LegalizePortaria n.º 1370/2009 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística do IEFP, I. P., e revoga a Portaria n.º 1210/2003, de 15 de Outubro
Este é o ato tal como foi publicado. As alterações posteriores não estão incorporadas no texto: cada uma é um ato autónomo neste repositório e uma entrada no historial desta lei.
Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística do IEFP, I. P., e revoga a Portaria n.º 1210/2003, de 15 de Outubro
de 27 de Outubro
O aumento contínuo dos documentos existentes nos arquivos dos serviços centrais, regionais e locais do Instituto do Emprego e Formação Profissional, I. P. (IEFP, I. P.), tem vindo a originar dificuldades na gestão de documentos, bem como acrescidos contratempos e perdas de tempo na consulta da documentação que, tendo perdido o seu valor corrente, se reveste ainda de alguma importância informativa e probatória dos actos praticados pela administração.
Tornou-se, assim, necessário criar condições objectivas para que fosse avaliado, seleccionado, preservado e valorizado, o património arquivístico do IEFP, I. P., em consonância com uma gestão mais eficaz.
Esse objectivo foi alcançado inicialmente através da Portaria n.º 1185/97, de 20 de Novembro, anulada pela Portaria n.º 1210/2003, de 15 de Outubro, que agora se revoga, uma vez que há necessidade de adequar o Regulamento Arquivístico do IEFP, I. P., e a tabela de selecção às novas realidades da produção documental.
Tal a finalidade do presente diploma, que institui um conjunto de normas definidoras de procedimentos que confiram ao arquivo a importância inerente a um centro de informação dinâmico que regule o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção e conservação, bem como a eliminação de toda a documentação sem interesse administrativo e histórico. Considera-se ainda a necessidade de actualizar prazos de conservação administrativa de toda a documentação de arquivo, tendo em vista a sua utilização pelos serviços do IEFP, I. P.
Nestes termos, e ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e na alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcção-Geral de Arquivos:
Manda o Governo, pelo Ministro da Cultura e pelo Secretário de Estado do Emprego e da Formação Profissional, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística do IEFP, I. P., anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.
2.º É revogada a Portaria n.º 1210/2003, de 15 de Outubro.
3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 14 de Setembro de 2009.
O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro. - O Secretário de Estado do Emprego e da Formação Profissional, Fernando Medina Maciel Almeida Correia.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I. P.
Artigo 1.º — Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, I. P., adiante abreviadamente designado por IEFP, I. P.
Artigo 2.º — Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo do IEFP, I. P., tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.
2 - Os prazos mínimos de conservação administrativa dos documentos são os que constam da tabela de selecção, anexo i da presente portaria, e são da responsabilidade do IEFP, I. P.
3 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
4 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final da documentação, sob proposta do IEFP, I. P.
Artigo 3.º — Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IEFP, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais foi reconhecido valor arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º
Artigo 4.º — Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental, referida no artigo 2.º
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, as quais devem obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º — Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços.
2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IEFP, I. P., vier a determinar.
Artigo 6.º — Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas, sempre que possível, dos respectivos registos, índices e outros elementos de referência.
Artigo 7.º — Formalidades das remessas
1 - As remessas documentais mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;
O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os formulários referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos ii e iii ao presente Regulamento.
Artigo 8.º — Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos, de forma a garantir a impossibilidade de reconstituição da informação.
Artigo 9.º — Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas por um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
O referido auto deve ser feito em triplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, o duplicado remetido ao serviço do Arquivo Geral do IEFP, I. P., e o triplicado remetido à DGARQ.
2 - O formulário referido nas alíneas anteriores consta do anexo iv ao presente Regulamento.
Artigo 10.º — Substituição de suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme deve ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A microfilmagem é feita com a observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Standard Organization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital.
4 - Às séries que tenham como destino final a eliminação, é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
5 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
6 - Os microfilmes devem conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes devem conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
7 - De todos os rolos produzidos deve ser elaborada:
Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
8 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente devem ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
9 - Os procedimentos da microfilmagem devem ser definidos em regulamento próprio do IEFP, I. P., tendo em consideração os pontos acima referidos.
10 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
11 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas é possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, ao qual compete a definição dos seus pressupostos técnicos.
12 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
Artigo 11.º — Acessibilidade e confidencialidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos do IEFP, I. P., pautar-se-á por critérios de confidencialidade da informação definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º — Auditoria
Compete à DGARQ, na defesa do património arquivístico, auditar a execução do disposto na presente portaria.
ANEXO I — Tabela de selecção de documentos do IEFP
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2009/10/20800/0808308100.pdf))
ANEXO II — Auto de entrega de documentos para arquivo
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2009/10/20800/0808308100.pdf))
ANEXO III — Guia de remessa de documentos para arquivo
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2009/10/20800/0808308100.pdf))
ANEXO IV — Auto de eliminação de documentos em arquivo
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2009/10/20800/0808308100.pdf))
A consulta deste documento não substitui a leitura do Diário da República correspondente. Não nos responsabilizamos por eventuais incorreções resultantes da transcrição do original para este formato.
Este texto é publicado ao abrigo das condições de reutilização do próprio DRE, não ao abrigo de uma licença Legalize nem de domínio público.
DRE
Acesso universal e gratuito ao Diário da República, nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 83/2016, de 16 de dezembro, que abrange a impressão, o arquivo, a pesquisa e o livre acesso ao conteúdo dos atos publicados, em formatos eletrónicos de acesso aberto; e do regime de dados abertos da Lei n.º 68/2021, de 26 de agosto. A edição eletrónica é a que faz fé (eli:legal_value = official).