Portaria n.º 186/2012 — Fixa a estrutura orgânica da Secretaria-Geral do Ministério da Solidariedade e da Segurança Social

Direção de Serviços de Gestão de Recursos Internos;

Direção de Serviços de Gestão Financeira;

Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso;

Direção de Serviços Comuns.

Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respetiva implementação;

Promover a aplicação das medidas de segurança e higiene no trabalho definidas para a Administração Pública;

Organizar e manter atualizada a informação relativa aos recursos humanos do Ministério;

Organizar e manter atualizados os processos individuais do pessoal;

Executar as ações relativas à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;

Programar e acompanhar as ações de seleção, recrutamento e acolhimento de pessoal;

Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal do mapa da SG, dos gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;

Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da SG e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;

Elaborar o balanço social da SG e o balanço social consolidado do Ministério;

Praticar os atos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial no âmbito do MSSS;

Organizar os procedimentos e a celebração de contratos para a realização de obras e para a aquisição de bens e serviços;

Gerir os contratos de prestação de serviços da SG, dos gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;

Assegurar, no âmbito da SG, a receção dos bens adquiridos, procedendo ao seu registo e afetação ao serviço requisitante e proceder à gestão adequada dos bens existentes em armazém;

Coordenar a gestão do parque de viaturas automóveis da SG e das afetas aos gabinetes dos membros do Governo;

Garantir o inventário centralizado de todos os bens da SG ou à sua guarda;

Assegurar a limpeza e a segurança das instalações cuja gestão se encontra cometida à SG;

Superintender os trabalhadores com funções de apoio operacional afetos à SG.

Assegurar a receção, registo, classificação, expediente e distribuição de toda a documentação, bem como a publicitação de diplomas, regulamentos e outros atos.

Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento da SG e dos gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;

Assegurar o acompanhamento da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo o cumprimento dos procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;

Organizar a conta anual de gerência da SG e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;

Proceder ao acompanhamento permanente da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;

Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas;

Acompanhar a instrução dos processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela SG, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efetuar processamentos, liquidações e pagamentos;

Promover a constituição e regularização de fundos de maneio;

Promover a emissão de pedidos de libertação de créditos para as estruturas apoiadas;

Assegurar a tramitação contabilística com a Direção-Geral do Orçamento.

Dar o apoio jurídico e contencioso a todos os organismos do respetivo ministério;

Elaborar estudos, pareceres e informações de caráter jurídico;

Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal, nos termos legalmente fixados;

Intervir nos recursos e demais processos de contencioso administrativo, acompanhando a respetiva tramitação;

Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de diplomas legais, produzindo, quando tal lhe seja determinado, os prévios estudos jurídicos;

Emitir, quando tal lhe seja determinado, parecer que habilite os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares, de sindicância e inquéritos;

Propor a difusão pelos serviços do Ministério das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que revelem interesse direto para o Ministério.

Promover a centralização ao nível ministerial da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas na entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP);

Exercer as funções de unidade ministerial de compras.

Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissionais, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos e elaborar o programa anual de formação;

Assegurar a gestão e organizar e coordenar a formação dos recursos humanos;

Promover a articulação com as entidades que tenham a seu cargo a política de formação da Administração Pública;

Divulgar matérias transversais de especial interesse para os serviços do MSSS.

Assegurar as relações públicas internas e externas do Ministério, nomeadamente no que se refere aos atos sociais e protocolares e às deslocações dos respetivos membros do Governo;

Colaborar com os gabinetes dos membros do Governo, unidades orgânicas da SG e outros organismos e serviços do Ministério nas áreas de marketing, comunicação e imagem;

Preparar e organizar a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao país, bem como a estada de delegações portuguesas no estrangeiro;

Assegurar o serviço de registo das entradas e saídas de visitantes do edifício, sua credenciação, bem como o atendimento e reencaminhamento de chamadas telefónicas;

Promover a atualização permanente dos portais da SG, bem como do roteiro do Ministério;

Promover a divulgação das competências e atividades do Ministério, nomeadamente através da produção de folhetos, feitura de montras e realização de eventos.

Proceder à elaboração de normas e regras que visem a racionalização da produção documental e propor as medidas adequadas à definição de uma política arquivística, em articulação com as entidades competentes na matéria;

Promover a qualidade dos arquivos enquanto recurso fundamental da atividade administrativa;

Proceder à recolha, tratamento e conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores e organizar e preservar o arquivo histórico do Ministério;

Desenvolver e coordenar as bases de dados arquivísticas da SG e do Ministério;

Proceder à organização dos arquivos corrente, intermédio e definitivo da SG, de acordo com a respetiva portaria de gestão de documentos.

Prestar ao cidadão as informações diretamente relacionadas com as áreas de competência do Ministério;

Atender e dar seguimento às reclamações e sugestões apresentadas pelo cidadão no âmbito das competências do MSSS.