LegalizePortaria n.º 1197/2010 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça
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1 ato modificativo · 2023-10-23, Portaria n.º 315/2023 — Procede à aprovação do Regulamento para a Classificação, Avaliaçã…
Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça
de 26 de Novembro
O crescente aumento da documentação arquivada na Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem à adequada gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda da documentação com interesse.
A possibilidade de proceder à eliminação de conjuntos documentais sem interesse representa inúmeras vantagens, quer em termos de racionalização dos procedimentos de gestão documental e de gestão de espaços quer em termos de eficácia e de rentabilização de meios.
Neste contexto, a presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliação, selecção, determinação dos prazos de conservação administrativa e a eliminação dos documentos produzidos pela Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados.
Nestes termos, e ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça, que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
O Ministro da Justiça, Alberto de Sousa Martins, em 12 de Novembro de 2010. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 16 de Novembro de 2010.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA INSPECÇÃO-GERAL DOS SERVIÇOS DE JUSTIÇA
1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça adiante designada por IGSJ.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da IGSJ tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: a conservação permanente ou eliminação.
2 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da IGSJ.
3.º
Prazos de conservação administrativa
1 - Por prazo de conservação administrativa entende-se o período sob o qual os documentos ficam sob responsabilidade da IGSJ.
2 - Cabe à IGSJ a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos documentos.
3 - Os referidos prazos de conservação administrativa são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiers.
4 - Para efeitos do disposto no número anterior, exceptuam-se os documentos dispositivos, nomeadamente as leis, despachos e regulamentos, cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.
4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção, que constitui o anexo i da presente portaria, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo da IGSJ.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto nos n.os 1 e 2, deve a IGSJ obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada e expressa nas folhas de recolha de dados, adiante designadas FRD, remetidas em formato electrónico.
5.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, excepto se vier expressa indicação contrária na tabela de selecção.
3 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 3 do artigo 10.º
6.º
Remessa de documentos
1 - As remessas dos documentos para o serviço de arquivo intermédio, da entidade ou em sistema de externalização, devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a IGSJ vier a determinar, expressa no manual de arquivo.
2 - Os documentos e ou a informação contida em suporte de substituição cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para o serviço de arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa.
3 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
4 - Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados no artigo anterior devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
O triplicado será provisoriamente utilizado no serviço de arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii da presente portaria.
8.º
Eliminação de documentos
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação administrativa fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos pode ser feita antes de decorridos os prazos referidos no número anterior, desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com o disposto no artigo 11.º
3 - Sempre que os documentos a eliminar não estejam mencionados na tabela de selecção é necessária autorização expressa da DGARQ.
4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - A eliminação de documentos deve obedecer às seguintes formalidades:
Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido à DGARQ.
2 - O modelo do auto de eliminação é o constante do anexo iii da presente portaria.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, deve ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A selecção do suporte de substituição é da responsabilidade da IGSJ devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
3 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas é possível mediante autorização expressa da DGARQ, a quem compete a definição dos seus pressupostos técnicos.
11.º
Microfilme para substituição do suporte
1 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
2 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
3 - Os microfilmes devem conter termos de abertura e de encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes, bem como a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
4 - De todos os rolos produzidos deve ser elaborada:
Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
5 - Os procedimentos da microfilmagem, conservação e consulta dos microfilmes devem ser definidos em regulamento próprio da IGSJ.
6 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
7 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
12.º
Documentação electrónica
1 - Os documentos gerados em meio electrónico aos quais for reconhecido valor arquivístico definido na tabela de selecção são conservados nesse meio desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade.
2 - No cumprimento do disposto no número anterior, deve a IGSJ obter, mediante um plano de preservação digital elaborado de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos electrónicos da DGARQ, o parecer favorável desta Direcção-Geral.
13.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da IGSJ devem atender a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
14.º
Auditoria
Compete à DGARQ auditar a execução do disposto na presente portaria.
ANEXO I — Tabela de selecção
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2010/11/23000/0535605363.pdf))
ANEXO II — Auto de entrega
(a preencher em duplicado)
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2010/11/23000/0535605363.pdf))
Guia de remessa de documentos
(a preencher em triplicado)
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2010/11/23000/0535605363.pdf))
ANEXO III — Auto de eliminação
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2010/11/23000/0535605363.pdf))
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