LegalizePortaria n.º 639/77 — Estabelece normas relativas à conservação em arquivo e microfilmagem da documentação existente no Departamento de…
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Estabelece normas relativas à conservação em arquivo e microfilmagem da documentação existente no Departamento de Apostas Mútuas Desportivas, da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa
de 7 de Outubro
Nos termos dos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado da Segurança Social, o seguinte:
1.º Os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse do Departamento de Apostas Mútuas Desportivas, da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, são, consoante a natureza dos mesmos, os constantes da lista anexa a esta portaria.
2.º No caso de haver processo contencioso pendente, os prazos só podem contar-se a partir do trânsito em julgado da decisão respectiva.
3.º Pelo que respeita a documentos cujos prazos de conservação sejam limitados, fica aquele Departamento autorizado a efectuar a sua reprodução em microfilme e a destruir os originais. Os prazos de conservação dos microfilmes assim obtidos são idênticos aos fixados para os originais.
4.º A microfilmagem, e bem assim a segurança da inutilização dos documentos, será da responsabilidade do chefe do respectivo serviço.
5.º - 1 - A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagens.
2 - O início e o termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do responsável.
6.º - 1 - A conservação dos filmes será feita em bobinas convenientemente referenciadas.
2 - Será elaborado um livro de registo dos filmes conservados, com todas as folhas rubricadas pelo director do Departamento, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento. O primeiro termo mencionará as espécies microfilmadas, do segundo constará a declaração de que as imagens são reproduções totais e exactas dos originais e conterá as rubricas dos funcionários que intervierem nas operações de microfilmagem e a assinatura do responsável.
7.º A inutilização dos documentos originais será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, na presença do responsável referido no n.º 2 do n.º 5.º, lavrando-se o respectivo auto, onde os documentos serão identificados por espécies e por anos de emissão ou recepção, que será visado pelo director do Departamento. Desse mesmo auto deverão constar as referências das bobinas onde estão reproduzidos os documentos destruídos.
8.º - 1 - As fotocópias obtidas a partir dos microfilmes têm a mesma força probatória dos originais, desde que contenham a assinatura do responsável, devidamente autenticada com o selo branco.
2 - O serviço de microfilmagem deverá elaborar um livro de registo de todas as fotocópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a reprodução.
Ministério dos Assuntos Sociais, 13 de Setembro de 1977. - O Secretário de Estado da Segurança Social, Vítor Manuel Gomes Vasques.
Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos
([ver documento original](https://files.diariodarepublica.pt/1s/1977/10/23200/24582460.pdf))
O Secretário de Estado da Segurança Social, Vítor Manuel Gomes Vasques.
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