Resolução da Assembleia da República n.º 195/2026 — Aprova a Convenção da Organização Internacional do Trabalho n.º 185, que procede à revisão da Convenção sobre os…

2 - A verificação e todas as averiguações e formalidades conexas necessárias para assegurar que o marítimo cuja entrada é solicitada nos termos dos n.^os3 a 6 ou dos n.^os7 a 9 supramencionados é titular de um documento de identificação de marítimo emitido em conformidade com os requisitos da presente Convenção não deve acarretar qualquer custo para o marítimo ou o armador.

Autorização para ir a terra

3 - A verificação e os eventuais inquéritos e formalidades conexos referidos no n.º 2, devem ser efetuados com a maior brevidade possível, desde que as autoridades competentes tenham recebido previamente, num prazo razoável, a comunicação da chegada do titular. A comunicação da chegada do titular deve incluir os elementos referidos na secção 1 do anexo ii.

4 - Todo o Membro para o qual a presente Convenção esteja em vigor deve autorizar, com a brevidade possível e a menos que haja motivos evidentes para duvidar da autenticidade do documento de identificação dos marítimos, a entrada no seu território de qualquer marítimo que esteja na posse de um documento de identificação dos marítimos válido, quando a entrada for solicitada para uma licença temporária para ir a terra durante a escala do navio.

5 - Essa entrada é autorizada desde que tenham sido cumpridas as formalidades à chegada do navio e que as autoridades competentes não tenham motivos para recusar a autorização de desembarque por razões de saúde pública, segurança pública, ordem pública ou segurança nacional.

6 - Os marítimos não são obrigados a possuir um visto para serem autorizados a ir a terra. Qualquer Membro que não esteja em condições de cumprir plenamente esta exigência deve assegurar que a legislação ou prática aplicável preveja disposições equivalentes.

Trânsito e transferência

7 - Para Todo o Membro para o qual a presente Convenção esteja em vigor deve, igualmente, autorizar, com a brevidade possível, a entrada no seu território a qualquer marítimo que possua um documento de identificação dos marítimos válido, juntamente com um passaporte, sempre que essa entrada for solicitada com o propósito de:

8 - Essa entrada é autorizada, a menos que haja motivos evidentes para duvidar da autenticidade do documento de identificação dos marítimos, desde que as autoridades competentes não tenham motivos para recusar a entrada por razões de saúde pública, segurança pública, ordem pública ou segurança nacional.

9 - Antes de autorizar a entrada no seu território com base em qualquer um dos motivos enumerados no n.º 7, qualquer Membro pode exigir provas satisfatórias, incluindo provas escritas da intenção do marítimo e da sua capacidade de a realizar. O Membro pode também limitar a estada do marítimo a um período considerado razoável à luz do objetivo acima referido.

Artigo 7.º — Posse contínua e suspensão ou retirada

1 - O documento de identificação dos marítimos deve permanecer na posse do marítimo a todo o momento, exceto se estiver à guarda do comandante do navio em causa, com o consentimento escrito do marítimo.

2 - O documento de identificação dos marítimos é prontamente retirado pelo Estado emissor se for constatado que o marítimo deixou de preencher os requisitos para emissão nos termos da presente Convenção. Os procedimentos para a suspensão ou retirada dos documentos de identificação dos marítimos devem ser elaborados em consulta com as organizações representativas dos armadores e dos marítimos e incluir procedimentos de recurso administrativo.

Artigo 8.º — Alteração dos anexos

1 - Sem prejuízo das disposições relevantes da presente Convenção, a Conferência Internacional do Trabalho, atuando em conformidade com o parecer de um órgão marítimo tripartido da Organização Internacional do Trabalho devidamente constituído, pode alterar os anexos da Convenção. É necessária uma maioria de dois terços dos votos dos delegados presentes na Conferência, incluindo pelo menos metade dos Membros da Organização que tenham ratificado a presente Convenção.

2 - Todo o Membro que tenha ratificado a presente Convenção pode, no prazo de seis meses após a data de adoção da alteração, notificar por escrito o diretor-geral de que a alteração não entrará em vigor para esse Membro ou entrará em vigor numa data posterior, mediante notificação escrita.

Artigo 9.º — Disposições transitórias

Todo o Membro que seja parte na Convenção relativa aos documentos de identificação dos marítimos de 1958 e que tome medidas, nos termos do artigo 19.º da Constituição da Organização Internacional do Trabalho, para ratificar a presente Convenção, poderá notificar o diretor-geral da sua intenção de aplicar a Convenção a título provisório. Um documento de identificação dos marítimos emitido por esse Membro será tratado, para efeitos da presente Convenção, como um documento de identificação dos marítimos emitido em conformidade com a presente Convenção, desde que sejam cumpridas as disposições dos artigos 2.º a 5.º da presente Convenção e que o Membro em causa aceite documentos de identificação dos marítimos emitidos em conformidade com a presente Convenção.

Disposições finais

Artigo 10.º

A presente Convenção revê a Convenção relativa aos documentos de identificação dos marítimos, de 1958.

Artigo 11.º

As ratificações formais da presente Convenção serão comunicadas ao diretor-geral do Secretariado Internacional do Trabalho e por ele registadas.

Artigo 12.º

1 - A presente Convenção vincula apenas os Membros da Organização Internacional do Trabalho cuja ratificação tenha sido registada pelo diretor-geral do Secretariado Internacional do Trabalho.

2 - A Convenção entra em vigor seis meses após a data em que as ratificações de dois Membros tenham sido registadas pelo diretor-geral.

3 - Posteriormente, a presente Convenção entra em vigor para cada Membro seis meses após a data de registo da sua ratificação.

Artigo 13.º

1 - Todo o Membro que tenha ratificado a presente Convenção pode denunciá-la decorrido um período de 10 anos, após a data de entrada em vigor inicial da Convenção, mediante comunicação ao diretor-geral do Secretariado Internacional do Trabalho para efeitos de registo. A denúncia apenas produz efeitos um ano após ter sido registada.

2 - Todo o Membro que tenha ratificado a presente Convenção e que no prazo de 1 ano após o termo do período de 10 anos estipulado no número anterior, não faça uso da faculdade de denúncia prevista no presente artigo, fica vinculado por um novo período de 10 anos e poderá, posteriormente, denunciar a presente Convenção no termo de cada novo período de 10 anos, nas condições previstas no presente artigo.

Artigo 14.º

1 - O diretor-geral notifica todos os Membros do registo de todas as ratificações, declarações e atos de denúncia que lhe sejam comunicados pelos Membros.

2 - Ao notificar os Membros do registo da segunda ratificação da presente convenção, o diretor-geral chamará a atenção dos Membros para a data em que a Convenção entrará em vigor.

3 - O diretor-geral notifica todos os Membros do registo de quaisquer alterações aos anexos adotadas nos termos do artigo 8.º, assim como das notificações que lhes digam respeito.

Artigo 15.º

O diretor-geral do Secretariado Internacional do Trabalho comunica ao Secretário-Geral das Nações Unidas, para efeitos de registo, nos termos do artigo 102.º da Carta das Nações Unidas, informações completas de todas as ratificações, declarações e denúncias registadas nos termos dos artigos anteriores.

Artigo 16.º

Sempre que julgar necessário, o conselho de administração do Secretariado Internacional do Trabalho apresentará à Conferência Geral um relatório sobre a aplicação da presente Convenção e examina a conveniência de inscrever, na ordem de trabalhos da Conferência, a questão da sua revisão total ou parcial, tendo igualmente em conta o disposto no artigo 8.º

Artigo 17.º

1 - Se a Conferência adotar uma nova convenção para rever no todo ou em parte a presente Convenção, e salvo disposição em contrário da nova convenção:

2 - A presente Convenção permanece, em todo o caso, em vigor na sua forma e conteúdo atual para os Membros que a tenham ratificado e que não ratifiquem a convenção de revisão.

Artigo 18.º

As versões inglesa e francesa do texto da presente Convenção fazem igualmente fé.

ANEXO I — Modelo do documento de identificação dos marítimos

1 - Sob reserva dos requisitos obrigatórios do artigo 3.º da presente Convenção, o documento de identificação dos marítimos (DIM), cuja forma e conteúdo são a seguir indicados, deverá estar em conformidade - no que respeita aos materiais utilizados no seu fabrico e à apresentação e armazenamento dos dados nele contidos - com os requisitos obrigatórios para os documentos de viagem estabelecidos no documento n.º 9303 da Organização da Aviação Civil Internacional (OACI) relativo aos documentos de viagem de leitura ótica, tendo devidamente em conta as recomendações ou orientações contidas nesse documento.

2 - A expressão «documento n.º 9303» designa o texto publicado pela OACI na sua sétima edição (2015), com as alterações que lhe venham a ser introduzidas posteriormente, em conformidade com os procedimentos da OACI na matéria. As referências, no presente anexo às disposições específicas do documento n.º 9303 dizem respeito à sétima edição desse documento, mas devem igualmente ser entendidas como referências às disposições correspondentes de qualquer edição posterior. O diretor-geral do Secretariado Internacional do Trabalho pode, periodicamente, a pedido do conselho de administração, elaborar orientações para os Membros sobre disposições específicas do documento n.º 9303 que devam ser tidas em conta.

3 - O DIM é um documento de identidade eletrónico de leitura ótica com as características físicas definidas na secção 2 da parte 3 do documento n.º 9303 relativo às especificações comuns para todos os documentos de viagem de leitura ótica. A impressão e o tipo de letra utilizados na zona de inspeção visual e na zona de leitura ótica devem estar em conformidade com as especificações das secções 3 e 4 da parte 3 do documento n.º 9303, respetivamente.

4 - O DIM contém um circuito integrado sem contacto, com uma capacidade de armazenamento de dados de, pelo menos, 32 kilobytes, codificados e assinados digitalmente em conformidade com as partes 9, 10, 11 e 12 do documento n.º 9303. O circuito integrado sem contacto cumpre todos os requisitos da estrutura lógica de dados (LDS) estabelecida na parte 10 do documento n.º 9303, mas contém apenas os dados nela indicados como obrigatórios. A confidencialidade dos dados do marítimo armazenados no circuito integrado sem contacto é protegida por um mecanismo de controlo do acesso, conforme os requisitos da parte 11 do documento n.º 9303. Os dados armazenados no LDS limitam-se aos metadados e ficheiros necessários para a utilização do circuito integrado e dos seus dispositivos de segurança, bem como aos seguintes elementos, que já são visíveis e, por conseguinte, podem ser examinados visualmente, nas zonas de inspeção visual e de leitura ótica do DIM:

5 - O DIM está protegido contra alterações, substituições fotográficas ou outras manipulações fraudulentas, cumprindo os requisitos da parte 2 do documento n.º 9303 relativa às especificações de segurança da conceção, fabrico e emissão de documentos de viagem de leitura ótica. Deve ser protegido por, pelo menos, três dos dispositivos de segurança física enumerados no anexo A da parte 2 do documento n.º 9303. Exemplos destes dispositivos de segurança física são:

• Elementos oticamente variáveis¹ no substrato ou laminado do DIM;

• Elementos tácteis² no suporte de identificação;

• Elementos de perfuração a laser³ no substrato;

• Padrão guilhoché bicolor⁴ no fundo da identificação;

• Texto micro impresso⁵ no fundo do documento;

• Tinta fluorescente sob luz ultravioleta;

• Tinta com propriedades oticamente variáveis;

• Imagem esteganográfica⁶ incorporada no documento de identidade.

6 - Os elementos de dados a incluir no documento de identificação do marítimo, e a sua localização nos vários campos descritos no documento n.º 9303, são indicados a seguir, o DIM não deve conter quaisquer outras informações:

7 - Os seguintes elementos de dados adicionais estão contidos apenas em documentos de formato TD3:

¹ Um elemento oticamente variável é uma imagem ou elemento que varia de aspeto (cor ou padrão) consoante o ângulo de visão ou a iluminação.

² Um elemento tátil é um elemento da superfície que confere ao documento uma «sensação» particular.

³ A perfuração a laser é um processo que utiliza lasers para criar números, texto ou imagens através da perfuração do suporte.

⁴ Um padrão de guilhoché é um padrão contínuo de linhas finas, normalmente gerado por computador e que forma uma imagem única que só pode ser reproduzida com exatidão acedendo ao hardware, software e definições utilizados para criar o desenho original.

⁵ A microimpressão consiste na impressão de texto ou símbolos mais pequenos do que 0,25 mm/0,7 pica points.

⁶ A esteganografia é a utilização de uma imagem ou informação codificada ou escondida numa imagem visual primária.

ANEXO II — Base de dados eletrónica

As informações a fornecer para cada registo na base de dados eletrónica a manter atualizada por cada Membro, em conformidade com os n.^os1, 2, 6 e 7 do artigo 4.º da presente Convenção, devem limitar-se aos seguintes elementos:

SECÇÃO 1

1 - Estado emissor, conforme indicado na zona de inspeção visual do documento de identificação do marítimo (DIM).

2 - Nome completo do marítimo, tal como registado na zona de inspeção visual do DIM.

3 - Número único de documento de nove carateres atribuído ao DIM.

4 - Data de caducidade, de suspensão ou de retirada do DIM, indicada no formato DDbMMbAAAA, com o símbolo «b» a indicar um espaço em branco (por exemplo, 31 05 2019).

SECÇÃO 2

1 - Imagem facial comprimida do marítimo, tal como armazenada no circuito integrado sem contacto do DIM.

2 - Fotografia do marítimo, impressa na zona de inspeção visual do DIM.

3 - Informações sobre todos os pedidos de esclarecimentos relativos ao DIM.

ANEXO III — Requisitos e procedimentos e práticas recomendados para a emissão de documentos de identificação dos marítimos

O presente anexo estabelece os requisitos mínimos relativos aos procedimentos a adotar por cada Membro, em conformidade com o artigo 5.º da presente Convenção, para a emissão de documentos de identificação dos marítimos (DIM), incluindo os procedimentos de controlo de qualidade.

A Parte A enumera os resultados obrigatórios que cada Membro deve alcançar, no mínimo, após a aplicação de um sistema de entrega do DIM.

A Parte B recomenda os procedimentos e práticas para alcançar estes resultados. Os Membros devem tê-los plenamente em conta, mas não são obrigatórios.

Não obstante o acima exposto, cada Membro deve cumprir todos os requisitos obrigatórios relevantes do documento n.º 9303 da Organização da Aviação Civil Internacional (OACI). Por «documento n.º 9303» entende-se o texto publicado pela OACI na sua sétima edição (2015), e que poderá ser posteriormente alterado em conformidade com os procedimentos da OACI nesta matéria. Os Membros também devem ter plenamente em conta as recomendações ou orientações pertinentes contidas no documento n.º 9303, nomeadamente na parte 2 do mesmo e nos seus anexos.

Parte A - Resultados obrigatórios

1 - Produção e entrega de DIM em branco.

São criados processos e procedimentos para garantir a segurança necessária ao fabrico e entrega de DIM em branco, salientando os elementos seguintes:

2 - Custódia, manuseamento e responsabilidade dos DIM em branco ou preenchidos.

São criados processos e procedimentos para garantir a segurança necessária para a custódia, manuseamento e a responsabilidade dos DIM em branco ou preenchidos, incluindo os seguintes elementos:

3 - Processamento dos pedidos; suspensão ou retirada dos DIM; procedimentos de recurso.

São criados processos e procedimentos para garantir a segurança necessária ao tratamento dos pedidos, à criação dos DIM personalizados a partir de DIM em branco pela autoridade e unidade responsável pela sua criação, e à sua entrega:

ii) Prova da identidade do requerente, em conformidade com as leis e práticas do Estado emissor;

iii) Prova de nacionalidade ou de residência permanente;

iv) Prova de que o requerente é um marítimo na aceção do artigo 1.º;

vi) Verificação de que o requerente não representa uma ameaça para a segurança, no respeito dos direitos e liberdades fundamentais consagrados nos instrumentos internacionais;

ii) Os dados do requerente, a fotografia, a assinatura e as características biométricas correspondem ao requerente;

iii) Os dados, a fotografia, a assinatura e as características biométricas do requerente estão relacionados com o pedido de documento durante todo o processamento, emissão e entrega do DIM;

4 - Funcionamento, segurança e atualização da base de dados.

São criados processos e procedimentos para garantir a segurança necessária ao funcionamento e manutenção da base de dados, incluindo os seguintes:

ii) O direito de aceder aos dados que lhes dizem respeito e de obter a correção de eventuais erros em tempo útil.

5 - Controlo de qualidade dos procedimentos e avaliações periódicas.

ii) À custódia e ao tratamento dos DIM em branco, anulados e personalizados, bem como a responsabilidade por esses documentos;

iii) Ao tratamento dos pedidos e à criação do DIM personalizado a partir do DIM em branco pela autoridade e pela unidade encarregada de os criar e entregar;

iv) Ao funcionamento, segurança e atualização da base de dados;

Parte B - Procedimentos e práticas recomendados

1 - Produção e entrega dos DIM em branco.

1.1 - Por razões de segurança e de uniformidade dos DIM, a autoridade competente deve escolher uma fonte eficiente para o fabrico dos documentos em branco a emitir pelo Estado-Membro em causa.

1.2 - Se os documentos em branco forem fabricados nas instalações da autoridade emissora, aplicam-se as disposições da secção 2.2 infra.

1.3 - Se for escolhida uma empresa externa, a autoridade competente deve:

1.3.1 - Verificar se a empresa tem todas as garantias de integridade, estabilidade financeira e fiabilidade;

1.3.2 - Exigir que a empresa designe todos os empregados que estarão envolvidos na produção dos documentos em branco;

1.3.3 - Exigir que a empresa forneça provas de que dispõe de sistemas adequados para garantir a fiabilidade, honestidade e lealdade dos seus trabalhadores designados e que proporciona a cada um deles um meio de subsistência adequado e uma segurança de emprego apropriada;

1.3.4 - Celebrar um contrato escrito com a empresa que, sem prejuízo das responsabilidades próprias da autoridade em relação aos DIM, deverá, nomeadamente, estabelecer as especificações e instruções referidas na secção 1.5 infra e exigir a empresa a:

1.3.4.1 - Garantir que apenas os funcionários designados, sujeitos a uma obrigação de confidencialidade rigorosa, participam na produção dos documentos em branco;

1.3.4.2 - Tomar todas as medidas de segurança necessárias para o transporte dos documentos em branco das suas instalações para as instalações da autoridade emissora. A autoridade emissora não pode ser eximida da sua responsabilidade pelo facto de não ser negligente a este respeito;

1.3.4.3 - Acompanhar cada remessa com um registo preciso do seu conteúdo; este registo deve especificar, nomeadamente, os números de referência dos DIM de cada lote;

1.3.5 - Garantir que o contrato inclua uma cláusula que preveja a continuação da execução no caso de o adjudicatário não poder concluir o contrato;

1.3.6 - Verificar, antes de assinar o contrato, se a empresa dispõe dos meios necessários para cumprir adequadamente todas as obrigações acima referidas.

1.4 - Se os documentos em branco forem fornecidos por uma autoridade ou empresa situada fora do território do Estado-Membro, a autoridade competente do Estado-Membro pode mandatar uma autoridade adequada do país estrangeiro para assegurar o cumprimento dos requisitos recomendados na presente secção.

1.5 - A autoridade competente deve, nomeadamente:

1.5.1 - Estabelecer especificações pormenorizadas para todos os materiais a utilizar no fabrico dos documentos em branco; estes materiais devem estar em conformidade com as características gerais estabelecidas no anexo i da Convenção;

1.5.2 - Estabelecer especificações exatas para a forma e o conteúdo dos espaços em branco, tal como previsto no anexo i;

1.5.3 - Assegurar que as especificações garantem a coerência na impressão dos documentos em branco, caso sejam posteriormente utilizadas diferentes impressoras para a impressão;

1.5.4 - Dar instruções claras para a produção de um número de documento único a ser impresso em cada documento em branco de forma sequencial, em conformidade com o anexo i;

1.5.5 - Estabelecer especificações precisas que regem a custódia de todos os materiais durante o processo de fabrico.

2 - Custódia, manuseamento e responsabilidade pelos DIM em branco ou preenchidos.

2.1 - Todas as operações relacionadas com o processo de emissão (incluindo a custódia dos documentos em branco, anulados ou preenchidos, os materiais e o equipamento utilizados para os preencher, o tratamento dos pedidos, a emissão dos DIM, a manutenção e a segurança das bases de dados) devem ser realizadas sob o controlo direto da autoridade emissora.

2.2 - A autoridade emissora dos DIM deve avaliar todos os funcionários envolvidos no processo de emissão, estabelecendo um registo de fiabilidade, honestidade e credibilidade para cada funcionário.

2.3 - A autoridade emissora dos DIM deve assegurar que os funcionários envolvidos no processo de emissão não sejam membros da mesma família direta.

2.4 - As responsabilidades individuais dos funcionários envolvidos no processo de emissão devem ser definidas, conforme adequado, pela autoridade emissora dos DIM.

2.5 - Nenhum funcionário deverá ser responsável por todas as operações necessárias para o tratamento de um pedido dos DIM e pela respetiva preparação. O funcionário que transmite os pedidos ao funcionário emissor não deve participar no processo de emissão. Deve haver uma rotação entre os funcionários afetados às diferentes tarefas envolvidas no tratamento dos pedidos e na emissão dos DIM.

2.6 - A autoridade que emite os DIM deve estabelecer regras internas que garantam que:

2.6.1 - Os documentos em branco são mantidos num local seguro e fornecidos apenas para satisfazer as necessidades quotidianas previstas e apenas aos funcionários responsáveis pela sua personalização ou a qualquer outro funcionário especialmente autorizado, e os documentos em branco excedentários são devolvidos no final de cada dia. Deve entender-se que as medidas para manter os DIM seguros incluem mecanismos para impedir o acesso não autorizado e para detetar intrusos;

2.6.2 - Qualquer documento em branco utilizado como espécime deve ser neutralizado e marcado em conformidade;

2.6.3 - Um registo que indique a situação dos DIM em branco e dos DIM personalizados que não tenham sido emitidos, bem como a identificação dos DIM que tenham sido protegidos ou que estejam na posse de funcionários individuais, seja atualizado diariamente e mantido em local seguro; este registo deve ser mantido por um funcionário que não esteja envolvido no tratamento dos DIM em branco ou não emitidos;

2.6.4 - Ninguém deve ter acesso aos documentos em branco ou aos materiais e equipamentos utilizados para os personalizar, exceto os funcionários responsáveis pelo preenchimento dos documentos em branco ou qualquer outro funcionário especialmente autorizado;

2.6.5 - Cada DIM de identidade personalizado é guardado num local seguro e só é entregue ao funcionário que o emitiu ou a qualquer outro funcionário especialmente autorizado.

2.6.5.1 - Os funcionários especialmente autorizados só devem ser:

2.6.6 - É estritamente proibido aos funcionários participar no processo de emissão de um DIM solicitada por um familiar ou amigo próximo;

2.6.7 - Qualquer roubo ou tentativa de roubo de cartões, materiais ou equipamento utilizados para a personalização deve ser imediatamente comunicado à polícia para investigação.

2.7 - Em caso de erro no processo de emissão, o DIM em causa não pode ser corrigido ou emitido, pelo que será invalidado.

3 - Processamento dos pedidos; suspensão ou retirada dos DIM; procedimentos de recurso.

3.1 - A autoridade que emite os DIM deve assegurar que todos os funcionários responsáveis pela análise dos pedidos dos DIM tenham recebido formação adequada em matéria de deteção de fraudes e de conhecimentos informáticos.

3.2 - A autoridade emissora deverá estabelecer regras para assegurar que os DIM sejam emitidos apenas com base num pedido preenchido e assinado pelo marítimo em causa, numa prova de identidade, nacionalidade ou residência permanente e numa prova do estatuto de marítimo.

3.3 - O pedido deve conter todas as informações exigidas pelo anexo i da presente Convenção. O formulário de pedido deve solicitar aos requerentes que tomem nota de que serão passíveis de ação judicial e de sanções penais se prestarem, com conhecimento de causa, falsas declarações.

3.4 - Quando um DIM é solicitado pela primeira vez e sempre que for posteriormente considerada necessária aquando de uma renovação:

3.4.1 - O pedido, preenchido, mas não assinado, deve ser apresentado pessoalmente pelo requerente a um funcionário designado pela autoridade emissora do DIM;

3.4.2 - Uma fotografia digital ou original e os dados biométricos do requerente devem ser tirados sob o controlo do funcionário designado;

3.4.3 - O pedido deve ser assinado na presença do funcionário designado;

3.4.4 - O pedido deve então ser enviado pelo funcionário designado diretamente à autoridade emissora do DIM para processamento.

3.5 - A autoridade emissora dos DIM deve adotar medidas adequadas para garantir a segurança e a confidencialidade da fotografia digital ou original e dos dados biométricos.

3.6 - A prova de identidade fornecida pelo requerente deverá ser conforme com a legislação e a prática em vigor no Estado-Membro que emite o DIM. Essa prova poderá consistir numa fotografia recente do candidato, autenticada pelo armador ou pelo capitão do navio ou por outro empregador, ou pelo diretor da instituição de formação do candidato.

3.7 - O passaporte do requerente ou um certificado de admissão como residente permanente servirá normalmente como prova de nacionalidade ou de residência permanente.

3.8 - Os requerentes devem ser convidados a declarar qualquer outra nacionalidade que possuam e a afirmar que não receberam ou solicitaram um DIM de qualquer outro Estado-Membro.

3.9 - O requerente não deve receber um DIM se já tiver um.

3.9.1 - Deverá aplicar-se um sistema de renovação antecipada sempre que o marítimo saiba de antemão que, dado o período de serviço, não poderá requerer a renovação na data de expiração.

3.9.2 - Deverá aplicar-se um sistema de prorrogação quando for necessária uma prorrogação de um DIM devido a um prolongamento imprevisto do período de serviço.

3.9.3 - Deve ser aplicado um sistema de substituição em caso de perda do DIM. Pode ser emitido um documento temporário adequado.

3.10 - Para provar que é um marítimo na aceção do artigo 1.º da presente Convenção, o requerente deve, pelo menos, apresentar:

3.10.1 - Um DIM antigo ou um livrete marítimo;

3.10.2 - Um certificado de competência, qualificação e título profissional, ou de outra formação adequada;

3.10.3 - Outras provas igualmente convincentes.

3.11 - Provas complementares devem ser solicitadas, sempre que necessário.

3.12 - Todos os pedidos devem ser sujeitos, pelo menos, aos seguintes controlos por um funcionário competente da autoridade emissora dos DIM:

3.12.1 - Verificação de que o pedido está completo e não apresenta incoerências suscetíveis de suscitar dúvidas quanto à veracidade das declarações;

3.12.2 - Verificação de que as informações e a assinatura correspondem às constantes do passaporte ou de outro documento fiável do requerente;

3.12.3 - Verificação, junto das autoridades emissoras do passaporte ou de outras autoridades competentes, da autenticidade do passaporte ou de outros documentos apresentados. Se houver razões para duvidar da autenticidade do passaporte, o original deve ser enviado à autoridade em causa. Nos outros casos, pode ser enviada uma cópia das páginas pertinentes;

3.12.4 - Comparação, se for caso disso, da fotografia fornecida com a fotografia digital referida na secção 3.4.2;

3.12.5 - Verificação da autenticidade aparente da certificação mencionada na secção 3.6;

3.12.6 - Verificação de que as provas mencionadas na secção 3.10 confirmam que o requerente é um marítimo;

3.12.7 - Verificação na base de dados referida no artigo 4.º da Convenção para se certificar de que não foi já emitido um documento de identificação pessoal a uma pessoa correspondente ao requerente; se o requerente tiver uma ou mais nacionalidades ou um local de residência permanente fora do país de que é nacional, as informações necessárias devem também ser solicitadas às autoridades competentes de ambos os países em causa;

3.12.8 - Verificação, em qualquer base de dados nacional ou internacional relevante a que a autoridade emissora tenha acesso, de que uma pessoa correspondente ao requerente não representa um risco potencial para a segurança.

3.13 - O funcionário referido no secção 3.12 acima deve elaborar uma breve nota para o processo, indicando os resultados de cada um destes controlos e chamando a atenção para os factos que levam a concluir que o requerente é um marítimo.

3.14 - Uma vez verificado o pedido, juntamente com os documentos comprovativos apresentados e a nota no processo, deve ser transmitido ao funcionário responsável pela emissão do DIM ao requerente.

3.15 - O DIM preenchido, juntamente com o dossier relevante, deverá então ser enviado para aprovação a um funcionário superior da autoridade emissora dos DIM.

3.16 - O funcionário superior só deve dar a sua aprovação se, depois de, pelo menos, rever a nota no processo, estiver convencido de que os procedimentos foram corretamente aplicados e de que a emissão do DIM ao requerente é justificada.

3.17 - Esta aprovação deve ser dada por escrito e deve ser acompanhada de uma explicação de qualquer aspeto do pedido que mereça especial atenção.

3.18 - O DIM, juntamente com o passaporte ou documento similar, deve ser entregue diretamente ao requerente contra recibo ou enviado a este ou, se assim o desejar, dirigido ao comandante do navio em que trabalha ou ao seu empregador, em qualquer dos casos por via postal fiável com aviso de receção.

3.19 - Quando um DIM é emitido ao requerente, as informações referidas no anexo ii da Convenção devem ser introduzidas na base de dados referida no artigo 4.º da Convenção.

3.20 - As regras da autoridade que emite os DIM deverão especificar um prazo máximo para a sua receção após a expedição. Se o aviso de receção não for recebido dentro desse prazo e após notificação do marítimo, deverá ser feito um registo adequado na base de dados, o DIM deve ser oficialmente assinalado como perdido e o marítimo informado.

3.21 - Todas as anotações, incluindo as notas (referidas na secção 3.13 supra) e as explicações referidas na secção 3.17, devem ser conservadas num local seguro durante o período de validade do DIM e durante três anos após o seu termo. Estas anotações e explicações referidas na secção 3.17 deverão ser registadas numa base de dados interna separada e tornadas acessíveis: a) às pessoas responsáveis pela supervisão das operações; b) aos funcionários responsáveis pela análise dos pedidos de DIM; e c) para efeitos de formação.

3.22 - Se existirem informações que sugiram que um DIM foi emitido incorretamente ou que as condições para a sua emissão deixaram de estar preenchidas, esse facto deve ser prontamente notificado à autoridade emissora, para que o documento possa ser retirado o mais rapidamente possível.

3.23 - Quando o DIM é suspenso ou retirado, a autoridade deve atualizar imediatamente a sua base de dados para indicar que o DIM já não é reconhecido.

3.24 - Se um pedido de DIM for recusado ou se for tomada a decisão de o suspender ou retirar, o requerente deve ser informado, através dos canais oficiais, do seu direito de recurso e ser plenamente informado dos motivos dessa decisão.

3.25 - Os procedimentos de recurso devem ser tão expeditos quanto possível e compatíveis com a necessidade de um exame justo e completo.

4 - Funcionamento, segurança e atualização da base de dados.

4.1 - A autoridade que emite os DIM deve adotar as medidas e regras adequadas necessárias para aplicar o artigo 4.º da presente Convenção e, em especial, assegurar:

4.1.1 - A disponibilidade de um centro permanente ou de um acesso eletrónico 24 horas por dia, 7 dias por semana, em conformidade com os n.^os4, 5 e 6 do artigo 4.º da presente Convenção;

4.1.2 - A segurança da base de dados;

4.1.3 - Respeito pelos direitos das pessoas singulares aquando do armazenamento, tratamento e comunicação de dados;

4.1.4 - Respeito pelo direito do marítimo de verificar a exatidão dos seus dados e de os mandar corrigir, em tempo útil, se contiverem erros.

4.2 - A autoridade emissora dos DIM deve estabelecer procedimentos adequados para proteger a base de dados, incluindo:

4.2.1 - Obrigatoriedade de efetuar cópias regulares da base de dados, que serão conservadas em suportes seguros fora das instalações da autoridade emissora;

4.2.2 - Permitir que apenas funcionários especialmente autorizados acedam ou alterem uma entrada na base de dados, depois de a entrada ter sido confirmada pelo funcionário que a introduziu.

5 - Controlo de qualidade dos procedimentos e avaliações periódicas.

5.1 - A autoridade que emite os DIM deve designar como controlador um funcionário superior de reconhecida integridade, lealdade e fiabilidade, que não esteja envolvido na guarda ou no tratamento dos DIM, para:

5.1.1 - Controlar continuamente a aplicação destes requisitos mínimos;

5.1.2 - Chamar imediatamente a atenção para quaisquer deficiências conexas;

5.1.3 - Aconselhar o diretor e os funcionários competentes sobre as melhorias a introduzir no processo de emissão de DIM;

5.1.4 - Apresentar um relatório à direção sobre os controlos de qualidade efetuados relativamente aos pontos acima referidos. O auditor deve, se possível, estar familiarizado com as operações a auditar.

5.2 - O controlador deve responder diretamente perante o diretor da autoridade emissora dos DIM.

5.3 - Todos os funcionários ligados à autoridade que emite os DIM, incluindo o diretor, são obrigados a fornecer ao controlador quaisquer documentos ou informações que este considere úteis para o desempenho das suas funções.

5.4 - A autoridade emissora dos DIM deve tomar as medidas adequadas para que os funcionários possam falar livremente com o controlador sem receio de consequências.

5.5 - O mandato do controlador deve prestar especial atenção às seguintes tarefas:

5.5.1 - Verificar se os recursos, as instalações, o equipamento e o pessoal são suficientes para o desempenho efetivo das funções da autoridade emissora;

5.5.2 - Assegurar a adoção de disposições adequadas para a guarda dos documentos em branco ou personalizados;

5.5.3 - Garantir a adoção das regras, medidas ou procedimentos exigidos nas secções 2.6, 3.2, 4 e 5.4 acima mencionadas;

5.5.4 - Assegurar que essas regras e procedimentos, bem como as medidas, sejam bem conhecidos e compreendidos pelos funcionários em causa;

5.5.5 - Controlar pormenorizadamente e de forma aleatória todas as atividades realizadas para o tratamento de casos individuais, incluindo as anotações e registos conexos, desde a receção do pedido até à conclusão do procedimento de emissão dos DIM;

5.5.6 - Verificar a eficácia das medidas de segurança adotadas para a custódia dos documentos em branco, dos materiais e dos equipamentos;

5.5.7 - Verificar, se necessário com a ajuda de um perito de confiança, a segurança e a veracidade das informações armazenadas num suporte eletrónico, para garantir que a regra de acesso 24 horas por dia e 7 dias por semana, seja respeitada;

5.5.8 - Investigar todos os relatórios fiáveis sobre a emissão ilegal, a falsificação ou a aquisição fraudulenta de DIM, a fim de identificar eventuais negligências internas ou deficiências dos sistemas que possam ter conduzido ou facilitado a emissão ilegal, a falsificação ou a fraude;

5.5.9 - Investigar as queixas relativas a um acesso inadequado à informação contida na base de dados, tendo em conta as exigências dos n.^os2, 3 e 5 do artigo 4.º da Convenção, ou erros nessas indicações;

5.5.10 - Assegurar que o diretor da autoridade emissora toma medidas rápidas e eficazes para introduzir melhorias nos procedimentos de emissão e em pontos deficientes;

5.5.11 - Manter um registo dos controlos de qualidade efetuados;

5.5.12 - Garantir que foram efetuadas avaliações da gestão dos controlos de qualidade e que registos dessas avaliações são conservados.

5.6 - O diretor da autoridade emissora dos DIM deve avaliar periodicamente a fiabilidade do sistema e dos procedimentos de emissão e a sua conformidade com os requisitos da Convenção. Esta avaliação deverá ter em conta os seguintes aspetos:

5.6.1 - Resultados de todos os controlos do sistema e dos procedimentos de entrega;

5.6.2 - Relatórios e resultados de investigações e outras indicações sobre a eficácia das medidas corretivas tomadas na sequência de deficiências ou violações da segurança identificadas;

5.6.3 - informações registadas nos DIM emitidos, perdidos, anulados ou danificados;

5.6.4 - informações registadas sobre o funcionamento do controlo de qualidade;

5.6.5 - Informações registadas sobre problemas de fiabilidade ou segurança da base de dados eletrónica, incluindo pedidos de informação à base de dados;

5.6.6 - Efeitos das alterações introduzidas no sistema e nos procedimentos de emissão dos DIM em resultado de melhorias tecnológicas ou de inovações nos procedimentos de emissão;

5.6.7 - Conclusões dos controlos efetuados pela direção;

5.6.8 - Controlo dos procedimentos para garantir a sua aplicação em conformidade com os direitos e princípios fundamentais no trabalho enunciados nos instrumentos pertinentes da Organização Internacional do Trabalho.

5.7 - Os processos e os procedimentos devem ser implementados para impedir qualquer divulgação não autorizada de relatórios apresentados por outros Membros.

5.8 - Todos os processos e procedimentos de controlo devem garantir que as técnicas de fabrico e as práticas de segurança, incluindo os procedimentos de inventário, são suficientes para cumprir os requisitos do presente anexo.