LegalizePortaria n.º 112/2023
Portaria n.º 112/2023
de 27 de abril
Sumário: Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.
O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de recomendações europeias consubstanciadas na Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza.
A progressão dos trabalhos, conduzidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) na prossecução da sua missão de assegurar a coordenação do sistema nacional de arquivos, nos termos do n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de maio, na sua redação atual, que aprova a orgânica da DGLAB, deu origem à criação de um esquema de metainformação (MIP) e de uma linguagem comum, partilhada e normalizada para representar as funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF).
Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF, a DGLAB desenvolveu uma Lista Consolidada para a gestão das decisões sobre a classificação e avaliação da informação pública.
A Lista Consolidada é um referencial assente numa estrutura hierárquica de classes que representam as funções e subfunções, de acordo com a MEF, e os processos de negócio executados por entidades que exerçam funções públicas, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional, integrando, ainda, as decisões de avaliação, designadamente a determinação de prazos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos finais, aplicados em função da natureza da intervenção das entidades.
As decisões resultam dos projetos de «Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF» e de «Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística» (ASIA), assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas ao nível da administração local e da administração central do Estado, dando posteriormente origem a diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das entidades abrangidas.
As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio.
A Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, aprovou o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, que permitiu garantir a operacionalização da avaliação, seleção e eliminação da documentação produzida e recebida pelas autarquias locais no âmbito das suas atribuições e competências, bem como viabilizar o descongestionamento nos respetivos serviços produtores e de arquivo.
Não obstante as assinaláveis vantagens alcançadas na gestão da informação pública pela aplicação do referido regulamento, assinaladamente, no que diz respeito à racionalização de procedimentos e de custos pela via da eliminação de documentos desprovidos de valor e que cumpriram a sua função administrativa, tais procedimentos foram tendencialmente aplicados a jusante da sua produção, provocando, repetidamente, uma entropia nos serviços da Administração Pública.
A adoção de critérios mais objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação, subjacente à presente portaria, deve ocorrer numa fase genésica, potenciando, deste modo, a gestão contínua dos fluxos informacionais que resultem dos procedimentos internos e externos, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.
Neste contexto, a presente portaria regulamenta a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, por entidades no exercício de funções de administração local, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, deste modo agilizando as funções do arquivo enquanto garante de direitos e de deveres e na preservação da memória coletiva.
Foram ouvidas a Associação Nacional de Freguesias (ANAFRE) e a Associação Nacional de Municípios Portugueses (ANMP).
Assim, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, e no uso das competências previstas no n.º 1 do artigo 21.º e no n.º 1 do artigo 28.º do Decreto-Lei n.º 32/2022, de 9 de maio, na sua redação atual, conjugados com o disposto na alínea c) do n.º 1 do Despacho n.º 7052/2022, de 23 de maio, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 107, de 2 de junho de 2022, manda o Governo, pela Ministra da Coesão Territorial e pela Secretária de Estado da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
Objeto
É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
Avaliação da documentação acumulada
1 - À documentação previamente produzida e abrangida pelo Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, aprovado pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações que lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, é aplicável um relatório de avaliação de documentação, de caráter geral e extensível a todas as autarquias locais, a produzir, por uma ou várias autarquias locais, no prazo de 60 dias após a publicação da presente portaria.
2 - Quanto à demais documentação previamente produzida e não abrangida pelo Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, as autarquias locais podem remeter à DGLAB um relatório de documentação acumulada.
3 - A DGLAB emite parecer favorável sobre os relatórios previstos nos números anteriores, os quais são publicitados no seu sítio institucional, conjuntamente com o respetivo parecer.
Artigo 3.º
Norma revogatória
É revogada a Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, que aprova o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.
Artigo 4.º
Aplicação no tempo
O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, previsto no artigo 1.º, não é aplicável à informação produzida e acumulada antes da sua entrada em vigor, salvo se organizada em conformidade com as classes inscritas na respetiva Lista Consolidada, caso em que deve ser garantida a correspondência entre os respetivos códigos.
Artigo 5.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no 180.º dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Coesão Territorial, Ana Maria Pereira Abrunhosa Trigueiros de Aragão, em 5 de abril de 2023. - A Secretária de Estado da Cultura, Isabel Alexandra Rodrigues Cordeiro, em 3 de abril de 2023.
ANEXO
(a que se refere o artigo 1.º)
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento define o regime aplicável à classificação e avaliação da informação arquivística da administração local.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente Regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, independentemente do suporte em que seja materializada, produzida por entidades que exercem funções de administração local (doravante designada por «informação»).
2 - Para efeitos do disposto no número anterior, consideram-se como entidades que exercem funções de administração local (doravante designadas por «entidades»):
As autarquias locais, as entidades intermunicipais e as associações de municípios e de freguesias de fins específicos;
Os serviços municipalizados ou intermunicipalizados e as empresas locais;
Outras entidades, independentemente da respetiva natureza, quando no exercício de funções materialmente administrativas ou de poderes públicos de âmbito local, nomeadamente as titulares de concessões ou de delegações de serviços públicos da competência da administração local.
Artigo 3.º
Definições
Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
«Agregação», a unidade, formada por um conjunto sequencial de documentos com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência num determinado processo de negócio e pode consistir num processo documental («agregação simples») ou num agrupamento de agregações simples («agregação complexa»), sendo criada para efeito de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de seleção;
«Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população;
«Avaliação», a atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de eliminação, com base num conjunto de princípios e critérios;
«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade;
«Classificação», a associação de um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º nível ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
«Código», o sistema numérico não sequencial baseado numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, que remete, sucessivamente, para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixados na tabela de seleção, atribuído pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB);
«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais, que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção e pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes naquele;
«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio que consiste na preservação permanente de uma amostra recolhida através de amostragem aleatória;
«Desativação de processos de negócio», a operação de suspensão da produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação através de uma exposição dos seus traços distintivos, previstos na tabela de seleção;
«Destino final», a decisão, baseada na avaliação da informação, de conservação, conservação parcial por amostragem ou eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
«Documento», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório ou informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou no desenvolvimento das suas atividades;
«Dono de processo», a entidade que detém o processo de negócio na sua completude e que, como tal, é responsável pela sua condução, pelo produto final e por garantir a conservação da sua informação, nos termos previstos na tabela de seleção;
«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
«Entrega», a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor para outro, com ou sem alteração da respetiva responsabilidade ou propriedade;
«Forma de contagem do prazo», o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa, nos seguintes termos:
«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
ii) «Data de início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;
iii) «Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
iv) «Data de conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;
«Data de cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, que pode ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;
vi) «Data de extinção da entidade sobre que recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, incluindo pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades; e
vii) «Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo cessar do direito, que não implica a extinção da entidade, podendo ocorrer, designadamente, por alienação, abate ou desaparecimento do bem, venda de imóveis, cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência;
«Lista Consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública ou por outras entidades designadas por via legal ou contratual, contemplando a sua descrição e avaliação, e que integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional e da qual resulta a tabela de seleção;
«Macroestrutura Funcional» («MEF»), a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida nos níveis função e subfunção;
«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementaridade entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono do processo ou de participante no processo da entidade;
«Ocorrência», os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
«Participante no processo», a entidade que, embora contribuindo para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não o detém na sua completude, não sendo, assim, responsável pela sua condução ou pela conservação da sua informação, nos termos previstos na tabela de seleção;
«Prazo de conservação administrativa», o período de tempo, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, previsto na tabela de seleção;
«Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
«Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação simples de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
aa) «Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;
bb) «Seleção», a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada através da aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
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