Portaria n.º 339/2007 — Estabelece a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna e as competências das…

Direcção de Serviços de Modernização e Qualificação;

Direcção de Serviços de Recursos Humanos e Financeiros;

Direcção de Serviços de Assuntos Jurídicos e de Contencioso;

Direcção de Serviços de Documentação e Relações Públicas.

Acompanhar e avaliar a execução do projecto de centralização de funções e actividades comuns;

Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, fomentando, nomeadamente, o recurso às tecnologias de informação e comunicação, com vista a uma maior eficácia na interacção com os serviços e organismos;

Assegurar a articulação uniforme das actividades de comunicação dos serviços e organismos aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns;

Acompanhar e avaliar a execução de projectos e iniciativas cujo objectivo final seja o reconhecimento da qualidade em serviços públicos, nomeadamente a certificação da qualidade;

Planear e promover a implementação de um sistema comum de gestão na área da qualidade, enquadrando os projectos e iniciativas mencionados na alínea anterior;

Definir sistemas de avaliação das medidas e acções implementadas, de forma a aferir o nível da sua aplicação e eficácia;

Preparar, em conjugação com os outros serviços, a elaboração dos instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o plano e relatório anual de actividades.

Estudar, desenvolver e divulgar métodos, instrumentos e programas que promovam o recurso a formas inovadoras de organização, gestão e funcionamento, potenciando a melhoria do desempenho global do MAI;

Estudar e apresentar medidas de política de qualidade que, promovendo o cumprimento das normas legais e regulamentares, privilegiem a satisfação das necessidades e expectativas dos particulares;

Colaborar na definição da imagem institucional do MAI, bem como na estratégia de comunicação com o exterior, de acordo com as orientações superiormente aprovadas;

Promover a comunicação interna no MAI, privilegiando o recurso às tecnologias de informação e comunicação;

Difundir pelos serviços e organismos as normas e orientações governamentais genéricas;

Gerir o sistema de tratamento de reclamações e promover formas inovadoras de resposta aos agentes económicos e ao cidadão;

Recolher e divulgar informação relativa a iniciativas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, bem como de projectos e iniciativas cujo objectivo final seja o reconhecimento da qualidade em serviços públicos, fomentando a troca de experiências;

Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais, na área da inovação, modernização e política da qualidade, segundo orientação superior.

Propor, desenvolver e coordenar a política de formação e de aperfeiçoamento profissional do pessoal da SG e dos serviços a quem disponibiliza a centralização de funções e actividades comuns, elaborando e executando os planos anuais e plurianuais de formação;

Definir metodologias de avaliação das acções de formação e de aperfeiçoamento profissional em articulação com outros serviços e organismos do MAI;

Apoiar os serviços e organismos do MAI na preparação e realização de acções de formação técnica especializada.

Assegurar a recepção, o registo, a distribuição e a expedição da correspondência e demais documentos da Secretaria-Geral e dos respeitantes aos gabinetes dos membros do Governo;

Assegurar a coordenação das estruturas de apoio administrativo que funcionam junto dos gabinetes dos membros do Governo;

Prestar apoio técnico aos utilizadores dos gabinetes dos membros do Governo e da SG, nas áreas das tecnologias de informação e comunicação;

Garantir e controlar a publicação dos actos legislativos e administrativos oriundos dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços e organismos aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns;

Instruir os processos de concessão de passaporte especial;

Apoiar o funcionamento do Conselho da Medalha, instruindo os processos referentes à concessão de mercês honoríficas;

Instruir os processos de emissão de cartões de identidade a que se refere o n.º 1 da Portaria n.º 286/79, de 19 de Junho;

Instruir os processos referentes a processos de angariação de receita para fins de beneficência e assistência, ao nível do território do continente, nos termos do Decreto-Lei n.º 87/99, de 19 de Março;

Assegurar a actividade de composição, montagem, impressão e acabamentos de diversos impressos, disponibilizando, sempre que possível por via electrónica, para a SG e organismos aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns;

Gerir o parque gráfico e os consumíveis necessários, à sua actividade e coordenar a gestão do serviço de reprografia;

Proceder à distribuição interna, sempre que possível com recurso à via electrónica, de normas e directivas necessárias ao funcionamento da SG.

Elaborar o balanço social da SG;

Elaborar o balanço social dos serviços integrados na centralização de funções e actividades comuns, que não disponham de uma estrutura administrativa própria;

Promover e executar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;

Assegurar o registo de assiduidade do pessoal, bem como organizar as listas de antiguidade do pessoal;

Assegurar o processamento de remunerações, outros abonos do pessoal e demais prestações complementares;

Assegurar a gestão do processo de avaliação do desempenho;

Prestar apoio administrativo e auxiliar aos gabinetes dos membros do Governo, bem como aos serviços e órgãos sem estrutura administrativa própria.

Elaborar o balanço social consolidado do MAI;

Assegurar a execução e o conhecimento sistemático da informação relativa à política de recursos humanos do MAI;

Proceder, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, às acções necessárias à prossecução da política de recursos humanos no âmbito do MAI;

Definir e avaliar indicadores de gestão, elaborando estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos do MAI, propondo medidas conducentes à racionalização da gestão de pessoal e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;

Elaborar e apresentar indicadores evidenciando as necessidades de recrutamento de pessoal, com base nas necessidades expressas pelas entidades, serviços e organismos do MAI;

Assegurar os actos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial que lhe seja afecto em articulação com a entidade gestora da mobilidade, nos termos legais.

Coordenar a elaboração dos projectos de orçamento de funcionamento e de planeamento quando a execução compete aos serviços da SG;

Elaborar relatório financeiro e prestação anual de contas;

Gerir e executar os orçamentos, praticando e promovendo todos os actos necessários para o efeito;

Acompanhar a execução e avaliação dos orçamentos, propondo, sempre que necessário, medidas correctivas;

Executar os procedimentos contabilísticos dos orçamentos geridos pela SG, promovendo todos os actos necessários para o efeito;

Processar e liquidar as despesas autorizadas, bem como organizar e manter a contabilidade dos orçamentos cuja execução é gerida pela SG;

Executar os procedimentos tendentes à aquisição ou locação de bens e serviços, bem como desenvolver os processos de negociação, que conduzam à racionalização e diminuição dos encargos;

Preparar, realizar e gerir os contratos de fornecimentos de serviços, nomeadamente, de locação, de assistência técnica e de manutenção de equipamentos dos gabinetes dos membros do Governo, da SG e dos serviços aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns;

Executar os processamentos relativos a deslocações no País e no estrangeiro;

Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens;

Assegurar a gestão do edifício sede do MAI e de outras instalações afectas à SG e aos serviços a quem é disponibilizada a centralização de funções e actividades comuns;

Assegurar a gestão do parque automóvel;

Assegurar a gestão dos bens correntes.

Coordenar o processo de elaboração do orçamento anual de funcionamento;

Recolher e tratar a informação sobre a actividade desenvolvida e os meios financeiros afectos à prossecução das actividades das entidades, serviços e organismos do MAI;

Assegurar o conhecimento permanente da situação financeira das entidades, serviços e organismos do MAI;

Organizar a conta anual de gerência e preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;

Desenvolver procedimentos nas áreas das suas competências, com vista à adesão aos mesmos por parte das entidades e organismos do MAI, numa lógica de ganhos de eficiência e de redução de custos;

Proceder junto aos serviços do MAI ao levantamento e à agregação de necessidades de bens e serviços, tendo em vista a progressiva centralização dos processos de planeamento e de negociação do aprovisionamento do MAI;

Assegurar a progressiva centralização e desmaterialização de procedimentos de aprovisionamento, através da respectiva unidade de compras, sem prejuízo das competências cometidas à DGIE;

Assegurar as funções de unidade ministerial de compras;

Assegurar a gestão do edifício sede do MAI e de outras instalações que lhe estejam afectas, designadamente no que se refere à necessidade de restauro e conservação.

Prestar assessoria jurídica aos membros do Governo, bem como aos demais serviços do MAI aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns;

Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos de natureza jurídica que não sejam da competência própria de outro serviço;

Colaborar, quando solicitado, na elaboração de projectos de diplomas legais, produzindo quando tal lhe seja determinado os prévios estudos jurídicos;

Emitir pareceres sobre recursos interpostos para os membros do Governo e demais serviços do MAI aos quais presta apoio no âmbito da prestação centralizada de serviços;

Intervir nos processos contenciosos que digam respeito ao MAI, praticando todos os actos processuais nos termos previstos na lei;

Intervir, quando solicitado, em quaisquer processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações, quando para a respectiva instrução se torne necessária a nomeação de pessoa com formação jurídica;

Acompanhar as acções judiciais em que o MAI seja parte e prestar a colaboração que lhe for solicitada pelo Ministério Público;

Propor a difusão pelos serviços do MAI das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que se revelem de interesse directo para o Ministério;

Assegurar o desenvolvimento de outras atribuições que, no âmbito das suas competências, lhe forem cometidas por despacho do secretário-geral.

Recolher, tratar e difundir, sempre que possível com recurso à via electrónica, a documentação e informação técnica especializada com interesse para as actividades do MAI;

Organizar e manter actualizado o Centro de Documentação da SG, assegurando o tratamento da documentação, através de técnicas documentais automatizadas;

Identificar e gerir os recursos documentais dos organismos aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns;

Promover a organização e gestão de um catálogo colectivo do acervo documental existente nos centros de documentação e bibliotecas dos organismos aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns e a sua disponibilização em linha;

Assegurar a ligação e acessos a bases de dados nacionais e estrangeiras, nomeadamente de legislação;

Organizar e manter o arquivo geral do MAI, com competências sobre toda a documentação de arquivo que deixou de ser de uso corrente e assegurar a sua gestão;

Acautelar a gestão dos arquivos correntes da Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo;

Estudar e propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar os organismos, aos quais presta apoio no âmbito da centralização de funções e actividades comuns, no desenvolvimento de planos de classificação;

Elaborar e actualizar em colaboração com os organismos a que presta apoio, propostas de Portarias de gestão de documentos ou outros instrumentos que legitimem a eliminação de documentos de arquivo, de acordo com a legislação em vigor;

Apoiar tecnicamente os organismos do MAI na concepção e implantação de sistemas de gestão integrada de documentos de arquivo;

Editar, divulgar e distribuir as publicações elaboradas na Secretaria-Geral ou noutros organismos do MAI.

Assegurar o serviço de relações públicas do MAI, em especial dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos de protocolo no âmbito do MAI, articulando com os demais serviços e organismos do Ministério a sua acção, organizando os actos relativos às obrigações protocolares dos serviços do Ministério, bem como dos membros do Governo;

Realizar e apoiar a organização de congressos, seminários, conferências e outras actividades afins no MAI;

Recolher, tratar e difundir a informação dos órgãos de comunicação social com interesse para as actividades do MAI;

Assegurar os contactos com os órgãos da comunicação social, acompanhando a preparação e difusão dos materiais destinados a publicação, nomeadamente providenciando quanto à distribuição dos textos das intervenções oficiais;

Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as acções sectoriais dos diversos serviços do MAI nesse âmbito;

Participar na divulgação das actividades dos serviços do MAI;

Assegurar a recepção e atendimento ao público nos edifícios sede do MAI;

Apoiar a estada e visita de missões e delegações estrangeiras ao País quando superiormente solicitado.