Portaria n.º 250/2025/1 — Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções pela…

de 2 de junho

O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza.

O desenvolvimento dos trabalhos, conduzidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, o órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, deu origem à criação de um esquema de metainformação (MIP) e de uma linguagem comum, partilhada e normalizada para representar as funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF). Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF, o órgão de coordenação, desenvolveu uma Lista Consolidada para a gestão das decisões sobre a classificação e avaliação da informação pública. A Lista Consolidada é um referencial assente numa estrutura hierárquica de classes que representam as funções e subfunções, de acordo com a MEF, e os processos de negócio executados por entidades que exerçam funções públicas, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional. Integra as decisões de avaliação, designadamente a determinação de prazos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos finais, aplicados em função da natureza da intervenção das entidades.

As decisões resultam dos projetos de «Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF» e de «Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA)», assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas dando posteriormente origem a diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das entidades aderentes.

As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio. A adoção de critérios mais objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação, subjacente à presente portaria, deve ocorrer numa fase genésica potenciando, deste modo, a gestão contínua dos fluxos informacionais que resultem dos procedimentos internos e externos, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.

A presente portaria regulamenta a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos e recebidos no âmbito das suas atribuições, em qualquer suporte, pela Inspeção-Geral das Atividades Culturais, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados agilizando, deste modo, as funções do arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação da memória coletiva.

Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, manda o Governo, pela Ministra da Cultura, o seguinte:

Artigo 1.º — Objeto

A presente portaria aprova, em anexo, o regulamento de classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação dos documentos da Inspeção-Geral das Atividades Culturais (IGAC), adiante designado por Regulamento de Informação Arquivística, e a respetiva tabela de seleção.

Artigo 2.º — Norma revogatória

É revogada a Portaria n.º 1039/2005, de 12 de outubro.

Artigo 3.º — Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 30.º dia após a sua publicação.

A Ministra da Cultura, Dalila Rodrigues, em 27 de maio de 2025.

ANEXO I — Regulamento de Informação Arquivística da Inspeção-Geral das Atividades Culturais

CAPÍTULO I — DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º — Objeto

O presente regulamento define as regras de classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação dos documentos produzidos e recebidos, em qualquer suporte, pela Inspeção-Geral das Atividades Culturais (IGAC), no âmbito das suas atribuições e competências, adiante designada por informação.

Artigo 2.º — Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

ii) Data do início do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;

iii) Data de emissão do título - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;

iv) Data da conclusão do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;

vi) Data da extinção da entidade sobre que recai o procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, incluindo pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades;

vii) Data de extinção do direito sobre o bem - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo cessar do direito, que não implica a extinção da entidade, por alienação, abate ou desaparecimento do bem, venda de imóveis, cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência;

aa) Processo transversal - o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;

bb) Processo documental - a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;

cc) Registo - a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;

dd) Relatório de avaliação - dispositivo legal destinado à avaliação da documentação acumulada;

ee) Seleção - a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, a qual é operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;

ff) Sistema de informação - o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;

gg) Tabela de seleção - o instrumento integrado em dispositivo legal, derivado da Lista Consolidada, de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;

hh) Tipologia de ocorrências - a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências (agregações simples) que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação, permitindo a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio, bem como a constituição de agregações compostas que agrupam ocorrências com idêntica especificidade funcional;

ii) Título - a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação fixada na tabela de seleção.

Artigo 3.º — Sistemas de informação

1 - A IGAC adota um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.

2 - Os sistemas de informação, adiante designados por SI, implementados na IGAC devem assegurar a fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade à informação a longo prazo.

Artigo 4.º — Plano de preservação digital

1 - Para efeitos do disposto no n.º 2 do artigo anterior, a IGAC submete o plano de preservação digital à aprovação do respetivo órgão de coordenação.

2 - Para efeitos do disposto no n.º 1, o órgão de coordenação disponibiliza à IGAC o modelo de plano e define as respetivas orientações.

Artigo 5.º — Acompanhamento da implementação e execução

1 - O órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos acompanha a implementação do presente regulamento em todas as fases.

2 - Sempre que necessário parecer obrigatório prévio ou autorização do órgão de coordenação a IGAC submete o pedido, por escrito, devidamente fundamentado.

CAPÍTULO II — GESTÃO DE INFORMAÇÃO

Artigo 6.º — Atividades da gestão de informação

Para efeitos do presente regulamento são consideradas no âmbito da gestão de informação as seguintes atividades e operações:

Artigo 7.º — Registo

1 - Os documentos e agregações produzidos no exercício das funções, materializados em suporte analógico ou digital, devem ser integrados e registados em SI.

2 - A classificação e a avaliação são elementos descritivos obrigatórios da atividade de registo.

Artigo 8.º — Classificação

1 - A classificação de documentos e agregações está associada à sua avaliação e integra a tabela de seleção, adiante designada por tabela, que constitui o anexo ii, cujos dados são específicos e inalteráveis.

2 - A classificação é funcional, com uma estrutura constituída por quatro níveis, que representam funções (1.º), subfunções (2.º), processos de negócio (3.º) e, quando aplicável, subdivisão de processos de negócio (4.º).

3 - As decisões de classificação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos fixados na tabela:

4 - A classificação de documentos e agregações procedem-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer ao 4.º nível, sempre que previsto na tabela a subdivisão do processo de negócio para efeitos de avaliação, nos termos do disposto no n.º 4 do artigo 9.º

5 - Fica vedada a criação de novos níveis de classificação para além dos previstos no n.º 2 e a inclusão de novos processos de negócio, salvo através do disposto no artigo 21.º

6 - Para auxiliar a gestão operacional de processos de negócio com distintas formas de materialização está prevista a existência de tipologias de ocorrência, que não constitui um nível de classificação.

7 - Para efeitos do disposto no número anterior, a IGAC, aquando da implementação da tabela no SI, define as tipologias de ocorrência com o apoio do órgão de coordenação.

Artigo 9.º — Avaliação

1 - As decisões de avaliação expressas na tabela enquadram-se numa perspetiva suprainstitucional e aplicam-se a documentos e agregações.

2 - A avaliação de documentos e agregações está associada à sua classificação e integra a tabela anexa, cujos dados são específicos e inalteráveis.

3 - A avaliação de documentos e agregações procede-se, em regra, ao 3.º nível, podendo ocorrer ao 4.º nível, sempre que estiver prevista na tabela anexa a subdivisão do processo de negócio.

4 - A cada 4.º nível corresponde um conjunto de atividades diferentes, sendo definido para cada conjunto um prazo ou destino final distinto, em razão da adoção de uma metodologia relacional intraprocessual, no respeito de princípios e critérios da avaliação.

5 - As decisões de avaliação encontram-se expressas nos seguintes elementos informativos fixados na tabela, com as respetivas designações indicadas em cabeçalho:

6 - Ficam vedadas à IGAC, sem a recolha prévia de parecer obrigatório e vinculativo do órgão de coordenação mediante submissão de proposta devidamente fundamentada, as seguintes operações:

7 - As tipologias de ocorrência a que alude os n.^os6 e 7 do artigo 8.º devem respeitar as decisões definidas para a avaliação do respetivo processo de negócio expressas nos termos do disposto no n.º 5.

8 - Após solicitação da IGAC, compete ao órgão de coordenação indicar os mecanismos adequados para a avaliação da informação produzida e acumulada no período compreendido entre a data de entrada em vigor do presente regulamento e a implementação da tabela no SI.

9 - A avaliação da informação produzida e acumulada deve ser objeto de relatório de avaliação de documentação acumulada, elaborado e submetido ao órgão de coordenação nos termos vigentes, para a recolha de parecer obrigatório e vinculativo, ficando vedada a eliminação de qualquer documentação acumulada antes da comunicação da decisão por parte do organismo supramencionado.

Artigo 10.º — Aplicação do prazo de conservação administrativa

1 - A aplicação do prazo de conservação administrativa constitui uma operação da atividade de seleção.

2 - O cumprimento do prazo de conservação administrativa determinado na tabela é obrigatório.

3 - O prazo de conservação administrativa suspende-se sempre que for instaurado processo que requeira para obtenção de prova de infração ou ilícito o uso desses documentos e agregações, passando os mesmos a estar subordinados aos termos e prazos estabelecidos na lei para que concorrem.

4 - A suspensão prevista no número anterior cessa logo que finda a necessidade de uso, sendo imediatamente retomada a contagem do prazo de conservação administrativa expresso na tabela.

5 - O início da contagem do prazo de conservação administrativa deve respeitar a forma de contagem do prazo expressa na tabela, nos termos do artigo 11.º

Artigo 11.º — Aplicação da forma de contagem do prazo

1 - A aplicação da forma de contagem do prazo constitui uma operação da atividade de seleção.

2 - Para a aplicação do disposto no n.º 5 do artigo 10.º, a cada forma de contagem de prazo de conservação administrativa identificada corresponde um conjunto alfanumérico predefinido, constituído pelas letras «FCP», inicial do termo «forma», e um conjunto de dois dígitos, expresso na tabela.

3 - A forma de contagem de prazo identificada para cada processo de negócio executado pela Administração Pública encontra-se publicitada na Lista Consolidada, prevista nos termos do artigo 20.º

4 - Constam da tabela as formas de contagem de prazo utilizadas nos processos de negócio executados pela IGAC, conforme abaixo indicado:

5 - A forma de contagem de prazo prevista na alínea a) do número anterior é complementada pelas datas que determinam o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixado na tabela.

6 - As datas a que alude o número anterior estão identificadas através de um algarismo que complementa o código alfanumérico atribuído a cada forma de contagem do prazo, separado por ponto, conforme abaixo indicado:

7 - Sempre que as formas de contagem de prazos estipuladas na alínea d) do n.º 4 não forem aplicáveis, por não se iniciar o período de vigência, compete à IGAC proceder ao encerramento das agregações, em conformidade com o código do procedimento administrativo, dando início à contagem do prazo de conservação administrativa.

Artigo 12.º — Aplicação do destino final

1 - A aplicação do destino final constitui uma operação da atividade de seleção.

2 - O destino final aplica-se após o cumprimento do prazo de conservação administrativa, podendo ser de conservação «C», de conservação parcial por amostragem «CP» ou de eliminação «E».

3 - A aplicação do destino final decorre da natureza da intervenção da IGAC expressa na tabela nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».

4 - Sempre que a IGAC se encontre na condição de dono compete-lhes a aplicação do destino final expresso na tabela.

5 - Sempre que a IGAC se encontre na condição de participante é permitido proceder à eliminação de agregações, dado não as deter na sua completude.

6 - Sempre que a IGAC se encontre na condição de dono e, simultaneamente, de participante devem especificar no SI ao nível das tipologias de ocorrência ou das agregações a natureza da sua intervenção.

7 - A intervenção na condição de dono e de participante não pode coexistir na mesma agregação.

8 - A operacionalização a que alude o n.º 6 pode realizar-se, entre outras, das seguintes formas:

9 - Os processos de negócio transversais em que a IGAC se encontre na condição de dono ou de participante ou, simultaneamente de dono e participante estão identificados por meio de «x» nas colunas intituladas «Dono do processo» e «Participante no processo».

10 - Fica vedada ao participante a eliminação de documentos e agregações de processos de negócio transversais, sem a recolha prévia de parecer obrigatório e vinculativo do órgão de coordenação.

11 - A recolha de amostra para a aplicação do destino final de conservação parcial por amostragem deve respeitar o critério aleatório, de acordo com as orientações técnicas publicitadas pelo órgão de coordenação.

Artigo 13.º — Eliminação

1 - A eliminação de documentos e agregações expressos na tabela é superintendida pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável.

2 - A eliminação de documentos e agregações pela IGAC aplica-se conjugando a condição de dono e de participante com o destino final atribuído às classes de 3.º ou 4.º nível.

3 - O dono elimina os documentos e agregações relativos a:

4 - O participante elimina os documentos e agregações relativos a:

5 - A eliminação de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:

6 - Fica vedada a eliminação de documentos e agregações que não estejam expressos na tabela.

7 - A eliminação de documentos ou agregações antes do cumprimento do prazo de conservação administrativa é permitida, desde que assegurada a substituição de suporte nos termos do artigo 16.º

8 - A decisão sobre a forma de destruição deve atender a critérios de segurança, confidencialidade e racionalidade de meios e custos, devendo ocorrer regularmente.

Artigo 14.º — Entrega

1 - A entrega de documentos e agregações é superintendida pelo serviço responsável pela gestão da informação ou pelo serviço de arquivo, conforme aplicável.

2 - A entrega de documentos e agregações entre espaços de armazenamento ou repositórios pode ou não implicar a alteração de responsabilidade ou de propriedade.

3 - A entrega de documentos e agregações deve obedecer às seguintes formalidades:

4 - As entregas devem ser efetuadas de acordo com a calendarização estabelecida pela IGAC, desde que não contrarie o preceituado nos números anteriores e não afete a integridade dos documentos e agregações.

Artigo 15.º — Transferência de suporte

1 - A transferência de suporte que consista na reprodução de documentos, destituída de valor probatório, pode ser realizada como forma de salvaguarda e preservação de documentos e agregações originais e com o objetivo da sua comunicação interna e externa.

2 - O cumprimento do disposto no número anterior deve processar-se de acordo com as indicações propostas pelo órgão de coordenação, atendendo às normas técnicas em vigor e a critérios de racionalidade de meios e custos.

Artigo 16.º — Substituição de suporte analógico

1 - A substituição de suporte analógico deve prever a manutenção da força probatória do original através da salvaguarda da sua autenticidade e integridade, em conformidade com as normas técnicas e a legislação em vigor, cabendo ao órgão de coordenação assegurar previamente o acompanhamento da sua conformidade.

2 - A substituição de suporte de documentos e agregações de conservação permanente é sujeita a autorização prévia do órgão de coordenação mediante proposta devidamente fundamentada.

CAPÍTULO III — ELEMENTOS INFORMATIVOS DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE INFORMAÇÃO

Artigo 17.º — Auto de eliminação

1 - Para efeitos de autenticação, identificação e controlo dos documentos e agregações a eliminar, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de eliminação, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:

2 - A zona de autenticação para efeitos de identificação, autenticação e legitimação do auto de eliminação deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

3 - A zona de identificação e controlo global deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

4 - A zona de identificação e controlo da classe deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

5 - A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

6 - A IGAC pode criar o auto de eliminação, desde que preveja os elementos informativos expressos nos números anteriores ou, em alternativa, adotar o modelo proposto e disponibilizado pelo órgão de coordenação.

Artigo 18.º — Auto de entrega

1 - O auto de entrega deve prever os elementos informativos relativos à remessa de documentos e agregações, expressos num único instrumento de gestão da informação.

2 - Para efeitos de autenticação, identificação e controlo dos documentos e agregações a remeter, deverão ser previstas as seguintes zonas no auto de entrega, estabelecendo entre si uma relação hierárquica:

3 - A zona de autenticação para efeitos de identificação, autenticação e legitimação do auto de entrega deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

4 - A zona de identificação e controlo global deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

5 - A zona de identificação e controlo da classe deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

6 - A zona de identificação e controlo das agregações deverá prever os elementos informativos abaixo indicados:

7 - A IGAC pode criar o auto de entrega, desde que preveja os elementos informativos expressos nos números anteriores, ou, em alternativa, adotar o modelo proposto e disponibilizado pelo órgão de coordenação.

8 - O auto de entrega aplicado à documentação objeto de incorporação obrigatória no Arquivo Nacional e nos arquivos dependentes poderá ser complementado com outros elementos informativos solicitados pela entidade destinatária.

CAPÍTULO IV — GESTÃO DA TABELA DE SELEÇÃO

Artigo 19.º — Tabela de seleção

1 - A tabela anexa respeita o referencial Lista Consolidada, nos termos dos artigos 20.º e 21.º consideradas as classes relativas aos processos de negócio e de suporte da atividade da IGAC de acordo com as respetivas atribuições e competências.

2 - A atualização da tabela anexa pode ocorrer:

3 - A atualização da tabela anexa decorre da revisão do presente regulamento, nos termos do artigo 27.º

Artigo 20.º — Lista Consolidada

1 - A Lista Consolidada é um referencial de classificação documental, cuja gestão, atualização e a publicitação é da responsabilidade do órgão de coordenação.

2 - Sempre que se proceda à inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio nos termos do artigo 21.º, estes podem ser utilizados em SI a partir do momento da sua publicitação na Lista Consolidada.

3 - Fica vedada a eliminação de documentos e agregações relativos a processos de negócio expressos na Lista Consolidada até que estes estejam fixados em regulamento aplicável à IGAC.

4 - A atualização da Lista Consolidada a que alude o n.º 2 precede, obrigatoriamente, à formalização que decorre da revisão do presente regulamento, nos termos do artigo 27.º

Artigo 21.º — Submissão e integração de proposta na Lista Consolidada

1 - Compete à IGAC elaborar e submeter proposta legalmente fundamentada sobre a inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na Lista Consolidada.

2 - Compete ao órgão de coordenação proceder à integração das propostas de inclusão, alteração, ativação ou desativação de processos de negócio na Lista Consolidada, correspondendo este ato administrativo à aprovação da mesma.

3 - Para efeito do disposto nos números anteriores, devem ser respeitadas as orientações técnicas publicitadas pelo órgão de coordenação.

CAPÍTULO V — DA TUTELA ADMINISTRATIVA, PENAL E CONTRAORDENACIONAL

Artigo 22.º — Fiscalização e verificação interna

1 - Compete ao órgão de coordenação fiscalizar o cumprimento do disposto no presente regulamento através de auditorias ou outras atividades estipuladas na legislação em vigor.

2 - Sem prejuízo do estipulado no número anterior, compete à IGAC a realização regular de verificações de conformidade com o disposto no presente regulamento.

Artigo 23.º — Previsão penal e contraordenacional

1 - Aos crimes praticados contra o património arquivístico, designadamente os de furto, roubo ou dano, aplicam-se as disposições previstas na lei penal, com as especificidades constantes na legislação em matéria de proteção dos bens culturais e do regime geral dos arquivos e do património arquivístico.

2 - Verificando-se os factos culposos do número anterior, são aplicáveis as coimas para as contraordenações legalmente previstas.

Artigo 24.º — Sanções acessórias

Em função da gravidade da contraordenação e da culpa do agente, são aplicáveis as sanções acessórias legalmente previstas.

Artigo 25.º — Competência para o procedimento contraordenacional e sancionatório

Compete ao órgão de coordenação processar as contraordenações e aplicar as respetivas coimas e sanções acessórias legalmente previstas.

CAPÍTULO VI — DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 26.º — Aplicação no tempo e produção de efeitos

1 - O presente regulamento é aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor.

2 - O presente regulamento não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor, com exceção da informação produzida em data anterior à da sua entrada em vigor objeto de classificação com base em plano conforme à Lista Consolidada, uma vez salvaguardada a necessária correspondência entre códigos.

Artigo 27.º — Revisão

Sempre que se verifiquem quaisquer alterações significativas, designadamente quanto à inclusão, alteração ou exclusão de processos de negócio, que decorram de alteração das atribuições ou competências cometidas à IGAC, é o presente regulamento revisto, bem como atualizada a tabela anexa.

ANEXO II — Tabela de seleção

(conforme disposto no artigo 8.º, n.º 1, do Regulamento de Informação Arquivística da IGAC)