Code général des collectivités territoriales

Elles peuvent être payées jusqu'à l'ouverture de ces crédits au vu de l'état des restes à réaliser établi par le président de la collectivité, retraçant les dépenses qui, engagées avant le 31 décembre de l'année précédente, n'ont pas donné lieu à mandatement avant la clôture de l'exercice. Cet état vaut ouverture provisoire de crédits.

Article D72-104-3

Les reversements de trop-payé qui sont effectués pendant la durée de l'exercice sur lequel le mandatement a eu lieu peuvent être rétablis au crédit de l'article qui avait d'abord supporté la dépense.

Article D72-104-4

Les produits de la collectivité, des établissements publics de la collectivité et de tout organisme public résultant d'une entente entre la collectivité et toute autre collectivité publique ou établissement public qui ne sont pas assis et liquidés par les services fiscaux de l'Etat en exécution des lois et règlements en vigueur sont recouvrés :

1° Soit en vertu de jugements ou de contrats exécutoires ;

2° Soit en vertu de titres de recettes ou de rôles émis et rendus exécutoires, en ce qui concerne la collectivité, par le président de la collectivité et, en ce qui concerne les établissements publics, par l'ordonnateur de ces établissements.

Les mesures d'exécution forcée pour le recouvrement de ces produits sont effectuées comme en matière de contributions directes.

Toutefois, l'ordonnateur autorise ces mesures d'exécution forcée selon les modalités prévues à l'article R. 1617-24.

Les oppositions, lorsque la matière est de la compétence des tribunaux judiciaires, sont jugées comme affaires sommaires.

Article D72-104-5

Aucune dépense faite pour le compte de la collectivité ne peut être acquittée si elle n'a été préalablement mandatée par le président de la collectivité sur un crédit régulièrement ouvert.

Article D72-104-6

Chaque mandat énonce la collectivité, le budget, l'exercice et l'imputation auxquels la dépense s'applique.

Article D72-104-7

Le mandat de paiement doit contenir toutes les indications de noms et de qualités nécessaires pour permettre au comptable de reconnaître l'identité du créancier.

Article D72-104-8

Tout mandat doit être accompagné des documents relatifs au mode de règlement des dépenses dans les conditions fixées par le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

Article D72-104-9

Le mandat de paiement doit être délivré au nom du créancier d'origine.

Article D72-104-10

Le président de la collectivité annexe les mandats et pièces justificatives de dépenses, indiqués aux articles D. 1617-19 et D. 1617-20, aux bordereaux d'émission qu'il adresse au comptable de la collectivité, qui doit procéder, dans les délais qui lui sont impartis, à leur vérification et en suivre, lorsqu'il y a lieu, la régularisation auprès du président de la collectivité.

Article D72-104-11

Les reversements de fonds provenant de restitutions pour cause de trop-payé à des créanciers de la collectivité sont ordonnés par le président de la collectivité qui délivre un ordre de reversement.

Article D72-104-12

Le compte administratif, sur lequel la collectivité est appelée à délibérer conformément à l'article L. 72-101-9, présente par colonne distincte et dans l'ordre des chapitres et articles du budget :

En recettes :

1° La nature des recettes ;

2° Les évaluations et prévisions du budget ;

3° La fixation définitive des sommes à recouvrer d'après les titres justificatifs.

En dépenses :

1° Les articles de dépenses du budget ;

2° Le montant des crédits ;

3° Le montant des mandatements effectués sur ces crédits pendant l'exercice, y compris les rattachements ;

4° Les différences résultant de la comparaison du montant des crédits avec le total des mandatements.

Article D72-104-13

Le président de la collectivité remet au comptable de la collectivité, dûment récapitulée sur un bordereau d'émission, une expédition en forme de tous les baux, contrats, jugements, testaments, déclarations, états de recouvrement, titres nouveaux et autres, concernant les recettes dont la perception lui est confiée.

Le comptable peut demander, au besoin, que les originaux des actes formant titre au profit de la collectivité lui soient remis contre récépissé.

Article D72-104-14

Le comptable de la collectivité est chargé seul et sous sa responsabilité :

1° De faire toutes les diligences nécessaires pour la perception des revenus, legs et donations et autres ressources affectées au service de la collectivité ;

2° De faire faire, contre les débiteurs en retard de payer et avec l'autorisation du président de la collectivité, les actes, significations et mesures d'exécution forcée nécessaires dans les conditions de l'article D. 71-104-4 ;

3° D'avertir les administrateurs de l'expiration des baux ;

4° D'empêcher les prescriptions ;

5° De veiller à la conservation des droits, privilèges et hypothèques ;

6° De requérir, à cet effet, l'inscription au service chargé de la publicité foncière de tous les titres qui en sont susceptibles ;

7° Enfin, de tenir registre des inscriptions au service chargé de la publicité foncière.

Article D72-104-15

Le compte de gestion rendu par le comptable de la collectivité présente la situation comptable de la collectivité au 31 décembre de l'exercice, y compris les opérations de la journée complémentaire.

Article D72-104-16

Le compte de gestion établi par le comptable de la collectivité est remis au président de la collectivité pour être joint au compte administratif, comme pièce justificative.

Annexes

Annexe I

Article Sommaire

Sommaire de la liste des pièces justificatives des dépenses publiques locales

Rubrique 0. Pièces communes

Rubrique 1. Administration générale

Rubrique 2. Dépenses de personnel

Rubrique 3. Dépenses liées à l'exercice de fonctions électives ou de représentation

Rubrique 4. Commande publique

Rubrique 5. Opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce

Rubrique 6. Interventions sociales et diverses

Rubrique 7. Interventions économiques et financières

Annexes de la liste des pièces justificatives

Annexe A-Frais de déplacement des agents

Annexe B-Etat de frais de changement de résidence

Annexe C-Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires

Annexe D-Enonciation des mentions devant figurer sur l'état liquidatif pour le paiement d'un acompte

Annexe E-Enonciation devant figurer sur l'état liquidatif des révisions et/ ou actualisations de prix

Annexe F-Mentions relatives à l'affacturage

Annexe G-Enonciation des mentions obligatoires devant figurer dans les pièces justificatives des marchés publics

Annexe H-Mentions obligatoires devant figurer dans un marché de partenariat

Annexe I-Tableau mensuel de service

Annexe J-Enonciation des mentions devant figurer dans un contrat de concession

DÉFINITIONS ET PRINCIPES

Dans la présente nomenclature, le terme collectivité s'entend aussi bien des collectivités territoriales que des établissements publics locaux et des établissements publics de santé (EPS) visés à l'article D. 1617-19 du code général des collectivités territoriales et D. 6145-54-3 du code de la santé publique. Ce terme peut également viser les associations syndicales de propriétaires dotés d'un comptable public.

La pièce émane, selon le cas, par exemple du conseil municipal, du conseil départemental, du conseil régional, ou du conseil d'administration ( délibération ) ; de l'organe régulièrement habilité à agir en leur lieu et place (commission permanente du conseil départemental ou du conseil régional, par exemple), ou de l'autorité exécutive (arrêté municipal ou arrêté du président du conseil régional, par exemple).

Lorsque la pièce justificative est un certificat émis par l'ordonnateur, la valeur probante de cette attestation suppose qu'elle soit signée par l'ordonnateur ou son délégataire tout comme un arrêté. Par contre, l'ordonnateur n'a pas l'obligation de signer une délibération produite au comptable dans la mesure où il en certifie le caractère exécutoire (cf. article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales).

Le budget (budgets primitif et supplémentaire, budgets principal et annexes, états annexes) constitue une délibération que l'ordonnateur exécute dans la limite des crédits ouverts. Toutefois, en ce qui concerne la section de fonctionnement, une délibération spécifique doit être produite lorsque la réglementation en vigueur exige une intervention particulière de l'assemblée délibérante pour autoriser une dépense (approbation préalable de conventions ou de taux par l'assemblée).

De la même façon, en ce qui concerne la section d'investissement, le budget est considéré comme délibération suffisante pour permettre à l'ordonnateur d'effectuer la dépense sans autre autorisation, dans la mesure où les crédits font l'objet d'une inscription clairement individualisée et où la réglementation en vigueur ne prescrit pas expressément une décision particulière de l'assemblée délibérante.

L'Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses (EPRD) constitue une décision (décision du directeur pour les EPS) que le directeur exécute. Le directeur n'est tenu que par les crédits de personnels permanents inscrits à l'EPRD, ou par l'ensemble des crédits en cas d'arrêt de l'EPRD par le directeur de l'Agence régionale de santé (ARS), s'agissant des EPS.

Concernant particulièrement les établissements publics de santé, les décisions émanent essentiellement du directeur qui peut déléguer sa signature.

S'agissant des associations syndicales de propriétaires dotées d'un comptable public, l'assemblée délibérante est le syndicat.

Ces termes sont utilisés dans la présente liste des pièces justificatives dans les cas suivants :

-Première hypothèse :

La production de la pièce justificative est subordonnée à la réalisation de conditions particulières prévues par la réglementation ou la collectivité :

Exemple.-Prêts et avances (rubrique 71) :

La justification des sûretés n'est exigée à l'appui du paiement que dans l'hypothèse où la délibération portant octroi du prêt l'exige (rubrique 711).

De même, une collectivité ou un établissement public local qui accorde à un organisme de droit privé une subvention d'un montant supérieur à certain seuil (article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000) doit justifier de la passation d'une convention avec ledit organisme (rubrique 7211).

-Deuxième hypothèse :

La réglementation spécifique à une collectivité ou à un établissement public pouvant déroger à une réglementation commune, la pièce justificative est elle-même spécifique : par exemple, reversement d'excédents de budgets annexes (rubrique 12).

La décision de reversement d'un excédent de budget annexe ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier l'autorise.

Les principes de mise en œuvre de la présente liste des pièces justificatives sont :

-la neutralité : La liste ne modifie pas les réglementations en vigueur. Elle n'en est que la conséquence.

-l'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles.

-le caractère obligatoire : La liste est obligatoire en ce qu'elle constitue à la fois le minimum et le maximum des pièces justificatives exigibles par le comptable. Elle s'impose à la fois aux ordonnateurs, aux comptables.

Le contrôle hiérarchisé de la dépense permet au comptable de moduler ses contrôles en fonction des risques et des enjeux identifiés dans le respect des normes définies par le ministre en charge du budget. Cette modulation porte sur le moment du contrôle (contrôle a priori ou a posteriori) le champ du contrôle (contrôle exhaustif ou par échantillon) et l'intensité des contrôles (réaliser tout ou partie des contrôles), conformément aux dispositions émanant de l'arrêté du 25 juillet 2013 portant application du premier alinéa de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense.

En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le comptable et l'ordonnateur peuvent convenir de mettre en place un dispositif de contrôle allégé partenarial, selon la procédure décrite à l'arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales portant fixation des modalités de justification des dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé.

Article Rubrique 0

Rubrique 0-Pièces communes

(1) Au titre du contrôle de la qualité de l'ordonnateur que les comptables sont tenus d'exercer s'agissant des ordres de payer, il leur incombe de s'assurer que le signataire de cet ordre a la qualité d'ordonnateur de la personne morale concernée ou a reçu de ce dernier une délégation lui donnant qualité pour agir en son nom.

(2) Les comptables publics étant tenus d'exercer le contrôle de la qualité de l'ordonnateur s'agissant uniquement des ordres de payer, ils n'ont pas à vérifier la compétence du signataire de l'acte qui constitue le fondement juridique de la dépense.

1° Un spécimen de la signature manuscrite de l'ordonnateur ;

2° L'indication, le cas échéant, du procédé de signature électronique utilisé par l'ordonnateur conformément à l'article 4 de l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique ;

3° La date de prise d'effet de la qualité d'ordonnateur ;

4° L'adresse postale professionnelle et, le cas échéant, l'adresse de messagerie électronique de l'ordonnateur.

(3) Article 7 de l'arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (NOR : BUDE1320177A).

1° Un spécimen de la signature manuscrite de l'ordonnateur ;

2° L'indication, le cas échéant, du procédé de signature électronique utilisé par l'ordonnateur conformément à l'article 4 de l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique ;

3° La date de prise d'effet de la qualité d'ordonnateur ;

4° L'adresse postale professionnelle et, le cas échéant, l'adresse de messagerie électronique de l'ordonnateur.

(4) Article 8 de l'arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (NOR : BUDE1320177A).

Présentation d'une pièce d'identité ou d'une photocopie lisible (6) ;

A défaut, constat de la réalité du paiement dans les conditions du droit commun : preuve testimoniale ou quittance notariée (7)

(5) Ces pièces sont à fournir par le bénéficiaire du paiement et non par l'ordonnateur. Elles ne concernent que les règlements de mémoire en numéraire.

(6) Par exemple, carte nationale d'identité, passeport, carte d'ancien combattant, carte d'invalide de guerre, carte d'invalide civil. La production de l'original peut être demandée conformément aux dispositions de l'article R.113-6 du code des relations entre le public et l'administration.

(7) La preuve testimoniale est admise pour les paiements ne dépassant pas 1 500 €. Au-delà, une quittance notariée est nécessaire.

Présentation du livret de famille ou copie du livret de famille ou production d'un extrait de l'acte d'enregistrement de la convention effectué auprès du greffe du tribunal d'instance (PACS) ou certificat sur l'honneur de l'intéressé justifiant la non-séparation de corps.

Justification par tous moyens y compris une déclaration sur l'honneur.

(8) La preuve testimoniale est admise dans certains cas, quel que soit le montant de la dépense et notamment pour le paiement de secours, des indemnités de dépossession de terrain pour cause d'utilité publique.

Mandat sous seing privé ou acte passé devant notaire.

Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat (9),

ou

Jugement attestant de la qualité de représentant (10).

(9) Au-delà du délai d'un an après que le jugement soit passé en force de chose jugée.

(10) Cf. article 420 du code de procédure civile et Relevé d'identité bancaire du compte ouvert au nom de la C.A.R.P.A créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit.

Attestation du notaire (11).

(11) Cette attestation précise quel est le notaire chargé de la succession ou quel est le notaire de la personne qui doit recevoir les fonds.

(12) Le paiement des prorata de traitement et d'arrérages de pensions dus au décès peut, à moins d'opposition de la part des héritiers légataires ou créanciers, être effectué entre les mains du conjoint survivant sur présentation ou copie du livret de famille, et d'une déclaration sur l'honneur attestant qu'aucun jugement de séparation de corps n'est intervenu.

Acte de décès ou copie du livret de famille ou production d'un extrait de l'acte d'enregistrement de la convention effectué auprès du greffe du tribunal d'instance ou certificat sur l'honneur de l'intéressé.

Certificat d'hérédité délivré par le maire de la commune de résidence du défunt,

ou

Certificat de propriété,

ou

Acte de notoriété,

ou

Intitulé d'inventaire ou jugement d'envoi en possession,

ou

Une attestation sur l'honneur de la qualité de l'héritier accompagnée d'une pièce justifiant du lien de parenté lorsque le montant de la dépense est inférieur ou égal à 1000 euros.

• En l'absence d'héritiers réservataires : un acte de notoriété établissant l'absence d'héritiers réservataires,

ou

Une copie conforme de l'ordonnance d'envoi en possession délivrée par le greffe du tribunal (14).

(13) En cas de concours avec des héritiers réservataires, le légataire universel doit satisfaire à la formalité de la demande en délivrance.

(14) En l'absence d'héritiers réservataires, si le testament est olographe ou mystique, le légataire universel sera tenu de se faire envoyer en possession.

Copie délivrée par le notaire du contrat de donation (avec mention expresse de l'acceptation du donataire) ou copie délivrée par le notaire de l'offre de donation et de l'acceptation.

(15) Le ministre des finances fixe les conditions et limites dans lesquelles un notaire ou un héritier se portant fort pour ses cohéritiers peut être habilité à recevoir les sommes dues aux héritiers d'un créancier.

Copie de l'ordonnance du président du tribunal de grande instance du lieu d'ouverture de la succession désignant un administrateur provisoire.

Copie du jugement du tribunal de grande instance du lieu d'ouverture de la succession déclarant la vacance et désignant un curateur (le service des domaines).

Copie de l'ordonnance d'envoi en possession définitive délivrée par le greffe du tribunal.

Jugement de présomption d'absence,

ou

Jugement déclaratif d'absence.

Copie du livret de famille ou extrait de l'acte de mariage, ou copie de l'acte de mariage ou certificat sur l'honneur de l'intéressé, ou expédition du jugement qui a prononcé l'émancipation,

ou

Déclaration des parents ou du conseil de famille reçue par le juge des tutelles.

Déclaration établie et signée par deux témoins que le mineur est sans représentant légal et peut recevoir les sommes directement.

(16) A défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire

(17) Le paiement par virement à un compte ouvert au nom de la personne morale dispense celle-ci de produire les pièces justificatives. Le paiement à des groupements de fait, (associations ou sociétés), se traduit soit par un paiement à un mandataire, soit nécessite l'acquit de tous les associés.

Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce,

ou

Extrait de l'acte de société délivré par un notaire,

ou

Extrait du journal d'annonces légales qui a publié les statuts de la société.

Copie des statuts, à défaut numéro SIRET,

ou

Référence de la publication au Journal officiel.

Copie du jugement d'ouverture désignant, le cas échéant, l'administrateur et définissant sa mission,

ou

Extrait du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement,

ou

Exemplaire du journal d'annonces légales (ex : BODDAC) portant avis de l'ouverture d'une procédure de redressement.

Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de redressement ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement,

ou

Exemplaire du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement.

Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de cession et la désignation du commissaire à l'exécution du plan et, le cas échéant, de l'administrateur judiciaire ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication du jugement,

ou

Exemplaire du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement.

Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié les statuts de la société, statuts qui ont déterminé les conditions dans lesquelles la liquidation devra être effectuée.

ou

Extrait de l'acte de société délivré par un notaire,

ou

Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié la décision prononçant la liquidation amiable de ladite société et la nomination du liquidateur.

Copie du jugement du tribunal ordonnant la liquidation de la société et nommant le liquidateur, ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement, indiquant, s'il y a lieu, le maintien en fonction de l'administrateur.

(18) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.

Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

ou

Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.

Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée, avec demande d'avis de réception.

Notification de l'acte de cession par le secrétariat-greffe du tribunal.

Notification de l'acte de saisie établi par le secrétariat-greffe du tribunal énonçant la qualité du saisi, du saisissant, la somme pour laquelle est pratiquée la saisie, le mode de calcul de la fraction saisissable et la désignation de la créance saisie.

Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Le cas échéant (19), RIB.

(19) Le RIB doit être produit en l'absence de la mention des coordonnées bancaires sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi. Cette pièce ne peut qu'émaner du créancier, qu'elle soit délivrée ou signée par celui-ci.

Facture ou relevé de consommation.

Décision de l'assemblée délibérante, ou, pour les établissements publics de santé, décision du directeur, de ne pas opposer la prescription,

ou

Copie de l'acte interruptif de prescription.

Article Rubrique 1

Rubrique 1-Administration générale

Convention ou décision de justice passée en force de chose jugée (1) ou, le cas échéant, décision de consignation de l'ordonnateur.

(1) Seule l'acceptation par le créancier de la consignation a les effets d'un paiement. Dans le cas contraire, la consignation tient lieu de paiement pour le débiteur, mais elle ne constitue pas un paiement pour le créancier qui n'a pas été satisfait.

(2) Article L. 1331-29 III et les articles R. 1331-6 à R. 1331-8 du code de la santé publique pour ce qui concerne l'insalubrité ; l'article L. 511-2 IV et les articles R. 511-8 à R. 511-10 du code de la construction et de l'habitation (CCH) pour ce qui concerne le péril, les articles L. 129-2 et R. 129-7 du CCH pour les équipements communs des immeubles collectifs.

Délibération d'affectation de résultat.

(3) Cette rubrique ne concerne que les établissements publics locaux dont le statut ou le texte relatif au régime financier institue cette dépense.

Etat de liquidation dressé par l'ordonnateur portant mention de la nature de la recette, du montant à restituer et des motifs de la restitution.

Etat précisant, pour chaque titre, l'erreur commise.

(4) Les pièces 1 et 2 peuvent soit faire l'objet d'une délibération spécifique, soit être remplacées par une liste de créances admises en non-valeurs annexée au compte administratif. S'agissant d'un EPS, la décision émane de son directeur.

(5) La décision peut être formalisée par la signature du bordereau de mandats lorsque l'ordonnateur dispose du pouvoir budgétaire (EPS).

Le cas échéant, décision de l'assemblée délibérante (6).

(6) Lorsque les frais et honoraires ne sont pas fixés en vertu d'un tarif réglementé.

Mémoire ou état de frais présenté par le notaire.

Jugement contenant liquidation des dépens ou état exécutoire des dépens

ou

Ordonnance de taxe ou état de frais et/ou contrat passé avec l'huissier et/ou mémoire.

Acte notarié contenant les débours.

(7) Y compris les décisions non contentieuses telles les provisions destinées aux commissaires enquêteurs dans le cadre de l'ouverture d'une enquête publique (article R.123-45-3 du code de l'environnement).

Dans le cas où la décision de justice administrative (revêtue de la formule exécutoire) ne ferait pas apparaître la mention du greffier relative à la certification conforme, seul l'accusé de réception émanant de la juridiction dans le cadre de la procédure Télérecours permet de suppléer valablement cette carence. Dans ce cas, cette décision devra obligatoirement être accompagnée de cet accusé de réception.

(8) Décision exécutoire dès sa notification s'agissant d'une décision rendue par une juridiction administrative ou exécutoire à partir du moment où elle est passée en force de chose jugée s'agissant d'une décision rendue par une juridiction judiciaire.

Décision juridictionnelle liquidant une astreinte à laquelle la collectivité locale a été condamnée par une précédente décision juridictionnelle.

ou

Ordonnance de taxe rendue par le président de la juridiction ou le magistrat délégué à cet effet ou le président de la section du contentieux du Conseil d'Etat.

Copie de la décision de justice qui condamne la collectivité au paiement de frais irrépétibles.

(9) Cette pièce n'est pas à fournir lorsque les caractéristiques financières du prêt ne permettent pas la production du tableau d'amortissement dès la signature du contrat.

(10) L'avis de domiciliation doit être produit en cas de recours à la procédure du débit d'office.

(11) Un nouveau tableau d'amortissement doit être produit au comptable lorsque la variation du taux a un impact sur l'échéancier de remboursement du capital ou sur la durée résiduelle du prêt (exemple : emprunt à durée ajustable).

(12) En cas de paiement de coupons prescrits : Décision de l'assemblée délibérante et état récapitulatif des coupons prescrits (à l'exclusion des EPS).

Avertissement ou état de liquidation des droits du service créancier ou référence du mandatement portant acquisition du véhicule quand la carte grise a été réglée par le fournisseur.

Avertissement ou exemplaire de l'état liquidatif des droits ou de la déclaration expédiée aux directions des Finances Publiques.

(13) Les pièces justificatives exigées à l'appui du paiement d'impôts ou taxes dues sur rémunérations sont traitées en rubrique 2 "Dépenses de personnel ".

• renseignements portant sur de la documentation hypothécaire constituée avant le 1er janvier 1956 (imprimés 3230 SD ou 3231SD) ;

• renseignements portant sur de la documentation hypothécaire constituée après le 1er janvier 1956 (imprimés 3233 SD ou 3236SD ou 3240 SD) ;

• les actes à publier (formulaire 3265-SD "formule de publication ") comme les ventes ou les constitutions de servitude par exemple ;

• les bordereaux d'inscriptions de privilèges et d'hypothèques (formulaires 3267-P-SD "bordereau d'inscription hypothécaire à plan ", 3267-C-SD "bordereau d'inscription hypothécaire à cadres " et 3267-R-SD) ; "bordereau d'inscription hypothécaire [renouvellement] ") ;

• tout autre document à publier au fichier immobilier qui ne requiert pas l'utilisation d'un des formulaires précités, comme les mainlevées d'hypothèques par exemple.

(14) La transaction dans le cadre des marchés publics est traitée dans la rubrique 425.

Décision de l'assemblée délibérante, de l'autorité exécutive (15) ou du directeur pour les EPS autorisant la remise gracieuse.

(15) Par exemple, le président du Conseil Départemental, s'agissant du RSA, conformément à l'article L.262-46 du CASF.

Article Rubrique 2

Rubrique 2 – Dépenses de personnel (1) (2)

(1) Lorsqu'elles sont accompagnées d'un certificat administratif par lequel l'ordonnateur atteste de la signature du contrat, peuvent être transmises au comptable public sans la signature des personnes habilitées à y procéder, les pièces justificatives dématérialisées ayant un caractère contractuel prévues à la rubrique 2 du présent décret.

(2) Les contrats de la présente rubrique signés électroniquement transmis en pièces justificatives sont accompagnés d'un certificat administratif attestant la présence des signatures des parties au contrat.

(3) A l'exclusion des personnels des établissements publics sociaux et médicaux sociaux et des établissements publics de santé.

(4) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques à une catégorie d'établissement public local remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente sous-rubrique 21.

• la référence à la délibération créant l'emploi ou à la délibération autorisant l'engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux, les contrats aidés, les contrats d'apprentissage ou les vacataires ;

• l'identité de l'agent, la date de sa nomination, et, le cas échéant, la durée de l'engagement ;

• les modalités de recrutement (5), les conditions d'emploi (temps complet, non-complet, partiel et la quotité de temps de travail) ;

• le grade, l'échelon, l'indice brut de traitement ou le taux horaire ou les modalités de la rémunération de l'agent.

(5) Exemple : entrée dans la fonction publique, mutation, détachement, etc.

(6) Il s'agit de la mise en œuvre de l'article L. 1224-3 du code du travail, pour la période qui précède soit le nouveau contrat de l'agent, soit son licenciement.

• le grade, l'échelon, l'indice majoré, l'indication du temps de travail, le taux horaire ou le taux de la vacation (horaire ou autre critère) ;

• la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;

• le traitement brut mensuel ;

• l'indemnité de résidence ;

• le supplément familial de traitement ;

• la NBI ;

• chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;

• complément de traitement indiciaire (CTI) pour les personnels non médicaux ne relevant pas de la fonction publique hospitalière (EHPAD des CCAS ou des CIAS) ;

• les heures supplémentaires ;

• les indemnités d'astreintes ou de permanences ;

• le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;

• l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts ;

• le traitement net mensuel ;

• la somme nette à payer.

(7) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.

Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :

• le nombre d'enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;

• nombre d'enfants à charge de l'agent et/ou du ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union,

• le cas échéant (8), nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (9) de chaque ancien conjoint,

• le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement et le montant à verser.

(8) Exercice du droit d'option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l'ancien conjoint non-fonctionnaire.

(9) Pour les anciens couples de fonctionnaires.

Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination fixant le nombre de points attribué à l'agent.

(10) Au sens de l'article 88 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.

(11) Les montants individuels attribués aux agents contractuels peuvent figurer dans leur contrat d'engagement.

(12) Cette pièce peut prendre la forme d'états automatisés, elle n'est pas exigée lorsque ses indications figurent dans l'état nominatif décompté individuel ou collectif visé au 1 de la rubrique 21021.

(13) Y compris les emplois d'encadrement de la filière technique relevant des astreintes de décision.

(14) Lorsque l'assemblée délibérante confie le choix du mode de dédommagement des astreintes ou des permanences à l'exécutif.

Convention, accord collectif de travail, convention de branche ou accord professionnel visés au contrat de travail, mentionnant la prime (15) ;

ou

Mention de la prime au contrat de travail (15) ;

ou

Décision du conseil d'administration.

(15) Lorsque les conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche, accords professionnels ou contrats de travail ne définissent pas les modalités de liquidation des primes et accessoires au salaire, une décision du conseil d'administration doit en préciser les modalités.

• factures ;

• état de consommation des crédits.

(16) L'organe délibérant peut :

• soit instaurer le versement d'une somme forfaitaire non subordonnée à la production de justificatifs des frais exposés ;

• soit instituer une dotation permettant la prise en charge directe des frais par la collectivité elle-même ou le remboursement, le cas échéant sous forme forfaitaire, des dépenses de représentation exposées et dûment justifiées. Dans ces hypothèses, un état de consommation de crédit permet de suivre l'emploi de la dotation votée par l'organe délibérant.

(17) Les dépenses réglées directement par la collectivité à des prestataires relèvent de la rubrique 4.

(18) Lorsque la convention s'accompagne d'une opération collective facultative souscrite par l'employeur (Cf. Art. 31 du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents). Ce contrat peut régler les modalités de paiement par la collectivité.

Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer

ou

Etat de proposition de rectification suite à un contrôle (URSSAF, Pôle emploi, administration fiscale)

ou

Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :

• décision précisant l'objet du remboursement ;

• décompte.

Décompte global précisant :

• la période de versement,

• le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;

• le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;

• le montant total des sommes mises en paiement.

Etat de liquidation.

Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l'autorité territoriale, en raison notamment de la définition du calendrier des congés annuels, liquidant l'indemnité compensatrice qui en résulte.

ou

Arrêté modifiant les conditions de rémunération fixées initialement dans l'arrêté d'admission.

Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.

Délibération relative à l'octroi de l'indemnité indiquant le ou les bénéficiaires fixant le montant ou les modalités de calcul et faisant référence à l'arrêté interministériel de portée générale,

ou

Arrêté individuel du représentant de l'Etat dans le département ou dans la région fixant le montant de l'indemnité et ses conditions d'attribution.

Pièce prévue au 2 de la rubrique 21511.

Liste nominative notifiée par le préfet précisant le montant du complément communal.

(19) L'arrêté n'est à produire que dans les cas où la délibération n'a pas désigné l'intéressé.

Décompte.

(20) Cet arrêté peut consister en l'acte de nomination du régisseur.

Etat liquidatif.

(21) La décision est soit une délibération, soit l'ensemble constitué par la délibération approuvant la convention de stage et la convention de stage dès lors que cette dernière précise les conditions d'octroi de gratifications.

Ordonnance du président du tribunal administratif ou arrêté préfectoral fixant le montant de l'indemnité (vacations et remboursement des frais),

ou

Ordonnance du président du tribunal administratif fixant le montant de la provision.

• le nom et prénom de l'enfant ;

• la durée de l'accueil ;

• le caractère continu ou intermittent de l'accueil ;

• le cas, échéant, la majoration horaire applicable en cas de sujétions exceptionnelles.

(22) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.

• délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,

ou

• délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l'outre-mer.

Ordre de mission (23) indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

Décision de l'autorité territoriale ordonnant la tournée, indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

Décision de l'autorité territoriale désignant l'intéressé pour assurer l'intérim.

Convocation.

Décision de l'autorité territoriale.

Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.

Décision ou attestation désignant l'intéressé en qualité de membre de la commission.

(23) Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité (dans les limites de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés.

(24) Agent en service outre-mer et qui se déplace à l'intérieur de sa collectivité territoriale d'affectation, mais hors de résidence administrative et hors de sa résidence familiale, et agent en poste à l'étranger et qui effectue un déplacement de service à l'intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l'intérieur de sa zone de compétence.

(25) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès à peine de forclusion.

Pièces prévues à la rubrique 2171.

• conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche ou accords professionnels visés au contrat de travail mentionnant le dispositif de remboursement,

ou

• mention du régime de prise en charge au contrat de travail,

ou

• décision du conseil d'administration.

(26) L'ordre de mutation ou la décision génératrice de droit fait référence à la réglementation qui fixe les modalités de prise en charge des frais par la (ou les) collectivité(s).

(27) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.

Pièces prévues à la rubrique 2173.

Mention de la durée du congé administratif afférente à la période de rémunération dans l'état nominatif décompté individuel ou collectif mentionné à la sous-rubrique 21021.

Etat de frais, précisant :

• le tarif de l'abonnement souscrit ;

• la quotité de temps de travail pour les agents à temps partiel, à temps non complet ;

• le montant pris en charge.

(28) Dans le cas d'une contre-visite.

Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux, pharmaceutiques ou ceux entraînés par la situation du malade, à la charge de la collectivité.