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Regulamenta o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios, a certidão notarial permanente e a participação de atos por via eletrónica à Conservatória dos Registos Centrais
Portaria n.º 121/2021
de 9 de junho
Sumário: Regulamenta o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios, a certidão notarial permanente e a participação de atos por via eletrónica à Conservatória dos Registos Centrais.
O Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro, estabelece, como uma das atribuições da Ordem dos Notários, a adoção de medidas que promovam a reorganização dos sistemas de arquivo eletrónico de documentos notariais por forma a que possam, nos casos legalmente admitidos e de acordo com as obrigações legais aplicáveis, ser consultados através de uma certidão notarial permanente, cuja consulta dispensa a exibição do documento original, nos termos de portaria a aprovar pelo membro do Governo responsável pela área da justiça.
Paralelamente, o Código do Registo Predial prevê, no seu artigo 43.º-B, que os documentos que contenham factos sujeitos a registo são arquivados eletronicamente, nos termos a definir por portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça, sendo a comprovação para efeitos de registo dos factos constantes de documentos que devam ser arquivados eletronicamente feita através da respetiva consulta eletrónica, dispensando-se a apresentação do respetivo suporte em papel perante o serviço de registo.
A presente portaria vem, assim, regulamentar o arquivo eletrónico de documentos lavrados por notários e de outros documentos arquivados nos cartórios e a respetiva disponibilização através de certidão notarial permanente, passando a comprovação, para efeitos de registo, dos factos constantes de documentos que devam ser arquivados eletronicamente, a ser feita através da consulta eletrónica desse documento, mediante a apresentação do código de acesso à certidão permanente.
Ao mesmo tempo, regulamenta-se a participação dos atos por via eletrónica, pelos notários, à Conservatória dos Registos Centrais, prevista no artigo 187.º do Código do Notariado, prevendo-se que, até à disponibilização de um sistema de informação da responsabilidade do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P. (IRN, I. P.), que integre os índices gerais de títulos e que permita operar uma comunicação entre sistemas, a participação dos atos seja efetuada através do envio de ficheiro eletrónico à Conservatória dos Registos Centrais, nos termos definidos em protocolo celebrado entre a Ordem dos Notários e o IRN, I. P.
Foram ouvidas a Comissão Nacional de Proteção de Dados, a Ordem dos Advogados, a Ordem dos Notários e a Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução.
Assim:
Manda o Governo, pela Secretária de Estado da Justiça, ao abrigo do disposto na alínea o) do artigo 3.º do Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro, no n.º 1 do artigo 187.º do Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto, e no n.º 1 do artigo 43.º-B do Código do Registo Predial, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 224/84, de 6 de julho, e no uso das competências delegadas pela Ministra da Justiça nos termos do n.º 2 do Despacho n.º 269/2020, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 6, de 9 de janeiro de 2020, o seguinte:
Capítulo I — Disposição geral
Artigo 1.º — Objeto
A presente portaria regulamenta:
O arquivo eletrónico de documentos lavrados por notário e de outros documentos arquivados nos cartórios e a respetiva disponibilização através de certidão notarial permanente;
A participação por via eletrónica, pelos notários, de atos à Conservatória dos Registos Centrais.
Capítulo II — Arquivo eletrónico
Artigo 2.º — Âmbito
1 - Estão obrigatoriamente sujeitos a arquivo eletrónico:
Os documentos lavrados por notário relativamente aos quais deva ser participada informação à Conservatória dos Registos Centrais nos termos do artigo 187.º do Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto, e que abrangem:
Testamentos públicos;
ii) Instrumentos de aprovação, depósito ou abertura de testamentos cerrados e de testamentos internacionais; e
iii) Escrituras de revogação de testamentos e escrituras de renúncia ou repúdio de herança ou legado; e
iv) Escrituras públicas;
(Revogada.)
Os averbamentos a atos notariais previstos nos artigos 131.º e 132.º do Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto.
2 - Podem igualmente ser sujeitos a arquivo eletrónico, a pedido de qualquer interessado ou por iniciativa do notário:
Os instrumentos de atas de reunião de órgãos sociais;
Os instrumentos de procurações que não estejam sujeitas a registo obrigatório na base de dados das procurações, criada pelo artigo 1.º da Lei n.º 19/2008, de 21 de abril;
Os documentos que forem entregues nos cartórios para ficarem arquivados.
As públicas-formas eletrónicas de documentos físicos extraídas pelo notário, nos termos do n.º 1 do artigo 166.º do Código do Notariado, que contenham a declaração de conformidade com o original e sejam uma cópia de teor, total ou parcial, de documento exibido;
Os demais documentos de qualquer tipo arquivados no cartório.
Artigo 3.º — Prazo para arquivamento
1 - Os documentos notariais obrigatoriamente sujeitos a arquivo eletrónico nos termos do artigo anterior são arquivados na data da elaboração do documento.
2 - Se, em virtude de dificuldades de caráter técnico respeitantes ao funcionamento da plataforma eletrónica a que se refere o artigo seguinte ou outro impedimento de força maior, não for possível realizar o arquivo, este facto deve ser expressamente declarado na plataforma eletrónica logo que cessar o impedimento, em campo criado para o efeito, indicando o motivo do impedimento, o tipo de documento a arquivar, a data e a hora da sua elaboração e a identificação da entidade que o elaborou, devendo o arquivo eletrónico ser efetuado nas 72 horas seguintes ou logo que cesse o impedimento.
Artigo 4.º — Plataforma eletrónica
1 - A plataforma eletrónica a utilizar para o arquivo eletrónico de documentos notariais e de outros documentos arquivados nos cartórios, a realizar por notários e trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais, e para a certidão notarial permanente é disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários.
2 - O acesso e a prática de atos na plataforma informática pelos notários e trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais efetuam-se de acordo com perfis de acesso definidos pela entidade gestora da plataforma tendo em conta as funções e necessidades de cada utilizador.
3 - Os notários e os trabalhadores devidamente autorizados a praticar atos notariais autenticam-se na plataforma eletrónica com recurso a certificados digitais qualificados que comprovem a sua qualidade profissional ou outro meio de identificação que ofereça garantias de segurança similares.
4 - A plataforma deve adotar, nos serviços a disponibilizar ao público, normas abertas nos termos da Lei n.º 36/2011, de 21 de junho, alterada pelo Decreto-Lei n.º 83/2018, de 19 de outubro.
Artigo 5.º — Ingresso no arquivo eletrónico
1 - É condição de ingresso do documento no arquivo eletrónico a aposição da assinatura eletrónica qualificada do notário ou do trabalhador devidamente autorizado a praticar atos notariais.
2 - Relativamente a cada um dos documentos arquivados eletronicamente são registados na plataforma eletrónica os seguintes elementos:
Descrição do documento, nomeadamente espécie de documento, denominação do ato, livro em que foi lavrado ou maço em que se encontra fisicamente arquivado e o número de páginas, com indicação do número da primeira folha onde o ato foi lavrado;
Identificação do cartório notarial e do notário ou trabalhador que praticou o ato em questão;
Data do documento arquivado;
Data e hora do arquivo eletrónico do documento;
Número de identificação único do documento.
3 - No que respeita aos atos previstos no n.º 1 do artigo 2.º, e com vista à comunicação eletrónica prevista no artigo 187.º do Código do Notariado, são ainda registados na plataforma eletrónica os seguintes elementos:
Relativamente aos testamentos públicos e respetivas escrituras de revogação: o nome completo, a filiação, a data de nascimento, a naturalidade, o estado civil e a morada do testador ou do outorgante, a respetiva nacionalidade, caso este não seja português ou tenha outra nacionalidade para além da portuguesa, e ainda, caso sejam conhecidos, o número de identificação civil, ou equivalente relativamente a estrangeiros, e o número de identificação fiscal do testador;
Relativamente às demais escrituras públicas:
O objeto do ato e o seu valor;
ii) A firma ou denominação de Estabelecimento Individual de Responsabilidade Limitada ou de pessoa coletiva a que o ato respeita, a sede e o respetivo número de identificação fiscal;
iii) No caso dos títulos de doação em que os doadores tenham instituído encargos a favor da alma ou de interesse público que devam ser cumpridos depois da sua morte, a informação desse circunstancialismo;
iv) No caso de escrituras de renúncia ou repúdio de herança ou legado, o nome completo, a filiação, a data de nascimento, a naturalidade, o estado civil e a morada do outorgante, bem como a respetiva nacionalidade, caso este não seja português ou tenha outra nacionalidade para além da portuguesa, e ainda, caso sejam conhecidos, o número de identificação civil, ou equivalente relativamente a estrangeiros, e o número de identificação fiscal;
No caso de escrituras públicas não compreendidas na subalínea anterior, o nome completo e a morada dos sujeitos ativos e passivos, bem como os respetivos números de identificação fiscal se a natureza do ato o exigir, e ainda, caso seja conhecido, o número de identificação civil ou equivalente relativamente a estrangeiros;
vi) As indicações necessárias à fiscalização do pagamento das obrigações fiscais;
Relativamente aos instrumentos de aprovação de testamentos cerrados e de testamentos internacionais:
O nome completo, a filiação, a data de nascimento, a naturalidade, o estado civil e a morada do testador, bem como a respetiva nacionalidade, caso este não seja português ou tenha outra nacionalidade para além da portuguesa, e ainda, caso sejam conhecidos, o número de identificação civil, ou equivalente relativamente a estrangeiros, e o número de identificação fiscal do testador;
ii) A indicação de o testamento ter sido ou não cosido e lacrado;
Relativamente aos instrumentos de depósito ou de abertura de testamentos cerrados e de testamentos internacionais: o nome completo, a filiação, a data de nascimento, a naturalidade, o estado civil e a morada do testador, bem como a respetiva nacionalidade, caso este não seja português ou tenha outra nacionalidade para além da portuguesa, e ainda, caso sejam conhecidos, o número de identificação civil, ou equivalente relativamente a estrangeiros, e o número de identificação fiscal do testador.
4 - Para além dos referidos nos números anteriores e quando determinado pela entidade gestora podem ser registados na plataforma eletrónica outros elementos relativos aos atos titulados pelo documento.
5 - Devem ser registados no momento de arquivamento os dados relativos ao livro em que o documento foi lavrado ou ao maço em que se encontra fisicamente arquivado, devendo os restantes dados ser registados em prazo a definir pela entidade gestora, de acordo com os prazos legais aplicáveis.
Artigo 6.º — Formato dos ficheiros
1 - Os ficheiros que contenham os documentos a submeter a arquivo eletrónico devem adotar o formato PDF (Portable Document Format), preferencialmente a versão PDF/A, e ter a dimensão máxima a definir em regulamento a aprovar pela Ordem dos Notários.
2 - No caso dos documentos notariais obrigatoriamente sujeitos a arquivo eletrónico nos termos do n.º 1 do artigo 2.º, a cada documento a arquivar deve corresponder um único ficheiro, que deve incluir, além do seu conteúdo, o demais previsto no artigo no n.º 1 do artigo 168.º do Código do Notariado.
3 - No caso dos documentos facultativamente sujeitos a arquivo eletrónico nos termos do n.º 2 do artigo 2.º, a Ordem dos Notários pode aprovar, por regulamento, formatos distintos de arquivo.
Artigo 7.º — Associação entre documentos arquivados eletronicamente
Aquando do respetivo arquivo eletrónico, os averbamentos a documentos previamente arquivados eletronicamente são associados, pelos utilizadores, ao documento já arquivado, através do número de identificação único do documento.
Artigo 8.º — Comprovativo do arquivo eletrónico
Por cada documento arquivado eletronicamente é disponibilizado um comprovativo do respetivo arquivo, com a identificação do utilizador, da data e hora do arquivo, dos documentos arquivados e do número de identificação único do documento, bem como uma certidão notarial permanente, os quais são enviados por correio eletrónico, short message service (SMS) ou outro meio eletrónico idóneo para o efeito para o notário responsável pelo arquivo eletrónico, que remete a certidão notarial permanente ao requerente.
Artigo 9.º — Valor probatório dos documentos arquivados eletronicamente
1 - Para que seja reconhecido aos documentos arquivados eletronicamente o mesmo valor probatório dos documentos originais é sucessivamente aposta aos documentos arquivados eletronicamente assinatura eletrónica qualificada e selo temporal qualificado, com validade máxima de 10 anos, pela Ordem dos Notários, enquanto entidade gestora da plataforma eletrónica, antes de expirar a validade da última assinatura eletrónica qualificada aposta.
2 - O disposto no número anterior não dispensa a conservação, no documento, dos algoritmos, parâmetros, dados e validação cronológica relativos às assinaturas e selos anteriores.
Artigo 10.º — Consulta eletrónica
1 - Os documentos arquivados eletronicamente podem ser consultados na plataforma eletrónica a que se refere o artigo 4.º, acessível no endereço www.notarios.pt, por:
Qualquer entidade ou interessado que disponha de um código de acesso à certidão notarial permanente;
Notário e respetivos trabalhadores do cartório em que se encontre o arquivo físico desses documentos, de acordo com os perfis de acesso definidos pela entidade gestora da plataforma.
2 - Os documentos arquivados eletronicamente podem ainda ser consultados, nos termos a definir por protocolo e mediante indicação do número do processo no âmbito do qual a consulta tem lugar ou do motivo da consulta, por:
Magistrados judiciais e magistrados do Ministério Público, no âmbito da prossecução das suas atribuições;
Entidades nas quais seja delegada, nos termos da lei processual, a prática de atos de inquérito ou instrução, ou às quais incumba cooperar internacionalmente na prevenção e repressão da criminalidade e no âmbito dessas competências;
Entidades com competência legal para garantir a segurança interna e prevenir a sabotagem, o terrorismo, a espionagem e a prática de atos que, pela sua natureza, podem alterar ou destruir o Estado de direito constitucionalmente estabelecido, no âmbito da prossecução dos seus fins.
Agentes de execução, no âmbito da prossecução das suas atribuições, quando autorizados pelo juiz do processo.
3 - A comprovação, para efeitos de registo predial, dos factos constantes de documentos sujeitos a arquivo eletrónico nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º, elaborados a partir da data de entrada em vigor da presente portaria, é feita através da consulta eletrónica do documento, mediante apresentação do código de acesso à certidão notarial permanente.
Capítulo III — Certidão permanente
Artigo 11.º — Certidão notarial permanente
1 - Designa-se por certidão notarial permanente a disponibilização do acesso, por via eletrónica, a um documento arquivado eletronicamente nos termos da presente portaria, permanentemente atualizado.
2 - O acesso previsto no número anterior efetua-se mediante a utilização de um código de acesso.
A consulta deste documento não substitui a leitura do Diário da República correspondente. Não nos responsabilizamos por eventuais incorreções resultantes da transcrição do original para este formato.
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