LegalizePortaria n.º 231/2010 — Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa
Este é o ato tal como foi publicado. As alterações posteriores não estão incorporadas no texto: cada uma é um ato autónomo neste repositório e uma entrada no historial desta lei.
Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa
de 27 de Abril
A Universidade Nova de Lisboa, criada pelo Decreto-Lei n.º 402/73, de 11 de Agosto, no cumprimento das suas atribuições é, no seu conjunto e através de cada uma das suas unidades orgânicas, um centro de criação e difusão da ciência, da cultura e da tecnologia, exercidas nos domínios do estudo, da docência e da investigação, privilegiando o intercâmbio entre os vários ramos do saber, ao serviço da identidade e desenvolvimento da comunidade nacional e internacional, tem vindo a produzir um extensíssimo acervo de documentos que importa avaliar em termos arquivísticos.
Há, assim, necessidade de aprovar um regulamento que estabeleça um conjunto de procedimentos técnicos que permitam avaliar a documentação produzida pela identificada Reitoria, com o objectivo de seleccionar os documentos que devem integrar o arquivo definitivo da instituição e aqueles que devem ser eliminados.
Nos termos e ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º — Aprovação
É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º — Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 18 de Dezembro de 2009.
O Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, José Mariano Rebelo Pires Gago. - A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas.
ANEXO — Regulamento de Conservação Arquivística da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa
Artigo 1.º — Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Reitoria da Universidade Nova de Lisboa, adiante designada por RUNL.
Artigo 2.º — Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da RUNL tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da RUNL a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo i do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecção, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da RUNL.
Artigo 3.º — Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela RUNL, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do artigo 10.º
Artigo 4.º — Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção será submetida a revisões, de modo a adequá-la às alterações na produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a RUNL obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º — Remessa para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização administrativa deverá ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a RUNL vier a determinar.
Artigo 6.º — Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º — Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos de auto de entrega e de guia de remessa referidos nas alíneas anteriores são os que constam, respectivamente, dos anexos ii e iii do presente Regulamento e que dele fazem parte integrante.
Artigo 8.º — Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos, desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.
4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º
5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender à confidencialidade da documentação tendo em conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos custos envolvidos.
Artigo 9.º — Formalidades da eliminação
1 - A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:
Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação e o duplicado remetido à DGARQ.
2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo iv do presente Regulamento, de que faz parte integrante.
Artigo 10.º — Substituição do suporte
1 - A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO, de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.
3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
Ficha descritiva com os dados relativos à documentação microfilmada;
Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio, tendo em consideração os pontos acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.
11 - A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
Artigo 11.º — Informação electrónica
É permitida a conservação da informação produzida em meio electrónico e com valor arquivístico definido na tabela de selecção desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, segurança, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade, mediante o Plano de Preservação Digital.
Artigo 12.º — Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e a comunicabilidade do arquivo da RUNL devem atender a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 13.º — Auditoria
Compete à DGARQ auditar a execução do disposto no presente Regulamento.
ANEXO I — Tabela de selecção de documentos da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2010/04/08100/0144801454.pdf))
ANEXO II — ([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2010/04/08100/0144801454.pdf))
ANEXO III — ([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2010/04/08100/0144801454.pdf))
ANEXO IV — ([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/2010/04/08100/0144801454.pdf))
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