Portaria n.º 509/2004 — Aprova o Regulamento Arquivístico da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa

de 14 de Maio

O Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, estabeleceu a obrigatoriedade de reformulação das portarias publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro.

A Santa Casa da Misericórdia de Lisboa (SCML) tem dispersa a sua legislação em matéria de tratamento da respectiva documentação, nomeadamente nas Portarias n.os 639/77, de 7 de Outubro, 159/82, de 4 de Fevereiro, e 635/87, de 20 de Julho, diplomas que, respectivamente, definiram normas relativas à avaliação e selecção de documentos do Departamento de Apostas Mútuas Desportivas, à conservação arquivística da documentação da instituição e à avaliação e selecção de documentos do Hospital Ortopédico de Sant'Ana, entretanto reintegrado na Misericórdia de Lisboa.

O crescente aumento de volumes documentais, a escassez de espaço, a necessidade de assegurar a conservação da documentação e o acesso à informação, acrescida da necessidade de preservar a documentação de carácter histórico da instituição, têm levantado sérias dificuldades aos serviços na gestão da sua documentação.

Tendo presente a importância do arquivo, não como mero depósito de documentos mas como centro dinâmico de informações, necessário se mostra regulamentar a rede de arquivos da SCML, nomeadamente a nível de gestão eficiente da documentação, entendida como conjunto de actividades e procedimentos técnicos que têm como objectivo a racionalização e eficácia na criação, recolha, acondicionamento, conservação, organização, descrição, utilização, avaliação, selecção e eliminação da documentação, tanto na fase de arquivo corrente como de arquivo intermédio e na remessa para o arquivo definitivo, e, bem assim, na transposição de informação para novos suportes.

Assim:

Nos termos e ao abrigo da alínea d) do n.º 1 do artigo 1.º e do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Cultura, da Saúde e da Segurança Social e do Trabalho, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, o qual consta em anexo à presente portaria, dela fazendo parte integrante.

2.º São revogadas as Portarias n.os 639/77, de 7 de Outubro, 159/82, de 4 de Fevereiro, e 635/87, de 20 de Julho.

3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Em 19 de Março de 2004.

O Ministro da Cultura, Pedro Manuel da Cruz Roseta. - O Ministro da Saúde, Luís Filipe Pereira. - O Ministro da Segurança Social e do Trabalho, António José de Castro Bagão Félix.

REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SANTA CASA DA MISERICÓRDIA DE LISBOA

Artigo 1.º — Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida por todos os departamentos, estabelecimentos e serviços da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa (SCML).

Artigo 2.º — Competências dos arquivos correntes

Compete aos arquivos correntes ou administrativos existentes em cada um dos serviços:

Artigo 3.º — Competências do arquivo intermédio

O arquivo intermédio da SCML é a infra-estrutura arquivística destinada a gerir, por princípios de eficácia, economia e racionalidade, a documentação em fase semiactiva, devendo apoiar também os arquivos correntes, os quais contêm documentação em fase activa, ou seja, a documentação que possui valor eminentemente primário. Deste modo, compete-lhe:

Artigo 4.º — Competências do arquivo histórico ou definitivo

1 - O arquivo histórico ou definitivo da SCML gere a documentação com valor secundário ou permanente, tendo presente princípios de eficácia, economia e racionalidade. Compete-lhe:

2 - As normas e forma de funcionamento do arquivo histórico ou definitivo da SCML serão objecto de regulamento interno.

Artigo 5.º — Avaliação de documentos

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SCML tem por objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou da sua eliminação, findos os prazos que foram determinados para a conservação em fase activa (no arquivo corrente) e em fase semiactiva (no arquivo intermédio).

2 - É da competência da SCML a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os constantes da tabela de selecção que integra o anexo I do presente Regulamento, podendo os documentos ser preservados por um período de tempo mais dilatado, sempre que os serviços considerarem conveniente.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou constituição dos dossiers.

5 - A atribuição dos prazos mínimos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva é estabelecida pelo arquivo intermédio da SCML, em articulação com os diferentes serviços.

Artigo 6.º — Selecção

1 - A tarefa de selecção consiste em separar os documentos de arquivo, a conservar permanentemente, daqueles que deverão ser eliminados.

2 - A selecção dos documentos será orientada por um técnico superior de arquivo da SCML, tendo sempre por base as normas estabelecidas na tabela de selecção de documentos.

Artigo 7.º — Tabela de selecção de documentos

1 - A tabela de selecção de documentos (anexo I) regista, consagra e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - Na tabela de selecção, as séries documentais são organizadas por serviços e ordenadas pelo número de referência, exceptuando-se o caso das «séries comuns».

3 - O arquivo intermédio da SCML deve orientar as revisões periódicas da tabela de selecção com vista à sua adequação em relação às alterações da produção documental.

4 - Para efeitos de aprovação do novo texto para a tabela de selecção, tal como refere o número anterior, deve a SCML obter o parecer favorável do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), instituição que é referida enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional.

Artigo 8.º — Transferência de suportes

1 - A substituição de documentos originais por microfilme deverá ser realizada quando se considere económica e funcionalmente justificável.

2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela International Organization for Standardization (ISO) por forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informação no novo suporte.

3 - Das séries de conservação permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geração, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geração) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.

4 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.

5 - Os microfilmes deverão conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituição detentora da documentação e da entidade responsável pela execução da transferência de suporte. Estes deverão conter a descrição dos documentos, a identificação do operador, o local e a data de execução da transferência de suporte e ainda todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.

6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:

7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente deverão ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de conservação permanente.

8 - Os procedimentos da microfilmagem deverão ser definidos em regulamento próprio da SCML, tendo em consideração os pontos acima referidos.

9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

10 - Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente pela SCML apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

Artigo 9.º — Remessas para o arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa (arquivo corrente), a documentação com reduzida taxa de utilização administrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção de documentos, ser remetida com regularidade para o arquivo intermédio da SCML.

2 - Estas transferências devem respeitar a integridade da documentação, ou seja, obedecer aos princípios arquivísticos do respeito pela proveniência e pela ordem original.

3 - As remessas de conjuntos documentais complementares ou dependentes deverão ser realizadas conjuntamente, pelo que só deverão efectuar-se quando cumprido o maior prazo de conservação administrativa a que se reportarem.

4 - A organização, o acondicionamento e o transporte da documentação que for transferida para o arquivo intermédio são da responsabilidade do serviço remetente.

5 - Quando se tratar de transferência de informação em suporte electrónico, esta deverá obedecer a requisitos definidos num plano de preservação digital, o qual terá de ser aprovado pelo organismo coordenador da política arquivística nacional.

6 - As remessas de documentos para o arquivo devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o arquivo intermédio da SCML vier a determinar.

Artigo 10.º — Remessas para o arquivo histórico ou definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção (anexo I), deverão ser remetidos para o arquivo histórico da SCML, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação no arquivo intermédio (fase semiactiva).

2 - As remessas referidas no número anterior não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

3 - A organização, o acondicionamento e o transporte da documentação que for transferida para o arquivo histórico são da responsabilidade do arquivo intermédio.

4 - Quando se tratar de transferência de informação em suporte electrónico, esta deverá obedecer a requisitos definidos num plano de preservação digital, o qual terá de ser aprovado pelo organismo coordenador da política arquivística nacional.

5 - A transferência de documentação para o arquivo histórico far-se-á logo após a conclusão dos respectivos prazos de conservação em arquivo intermédio, tendo por base os períodos de tempo estabelecidos na tabela de selecção de documentos.

6 - A integração dos documentos no arquivo histórico, tal como refere o número anterior, implica a transferência da sua posse, pelo que, para todos os efeitos, esses documentos deixam de pertencer ao serviço produtor, passando a ser propriedade do arquivo histórico.

Artigo 11.º — Formalidades das remessas

1 - As remessas referidas nos artigos 9.º e 10.º devem obedecer às seguintes formalidades:

2 - Os formulários referidos no número anterior (auto de entrega e guia de remessa) são os que constam do anexo II do presente Regulamento.

Artigo 12.º — Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor informativo que justifique a conservação permanente deve ser efectuada após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação definidos na tabela de selecção.

2 - Não obstante, desde que não existam impedimentos legais e mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística nacional, a SCML poderá proceder à eliminação de documentos antes de decorridos os referidos prazos de conservação administrativa determinados na tabela de selecção (anexo I), desde que previamente microfilmados, de acordo com o disposto no artigo 8.º, n.os 1 a 9.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização do organismo coordenador da política arquivística nacional.

4 - A escolha sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade, não só de meios mas também de custos, por forma a garantir a impossibilidade da reconstituição da informação.

Artigo 13.º — Formalidades da eliminação

O processo de eliminação da documentação será acompanhado de um auto de eliminação (anexo III), que fará prova do abate patrimonial.

Artigo 14.º — Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SCML atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral e tendo presente o que ficou referido no n.º 6 do artigo 10.º

Artigo 15.º — Fiscalização

Para garantir a defesa deste importante património arquivístico, compete ao organismo coordenador da política arquivística nacional a inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I — Tabela de selecção de documentos

(ver tabela no documento original)

ANEXO II — (ver modelos no documento original)

ANEXO III — (ver modelo no documento original)