Portaria n.º 192/2012 — Estrutura nuclear da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas

A Direção de Serviços do Livro;

A Direção de Serviços de Arquivística e Normalização;

A Direção de Serviços de Inovação e Administração Eletrónica;

O Arquivo Nacional Torre do Tombo;

O Centro Português de Fotografia;

O Arquivo Distrital do Porto;

A Direção de Serviços de Bibliotecas;

A Direção de Serviços de Planeamento, Gestão e Informação;

O Arquivo Nacional do Som;

O Arquivo Geral da Administração Central.

Apoiar e incentivar a atividade criadora dos autores, através de programas e projetos que reconheçam a sua importância fundamental no quadro do setor do livro;

Apoiar e promover a edição de obras de relevante interesse literário e cultural, através de programas que contribuam para incrementar a oferta editorial e possibilitem um maior conhecimento do património literário nacional;

Produzir e disponibilizar informação sobre escritores e ilustradores portugueses, mantendo atualizada a base de dados do Centro de Documentação de Autores Portugueses;

Produzir e disponibilizar informação sobre editoras e livrarias, mantendo atualizada as respetivas bases de dados e divulgando as suas atividades;

Apoiar iniciativas e atividades de editores e livrarias;

Incentivar a ilustração de livros para crianças e jovens, através da atribuição do Prémio Nacional de Ilustração e do apoio à participação de ilustradores em eventos, tanto em Portugal como no estrangeiro;

Organizar o Prémio Camões, em conformidade com o estabelecido no respetivo Protocolo, em articulação com o Gabinete de Estratégia, Planeamento e Avaliação Culturais (GEPAC);

Desenvolver um programa nacional de promoção da leitura, através de projetos próprios ou em articulação com entidades dos setores público e privado, de forma a que contribua decisivamente para combater a iliteracia e a exclusão social;

Estimular a realização de estudos, em particular sobre o mercado do livro e hábitos de leitura, em articulação com o GEPAC;

Definir, planear e executar programas e ações de divulgação dos autores portugueses e das respetivas obras no estrangeiro, contribuindo para uma crescente difusão e reconhecimento da literatura e dos autores portugueses junto dos diferentes públicos e mercados editoriais;

Viabilizar o acesso ao livro em português nos países africanos de língua oficial portuguesa e Timor-Leste, através do apoio técnico e financeiro a projetos propostos pelos países parceiros, sem prejuízo das atribuições próprias do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

Elaborar e propor políticas e planos nacionais de proteção, valorização e promoção do património arquivístico;

Assegurar os procedimentos e formalidades necessários à proteção legal dos bens culturais arquivísticos, nos termos da lei;

Assegurar a gestão dos registos patrimoniais de inventário e de classificação;

Elaborar e propor políticas de aquisição, descrição, preservação e conservação, e ainda de comunicação e divulgação do património arquivístico à guarda dos arquivos dependentes;

Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento arquivístico e promover a sua aplicação;

Propor regras para o exercício dos direitos patrimoniais relativos ao acervo de que são depositários os arquivos dependentes;

Acompanhar o comércio e exportação de património arquivístico protegido;

Prestar serviços de consultadoria e apoio técnico no âmbito da gestão de arquivos, independentemente do formato, suporte ou idade dos documentos;

Promover, em articulação com a Secretaria-Geral do Governo, a oferta de formação nas áreas arquivísticas, da preservação, da conservação e do restauro de documentos gráficos e da transferência de suportes, tendo em vista a generalização de boas práticas e gestão de arquivos;

Emitir parecer sobre qualidade de serviços e sistemas de arquivo;

Emitir parecer sobre os projetos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras;

Assegurar a aplicação do programa de auditorias e fiscalização sobre arquivos, colaborando, sempre que adequado, com as entidades competentes;

Realizar diagnósticos destinados a garantir um conhecimento sobre o património arquivístico nacional e manter atualizado um sistema de referenciação de entidades detentoras do património arquivístico;

Emitir parecer sobre a criação de serviços de arquivo públicos, de âmbito nacional, regional e local.

Acompanhar as iniciativas de governo eletrónico, desenvolvendo estudos e projetos que contribuam para a preservação do património arquivístico digital;

Participar em programas que visem a racionalização da produção documental, da sua gestão e do acesso à informação do setor público;

Elaborar normas e orientações técnicas para gestão de informação, nomeadamente nas áreas de governo eletrónico;

Apoiar os organismos produtores e detentores de arquivos na conceção, desenvolvimento e implementação de sistemas de arquivo eletrónico e de preservação digital;

Desenvolver metodologias e projetos conducentes à aplicação intensiva de novas tecnologias para a comunicação de conteúdos culturais;

Assegurar a gestão do Ficheiro Nacional de Autoridade Arquivística;

Promover a qualidade dos arquivos da administração em tudo o que respeite a preservação digital e racionalização de gestão de informação eletrónica;

Participar em projetos internacionais na área da gestão e preservação de arquivos digitais, em articulação com o GEPAC;

Conceber e desenvolver projetos transversais em áreas funcionais de arquivo, aplicação de novas tecnologias e modernização administrativa;

Coordenar a promoção e exploração dos meios web para o acesso ao património arquivístico nacional e a prestação de serviços aos utilizadores;

Promover a investigação, publicação e divulgação relativas à salvaguarda e valorização do património arquivístico e património fotográfico;

Gerir e qualificar a rede nacional de arquivos, incluindo o desenvolvimento de estruturas de informação e comunicação destinadas a manter e ampliar os serviços oferecidos;

Contribuir para a eficiência e qualidade dos serviços prestados pela DGLAB, elaborando e mantendo atualizados manuais de procedimentos internos e propondo medidas visando a desmaterialização de documentos;

Assegurar o desenvolvimento e a gestão do sistema de arquivo da organização, em suporte tradicional ou eletrónico;

Assegurar a receção, registo, classificação, distribuição, expedição e arquivo de toda a correspondência da DGLAB.

Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa;

Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse;

Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos;

Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário;

Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação;

Assegurar o funcionamento do núcleo local de conservação e restauro.

Promover a salvaguarda e valorização do património fotográfico, garantindo a aplicação de diretivas técnicas, apoiando as entidades detentoras, públicas e privadas, e incentivando o crescente acesso aos espólios;

Assegurar todos os procedimentos técnicos e formalidades relativos à aquisição de património arquivístico;

Assegurar os procedimentos e formalidades necessários à proteção legal do património fotográfico;

Elaborar normas e orientações técnicas para o tratamento de arquivos fotográficos;

Proceder ao tratamento arquivístico de todas as espécies, coleções e espólios fotográficos classificados ou em vias de classificação como integrando o património nacional à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa;

Colaborar com os serviços da DGLAB na promoção da qualidade dos arquivos fotográficos, incentivando e apoiando as instituições a que pertencem ou de que dependem na implantação de sistemas de gestão, garantindo a aplicação de diretivas técnicas e incentivando o crescente acesso aos espólios;

Promover o acesso aos arquivos fotográficos de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos;

Assegurar a conservação e gestão da Coleção Nacional de Fotografia;

Promover o conhecimento e a fruição do património fotográfico de que é depositário;

Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação.

Apoiar e colaborar com os demais arquivos distritais na preservação, conservação e restauro do património arquivístico, bem como dos domínios das tecnologias da informação, comunicação e transferência de suportes, de acordo com as orientações da DGLAB;

Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação;

Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa;

Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos;

Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que é depositário;

Efetuar averbamentos sobre documentação incorporada, quando solicitada pelas entidades competentes;

Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário, bem como do existente na respetiva área geográfica de intervenção, autonomamente ou em colaboração com outras entidades;

Prestar serviços de consultoria e apoio técnico e apoiar os serviços da DGLAB na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projetos, na respetiva área geográfica de intervenção.

Elaborar os documentos de gestão estratégica e planeamento, nomeadamente o orçamento, o plano e relatório anual de atividades, os mapas de pessoal, o QUAR, o balanço social, a conta de gerência, ou outros, e acompanhar a sua execução;

Preparar candidaturas, designadamente a fundos comunitários, e assegurar o seu acompanhamento e controlo;

Propor e desenvolver estratégias de captação de apoios mecenáticos para a realização de iniciativas da DGLAB e serviços dependentes;

Instruir os processos relativos à cobrança e arrecadação de receitas e à realização de despesas e executar o respetivo ciclo;

Gerir o fundo permanente e de maneio;

Assegurar a execução dos procedimentos administrativos relacionados com os trabalhadores da DGLAB, incluindo acompanhar as ações de seleção e recrutamento; manter atualizado o cadastro, bem como o registo e controlo da assiduidade e garantir o processamento dos vencimentos, abonos e outras remunerações, assim como os descontos devidos;

Promover e organizar o processo de avaliação do desempenho dos trabalhadores da DGLAB (SIADAP);

Garantir o cumprimento das normas relativas às condições de higiene, saúde e segurança no trabalho;

Executar e manter atualizado o inventário de todos os bens afetos à DGLAB, assegurando a manutenção das instalações e equipamentos;

Identificar as necessidades de aquisição de bens necessários ao funcionamento das unidades orgânicas e assegurar a sua distribuição em articulação com a Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros;

Coordenar de acordo com as normas de contratação pública o processo de aquisições de serviços;

Acompanhar medidas no âmbito do governo eletrónico promovendo a sua aplicação, a fim de alcançar objetivos de racionalização e modernização administrativa;

Efetuar o planeamento de sistemas de informação, no âmbito de atuação da DGLAB;

Apoiar administrativamente a definição e desenvolvimento de projetos de informação;

Assegurar a gestão e exploração dos sistemas e equipamentos informáticos da DGLAB, bem como a gestão e exploração da rede de comunicações;

Gerir a imagem institucional da DGLAB promovendo a difusão da informação, incluindo a relativa ao património cultural que lhe está afeto;

Dar parecer sobre os pedidos de utilização da imagem e dos espaços da DGLAB e dos serviços dependentes;

Participar na preparação e execução de relatórios e informações estatísticas das atividades e projetos da DGLAB.

Gerir o programa da Rede Nacional de Bibliotecas Públicas, planeando e acompanhando as medidas da política para o setor;

Elaborar e promover a aplicação de orientações técnicas e normativas de caráter nacional e internacional, aplicáveis ao setor das bibliotecas públicas;

Elaborar e colaborar na elaboração de diplomas legais na área das bibliotecas públicas;

Acompanhar, em articulação com o GEPAC, a adoção de medidas legislativas no domínio do direito de autor, aplicáveis ao setor das bibliotecas públicas;

Promover a qualidade do serviço de biblioteca pública, através da sua monitorização e avaliação regular;

Constituir e orientar equipas de consulta técnica para acompanhamento de projetos nas suas diversas vertentes;

Promover a cooperação e o trabalho em rede entre bibliotecas, em colaboração com outras entidades;

Incentivar e apoiar a criação de novos serviços, com recurso às tecnologias de informação e comunicação e participar em projetos e iniciativas que promovam a inovação e a qualidade nesse domínio;

Cooperar com outras entidades, no plano nacional e internacional, na conceção e execução de projetos e programas específicos da área, incluindo os relativos à formação e qualificação dos técnicos de bibliotecas;

Participar em iniciativas, a nível local, regional, nacional e internacional que contribuam para a inovação no sector;

Efetuar a gestão da biblioteca e centro de documentação da Secretaria-Geral do Governo e das entidades públicas localizadas no Campus XXI.

Elaborar, ajudar a implementar normas e orientações técnicas sectoriais, disponibilizando documentação técnica, prestando serviços de consultadoria técnica, e realizando visitas técnicas a entidades públicas com funções arquivísticas que custodiem conjuntos documentais sonoros ou quaisquer outras entidades públicas;

Colaborar e apoiar tecnicamente todas as entidades detentoras, públicas e privadas, na preservação, no acesso e na promoção dos fundos documentais sonoros;

Promover e participar em formações na sua área da gestão, conservação, preservação e transferência de suportes;

Elaborar e propor políticas de constituição de fundos documentais sonoros;

Planear e executar programas e ações de divulgação do património documental sonoro no estrangeiro, contribuindo para uma crescente difusão e reconhecimento da cultura e práticas musicais em Portugal no estrangeiro;

Promover o acesso aos fundos sonoros de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos

Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de arquivo de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação;

Desenvolver os processos de avaliação da documentação de arquivo à sua guarda, nos casos necessários, com vista à adequada definição do património arquivístico a salvaguardar e valorizar;

Proceder à gestão, recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos intermédios por parte dos serviços produtores, designadamente da Secretaria-Geral do Governo, assegurando a otimização dos custos globais de ocupação e funcionamento e a sua preservação, sempre que esta competência não esteja acometida a outro serviço ou entidade;

Proceder à transferência e substituição de suporte da documentação de arquivo, de acordo com a legislação em vigor e as normas e orientações técnicas preconizadas pela DGLAB;

Garantir a adequada eliminação da documentação de arquivo nos termos fixados pela legislação em vigor e pelas normas e orientações técnicas preconizadas pela DGLAB;

Efetuar a gestão integrada do arquivo intermédio e gerir e disponibilizar o acervo de documentos, nomeadamente da Secretaria-Geral do Governo;

Promover a elaboração e cumprimento de planos de preservação digital.