Legalize
Legalize / Portugal / Portaria

Portaria n.º 250/2025/1

Tipo Portaria
Publicação 2025-06-02
Estado Em vigor
Ministério Cultura
Fonte DRE
Histórico de alterações JSON API

Portaria n.º 250/2025/1

de 2 de junho

O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza.

O desenvolvimento dos trabalhos, conduzidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, o órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, deu origem à criação de um esquema de metainformação (MIP) e de uma linguagem comum, partilhada e normalizada para representar as funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF). Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF, o órgão de coordenação, desenvolveu uma Lista Consolidada para a gestão das decisões sobre a classificação e avaliação da informação pública. A Lista Consolidada é um referencial assente numa estrutura hierárquica de classes que representam as funções e subfunções, de acordo com a MEF, e os processos de negócio executados por entidades que exerçam funções públicas, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional. Integra as decisões de avaliação, designadamente a determinação de prazos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos finais, aplicados em função da natureza da intervenção das entidades.

As decisões resultam dos projetos de «Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF» e de «Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA)», assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas dando posteriormente origem a diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das entidades aderentes.

As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio. A adoção de critérios mais objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação, subjacente à presente portaria, deve ocorrer numa fase genésica potenciando, deste modo, a gestão contínua dos fluxos informacionais que resultem dos procedimentos internos e externos, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.

A presente portaria regulamenta a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos e recebidos no âmbito das suas atribuições, em qualquer suporte, pela Inspeção-Geral das Atividades Culturais, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados agilizando, deste modo, as funções do arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação da memória coletiva.

Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, manda o Governo, pela Ministra da Cultura, o seguinte:

Artigo 1.º

Objeto

A presente portaria aprova, em anexo, o regulamento de classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação dos documentos da Inspeção-Geral das Atividades Culturais (IGAC), adiante designado por Regulamento de Informação Arquivística, e a respetiva tabela de seleção.

Artigo 2.º

Norma revogatória

É revogada a Portaria n.º 1039/2005, de 12 de outubro.

Artigo 3.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 30.º dia após a sua publicação.

A Ministra da Cultura, Dalila Rodrigues, em 27 de maio de 2025.

ANEXO I

Regulamento de Informação Arquivística da Inspeção-Geral das Atividades Culturais

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.º

Objeto

O presente regulamento define as regras de classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação dos documentos produzidos e recebidos, em qualquer suporte, pela Inspeção-Geral das Atividades Culturais (IGAC), no âmbito das suas atribuições e competências, adiante designada por informação.

Artigo 2.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a)

Agregação - a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação, sendo as agregações simples as formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental e as agregações compostas as que incluem as tipologias de ocorrência, agrupando as simples;

b)

Amostragem aleatória - o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;

c)

Avaliação - a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;

d)

Avaliação suprainstitucional - a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;

e)

Classificação - o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;

f)

Código - o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção, sendo que para garantir o princípio da interoperabilidade a atribuição do código de classificação é da responsabilidade do órgão de coordenação;

g)

Completude do processo de negócio - o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais, implicando o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção, pressupondo a utilização deste critério que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando, ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes, valorizando a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante e possibilitando a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos sistemas de informação (SI) das entidades produtoras participantes;

h)

Conservação - o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na preservação permanente da respetiva informação;

i)

Conservação parcial por amostragem - o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;

j)

Desativação de processos de negócio - a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;

k)

Descrição - a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção, prevendo a descrição a 3.º nível a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;

l)

Destino final - a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;

m)

Documento - a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades, também denominado documento de arquivo;

n)

Dono de processo - a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;

o)

Eliminação - o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões para a destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;

p)

Entrega - a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;

q)

Forma de contagem do prazo - a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:

i)

Conforme disposição legal - o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;

ii) Data do início do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento;

iii) Data de emissão do título - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;

iv) Data da conclusão do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento;

v)

Data da cessação da vigência - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, podendo ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa;

vi) Data da extinção da entidade sobre que recai o procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, incluindo pessoas (momento do óbito), empresas, bens e atividades;

vii) Data de extinção do direito sobre o bem - o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo cessar do direito, que não implica a extinção da entidade, por alienação, abate ou desaparecimento do bem, venda de imóveis, cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou cedência;

r)

Informação - a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;

s)

Lista Consolidada - a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública ou por outras entidades designadas por via legal ou contratual, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a Macroestrutura Funcional;

t)

Macroestrutura Funcional (MEF) - a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);

u)

Metodologia relacional - o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementar entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;

v)

Natureza da intervenção - a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;

w)

Ocorrência - os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;

x)

Participante no processo - a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;

y)

Prazo de conservação administrativa - o período de tempo, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;

z)

Processo de negócio - a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;

aa) Processo transversal - o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;

bb) Processo documental - a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;

cc) Registo - a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;

dd) Relatório de avaliação - dispositivo legal destinado à avaliação da documentação acumulada;

ee) Seleção - a atividade que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, a qual é operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;

ff) Sistema de informação - o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;

gg) Tabela de seleção - o instrumento integrado em dispositivo legal, derivado da Lista Consolidada, de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;

hh) Tipologia de ocorrências - a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências (agregações simples) que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação, permitindo a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio, bem como a constituição de agregações compostas que agrupam ocorrências com idêntica especificidade funcional;

ii) Título - a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação fixada na tabela de seleção.

Artigo 3.º

Sistemas de informação

1 - A IGAC adota um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.

2 - Os sistemas de informação, adiante designados por SI, implementados na IGAC devem assegurar a fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade à informação a longo prazo.

Artigo 4.º

Plano de preservação digital

1 - Para efeitos do disposto no n.º 2 do artigo anterior, a IGAC submete o plano de preservação digital à aprovação do respetivo órgão de coordenação.

2 - Para efeitos do disposto no n.º 1, o órgão de coordenação disponibiliza à IGAC o modelo de plano e define as respetivas orientações.

Artigo 5.º

Acompanhamento da implementação e execução

1 - O órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos acompanha a implementação do presente regulamento em todas as fases.

2 - Sempre que necessário parecer obrigatório prévio ou autorização do órgão de coordenação a IGAC submete o pedido, por escrito, devidamente fundamentado.

CAPÍTULO II

GESTÃO DE INFORMAÇÃO

Artigo 6.º

Atividades da gestão de informação

Para efeitos do presente regulamento são consideradas no âmbito da gestão de informação as seguintes atividades e operações:

a)

Registo;

b)

Classificação;

c)

Avaliação;

d)

Aplicação do prazo de conservação administrativa;

e)

Aplicação da forma de contagem do prazo;

f)

Aplicação do destino final;

g)

Eliminação;

h)

Entrega;

A consulta deste documento não substitui a leitura do Diário da República correspondente. Não nos responsabilizamos por eventuais incorreções resultantes da transcrição do original para este formato.