execução orçamental de compras, nomeadamente, com vista a assegurar que as reduções de custos unitários se traduzem em poupança efectiva;

Instalar e gerir os sistemas de informação relacionados com compras que venham a ser definidos pela ANCP.