LegalizePortaria n.º 315/2023
Portaria n.º 315/2023
de 23 de outubro
Sumário: Procede à aprovação do Regulamento para a Classificação, Avaliação, Seleção, Eliminação e Conservação da Informação Arquivística produzida pelas entidades integradas na área governativa da justiça no exercício das respetivas funções.
O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS) assume o objetivo geral de contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica, através da implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas, independentemente da sua natureza. Nesta conjuntura, assume particular relevo a elaboração de referenciais conducentes a uma eficaz gestão da informação, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.
A gestão da informação, tanto a nível da adequada organização dos espaços de arquivo, como da salvaguarda da informação que constitui interesse histórico, assenta na adoção de critérios objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação.
Nesse sentido, cumpre elaborar instrumentos normalizadores que, independentemente dos suportes e ambientes tecnológicos utilizados, regulem a classificação, avaliação, seleção, substituição de suporte e o destino final dos documentos. As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio.
Em face do exposto, a presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pelas entidades integradas na área governativa da justiça, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, com o objetivo de tornar mais eficaz e eficiente a preservação do património arquivístico e a memória coletiva da justiça.
Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, manda o Governo, pela Ministra da Justiça e pela Secretária de Estado da Cultura, no uso da competência delegada através do Despacho n.º 7052/2022, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 107, de 2 de junho de 2022, o seguinte:
Artigo 1.º
Objeto
A presente portaria procede à aprovação do Regulamento para a Classificação, Avaliação, Seleção, Eliminação e Conservação da Informação Arquivística produzida pelas entidades integradas na área governativa da justiça no exercício das respetivas funções, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
Revogação
São revogadas:
A Portaria n.º 39/2001, de 18 de janeiro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Direção-Geral dos Serviços Prisionais;
A Portaria n.º 1392/2006, de 13 de dezembro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Direção-Geral da Administração da Justiça;
A Portaria n.º 32/2008, de 11 de janeiro, que aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Direção-Geral de Reinserção Social;
A Portaria n.º 96/2008, de 29 de janeiro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Polícia Judiciária;
A Portaria n.º 1141/2010, de 3 de novembro, que aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça;
A Portaria n.º 1197/2010, de 26 de novembro, que aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça.
Artigo 3.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Justiça, Catarina Teresa Rola Sarmento e Castro, em 17 de outubro de 2023. - A Secretária de Estado da Cultura, Isabel Alexandra Rodrigues Cordeiro, em 13 de outubro de 2023.
ANEXO
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, ELIMINAÇÃO E CONSERVAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento estabelece as regras aplicáveis à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, materializada em qualquer suporte, produzida pelas entidades referidas no artigo 3.º no exercício das respetivas funções.
Artigo 2.º
Definições
Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
«Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de seleção;
«Agregação simples», a agregação formada por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental;
«Agregação composta», a agregação que agrupa as agregações simples, podendo constituir tipologias de ocorrência;
«Amostragem aleatória», a amostragem em que todos os casos do universo alvo têm igual probabilidade de integrar a amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
«Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
«Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
«Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
«Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixados na tabela de seleção, cuja atribuição é da responsabilidade do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos a fim de garantir o princípio da interoperabilidade;
«Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção, cuja utilização pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes e que:
Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar nas entidades participantes; e
ii) Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos sistemas de informação das entidades participantes;
«Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio, ou às suas subdivisões, que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
«Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
«Desativação de processos de negócio», a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
«Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção, sendo que a descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
«Destino final», a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
«Documento» ou «documento de arquivo», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo, por uma entidade no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades;
«Dono de processo», a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e por garantir a conservação da informação pelo facto de deter o processo na sua completude, fixada na tabela de seleção;
«Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões para a destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
«Entrega», a remessa de documentos e agregações para um espaço de armazenamento ou repositório, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
«Forma de contagem do prazo», a instrução que estabelece o momento em que se inicia a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos seguintes termos:
«Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por disposição legal;
ii) «Data do início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do «Registo biográfico»;
iii) «Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
iv) «Data da conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento, como é o caso da «Manutenção e reparação de bens móveis duradouros»;
«Data da cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, seja por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa, como pode suceder, entre outros casos, sobre legislação, normas, políticas, acordos, convenções, planeamento estratégico, licenças;
vi) «Data da extinção da entidade sobre a qual recai o procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade, aplicando-se a pessoa singular, no momento do óbito, bem como a pessoas coletivas e atividades, como é o caso da «Identificação fiscal», do «Registo de pessoas coletivas» e do «Registo comercial»;
vii) «Data de extinção do direito sobre o bem», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela extinção do direito, não implicando a extinção da entidade, sendo que a extinção do direito sobre o bem pode ocorrer, nomeadamente, por alienação, abate ou desaparecimento do bem ou pela cessação da afetação, da reserva de uso, do direito de superfície, do arrendamento ou da cedência;
«Informação», a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
«Lista consolidada», a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública ou por outras entidades designadas por via legal ou contratual, contemplando a sua descrição e avaliação e integrando e desenvolvendo a macroestrutura funcional;
«Macroestrutura funcional», a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis, compreendendo a função e a subfunção;
«Metodologia relacional», o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, de cruzamento, de síntese, de complementaridade e suplementares entre processos de negócio ou entre as suas subdivisões, quando aplicável;
«Natureza da intervenção», a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
«Ocorrência», os casos que, no âmbito de um processo de negócio, se materializam em agregações ou processos documentais;
«Participante no processo», a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela condução do processo de negócio, nem pela conservação da informação por não deter o processo na sua completude, fixada na tabela de seleção;
aa) «Prazo de conservação administrativa», o período, em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;
bb) «Processo de negócio», a sucessão ordenada de atividades desempenhadas para atingir um determinado resultado, compreendendo o produto ou serviço, no âmbito de uma função;
cc) «Processo transversal», o processo de negócio que exige intervenção de diferentes entidades para atingir o resultado;
dd) «Processo documental», a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
ee) «Registo», a atividade descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação, incluindo elementos relativos à classificação e avaliação;
ff) «Relatório de avaliação», o relatório que caracteriza a documentação acumulada tendo em vista a sua avaliação;
gg) «Seleção», a atividade que decorre da avaliação e que consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção, sendo operacionalizada pela aplicação do prazo de conservação administrativa, da forma de contagem do prazo e do destino final;
hh) «Sistema de informação», o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte, incluindo os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
ii) «Tabela de seleção», o instrumento derivado da Lista Consolidada de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
jj) «Tipologia de ocorrências», a agregação composta constituída para efeitos de gestão operacional, que materializa um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação, agrupando ocorrências - agregações simples - com idêntica especificidade funcional ou com intervenção de idêntica natureza - dono ou participante;
kk) «Título», a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação, fixada na tabela de seleção.
Artigo 3.º
Âmbito de aplicação subjetivo
O presente Regulamento é aplicável às seguintes entidades:
Secretaria-Geral do Ministério da Justiça;
Inspeção-Geral dos Serviços de Justiça;
Direção-Geral da Política de Justiça;
Direção-Geral da Administração da Justiça;
Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais;
Polícia Judiciária;
Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P.;
Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.;
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