Portaria n.º 93/2013 — Fixa a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna

Direção de Serviços de Planeamento, Controlo e Inovação;

Direção de Serviços de Gestão de Recursos Financeiros;

Direção de Serviços de Gestão de Recursos Organizacionais;

Direção de Serviços de Assuntos Jurídicos e de Contencioso;

Direção de Serviços de Documentação e Relações Públicas.

Elaborar estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos do Ministério da Administração Interna (MAI), propondo medidas conducentes à sua racionalização e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;

Elaborar e apresentar indicadores de gestão evidenciando as necessidades de recrutamento de pessoal, com base nas necessidades expressas pelas entidades e serviços do MAI;

Acompanhar e avaliar a execução do projeto de centralização de funções e atividades comuns no âmbito do MAI;

Promover a criação de modelos e respetivas ferramentas para a implementação do planeamento estratégico e do respetivo ciclo anual de gestão na SG, no quadro dos processos de avaliação do desempenho dos serviços;

Assegurar a gestão, organizar e coordenar a política de formação e de aperfeiçoamento profissional do pessoal da SG e das entidades e serviços a quem disponibiliza a prestação de serviços comuns (psc) e promover parcerias com as outras entidades e serviços do MAI;

Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissionais, numa perspetiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos e elaborar e executar os planos anuais e plurianuais de formação;

Desenvolver ações de acompanhamento, avaliação e controlo da atividade de gestão, através, nomeadamente, de auditorias de âmbito técnico, ao nível do desempenho e no quadro financeiro, bem como apresentar os respetivos relatórios de execução, recomendando alterações e melhorias e acompanhando a sua introdução;

Assegurar a obtenção e o fornecimento de indicadores de desempenho relevantes para as restantes funções de suporte e avaliar os resultados obtidos em função dos meios disponíveis;

Assegurar a avaliação e o controlo contínuos sobre os níveis de ação interna, implementando e desenvolvendo sistemas de reporte e avaliação transversais;

Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes à promoção, de forma permanente e sistemática, de uma política de inovação e qualidade, divulgando métodos, instrumentos e programas que promovam o recurso a formas inovadoras de organização, gestão e funcionamento, potenciando a melhoria do desempenho global do MAI;

Recolher e divulgar informação relativa a iniciativas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, bem como de projetos e iniciativas cujo objetivo final seja o reconhecimento da qualidade em serviços públicos, fomentando a troca de experiências;

Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais, na área da inovação, modernização e política da qualidade, segundo orientação superior;

Garantir e controlar a publicação dos atos legislativos e administrativos oriundos dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos aos quais presta apoio no âmbito da psc;

Instruir os processos de concessão de passaporte especial;

Apoiar o funcionamento do Conselho da Medalha, instruindo os processos referentes à concessão de mercês honoríficas;

Instruir os processos de aprovação de cartões de identidade a que se refere o n.º 1 do artigo 1.º da Portaria n.º 286/79, de 19 de junho;

Instruir os processos referentes a processos de angariação de receita para fins de beneficência e assistência, ao nível do território do continente, nos termos do Decreto-Lei n.º 87/99, de 19 de março;

Assegurar a receção e o registo da correspondência e demais documentos da SG, procedendo à distribuição interna, sempre que possível com recurso à via eletrónica, de normas e diretivas necessárias ao funcionamento da SG;

Gerir o parque gráfico e os consumíveis necessários, à sua atividade e coordenar a gestão do serviço de reprografia.

Apoiar a definição das principais opções estratégicas em matéria orçamental, assegurando a elaboração do orçamento consolidado do MAI;

Coordenar a elaboração de todos os projetos de orçamentos de funcionamento e de investimento da SG e dos gabinetes dos membros do Governo MAI, bem como das entidades e serviços da psc;

Proceder à elaboração dos instrumentos de planeamento integrado e de investimentos, de acordo com os diplomas programáticos e de opção estratégica do Governo, assegurando a articulação entre os instrumentos de planeamento, de previsão orçamental, de reporte e de prestação de contas, que sejam da sua competência;

Elaborar relatórios de execução financeira e assegurar a prestação anual de contas, garantindo o controlo de gestão financeira da SG e dos gabinetes dos membros do Governo MAI, bem como das entidades e serviços da psc;

Acompanhar e controlar a execução dos orçamentos que forem da responsabilidade de outras entidades e serviços do MAI, propondo, sempre que necessário, medidas corretivas, assegurando a execução orçamental da SG, dos gabinetes dos membros do Governo MAI, bem como das entidades e serviços da psc, praticando e promovendo todos os atos necessários para o efeito;

Recolher e tratar a informação sobre a atividade desenvolvida e os meios financeiros afetos à prossecução das atividades das entidades, serviços e organismos do MAI, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;

Assegurar a execução dos procedimentos contabilísticos relativamente aos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;

Processar e liquidar as despesas autorizadas, bem como, organizar e manter a contabilidade dos orçamentos cuja execução é gerida pela SG;

Organizar a conta anual de gerência da SG e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;

Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;

Conceber, instruir, acompanhar a preparação, a programação e execução nacional anual e plurianual das candidaturas a financiamento, relativamente a fundos comunitários e outros financiamentos internacionais;

Elaborar, submeter a aprovação do Ministro da Administração Interna e manter permanentemente atualizado um plano global dos programas, ações e projetos que, em todas as áreas de intervenção do MAI, possam candidatar-se ou de alguma forma recorrer a formas de financiamento comunitário, no quadro do Quadro de Referência Estratégico Nacional (QREN), do programa quadro «Solidariedade e gestão de fluxos migratórios» ou de quaisquer outros programas comunitários;

Coordenar as candidaturas e a gestão da aplicação dos mesmos fundos pelas forças de segurança e os restantes serviços do MAI;

Garantir a coerência e a complementaridade entre os cofinanciamentos dos fundos e destes com os previstos no âmbito de outros instrumentos financeiros pertinentes, nacionais e comunitários.

Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços do MAI, na respetiva implementação;

Emitir pareceres em matéria de recursos humanos, nomeadamente quanto à criação ou alteração de mapas de pessoal, nos termos legalmente fixados;

Promover e executar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;

Programar e acompanhar as ações de seleção e recrutamento de pessoal;

Assegurar os atos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial que lhe seja afeto, em articulação com a entidade gestora da mobilidade, nos termos legais;

Assegurar o processamento das remunerações, outros abonos e demais prestações complementares do pessoal do mapa da SG, dos gabinetes dos membros do Governo MAI, bem como dos serviços da psc;

Assegurar o registo de assiduidade do pessoal;

Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP 2 e 3 no âmbito da SG e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação dos mencionados níveis do sistema de avaliação no âmbito do MAI;

Elaborar o balanço social da SG, dos serviços da psc e o balanço social consolidado do MAI;

Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais afetos à SG e aos gabinetes dos membros do Governo do MAI, bem como aos serviços da psc;

Executar os procedimentos tendentes à aquisição ou locação de bens e serviços, bem como, desenvolver os processos de negociação, que conduzam à racionalização e diminuição dos encargos;

Preparar, realizar e gerir os contratos de fornecimento bens e serviços, nomeadamente, de locação, de assistência técnica e de manutenção de equipamentos dos gabinetes dos membros do Governo do MAI, da SG e dos serviços da psc;

Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário de bens;

Coordenar a gestão do parque de veículos automóveis da SG e das afetas aos gabinetes dos membros do Governo do MAI;

Assegurar a gestão dos bens correntes dos gabinetes dos membros do Governo do MAI e da SG;

Assegurar as funções fixadas pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro.

Prestar assessoria jurídica aos membros do Governo do MAI, bem como aos demais serviços no âmbito da psc;

Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos de natureza jurídica, que não sejam da competência própria de outro serviço;

Colaborar na elaboração de projetos de diplomas legais, produzindo, quando tal lhe seja determinado, os prévios estudos jurídicos;

Emitir pareceres sobre recursos interpostos para os membros do Governo do MAI e demais serviços no âmbito da psc;

Intervir nos processos contenciosos, que tenham lugar em território nacional e que digam respeito ao MAI, praticando todos os atos processuais nos termos previstos na lei;

Intervir, quando solicitado, em quaisquer processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações, quando para a respetiva instrução se torne necessária a nomeação de pessoa com formação jurídica;

Acompanhar as ações judiciais em que o MAI seja parte e prestar a colaboração que lhe for solicitada pelo Ministério Público;

Propor a difusão pelos serviços das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que se revelem de interesse direto para o MAI.

Recolher, tratar e difundir, sempre que possível com recurso à via eletrónica, a documentação e informação técnica especializada com interesse para as atividades do MAI;

Organizar e manter atualizado o Centro de Documentação da SG, assegurando o tratamento da documentação, através de técnicas documentais automatizadas e gerir a Biblioteca 'on-line';

Identificar e gerir os recursos documentais dos organismos aos quais presta apoio no âmbito da psc;

Promover a organização e gestão de um catálogo coletivo do acervo documental existente nos centros de documentação e bibliotecas dos organismos aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e atividades comuns e a sua disponibilização eletrónica;

Assegurar a ligação e acessos a bases de dados nacionais e estrangeiras, nomeadamente em matéria de legislação;

Editar, divulgar e distribuir as publicações elaboradas na SG ou noutros serviços do MAI;

Organizar e manter o arquivo geral do MAI, com competências sobre toda a documentação de arquivo que deixou de ser de uso corrente e assegurar a sua gestão;

Acautelar a gestão dos arquivos correntes da SG e dos gabinetes dos membros do Governo do MAI;

Estudar e propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar os organismos, aos quais presta apoio no âmbito da psc, no desenvolvimento de planos de classificação;

Elaborar e atualizar em colaboração com os organismos, propostas de portarias de gestão de documentos ou outros instrumentos que legitimem a eliminação de documentos de arquivo, de acordo com a legislação em vigor;

Apoiar tecnicamente os serviços do MAI na conceção e implantação de sistemas de gestão integrada de documentos de arquivo;

Assegurar o serviço de relações públicas do MAI;

Coordenar, em articulação com os demais serviços, as atividades protocolares no âmbito do MAI, organizando os respetivos atos, em especial dos membros do Governo;

Gerir o sistema de tratamento de reclamações;

Realizar e apoiar a organização de congressos, seminários, conferências e outras atividades afins no MAI;

Recolher, tratar e difundir a informação dos órgãos de comunicação social com interesse para as atividades do MAI, em articulação com a assessoria de imprensa dos gabinetes dos membros do Governo, assegurando os contactos e prestando apoio aos órgãos de comunicação social, acompanhando a preparação e difusão dos materiais destinados a publicação, nomeadamente providenciando quanto à distribuição dos textos das intervenções oficiais;

Participar na divulgação das atividades dos serviços do MAI;

Assegurar a receção e atendimento ao público nos edifícios sede do MAI, bem como a receção da correspondência ou documentação diretamente entrada na SG;

Apoiar a estada e visita de missões e delegações estrangeiras ao País quando superiormente solicitado;

Assegurar, quando superiormente solicitado, a inserção da informação relativa aos gabinetes dos membros do Governo do MAI na página eletrónica do Governo;

Assegurar o serviço de expedição da correspondência da SG e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.