Portaria n.º 533/2007 — Estabelece a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério da Economia e da Inovação e as competências das…

Direcção de Serviços de Organização e Qualidade;

Direcção de Serviços de Recursos Humanos;

Direcção de Serviços Financeiros;

Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso;

Direcção de Serviços de Aprovisionamento Integrado e de Logística;

Direcção de Serviços de Sistemas e Tecnologias de Informação;

Direcção de Serviços de Documentação, Comunicação e Arquivo;

Direcção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno.

Assegurar a evolução do projecto de prestação centralizada de serviços da SG para um modelo de serviços partilhados, extensível a todos os organismos do MEI;

Acompanhar e avaliar a execução do projecto de prestação centralizada de serviços;

Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, fomentando, nomeadamente, o recurso às tecnologias de informação e comunicações, com vista a uma maior eficácia na interacção com os agentes económicos;

Acompanhar e avaliar a execução de projectos e iniciativas cujo objectivo final seja o reconhecimento da qualidade em serviços públicos, nomeadamente a certificação da qualidade;

Planear e promover a implementação de um sistema comum de gestão na área da qualidade, enquadrando os projectos e iniciativas mencionados na alínea anterior;

Definir sistemas de avaliação das medidas e acções implementadas, por forma a aferir o nível da sua aplicação e eficácia;

Preparar, em conjugação com os outros serviços, a elaboração dos instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o plano e relatório anual de actividades da SG.

Estudar, desenvolver e divulgar métodos, instrumentos e programas que promovam o recurso a formas inovadoras de organização, gestão e funcionamento, potenciando a melhoria do desempenho global do MEI;

Estudar e apresentar medidas de política de qualidade que, promovendo o cumprimento das normas legais e regulamentares, privilegiem a satisfação das necessidades e expectativas do cidadão-utente;

Gerir o sistema de tratamento de reclamações e promover formas inovadoras de resposta aos agentes económicos e ao cidadão-utente;

Divulgar e recolher informação relativa a iniciativas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, bem como de projectos e iniciativas cujo objectivo final seja o reconhecimento da qualidade em serviços públicos, fomentando a troca de experiências;

Assegurar, na sequência de despacho do secretário-geral, a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área da inovação, modernização e política da qualidade;

Assegurar as actividades relativas aos sistemas de avaliação de serviços no âmbito do Ministério, visando o seu desenvolvimento, coordenação e controlo e apoiar o exercício das demais competências fixadas na lei sobre esta matéria.

Promover e executar os procedimentos jurídico-administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego;

Emitir pareceres e preparar a publicação dos actos administrativos em matéria de recursos humanos;

Elaborar o balanço social;

Assegurar o controlo do registo de assiduidade e organizar as listas de antiguidade do pessoal;

Assegurar a gestão do cadastro e a actualização dos processos individuais;

Apoiar os serviços e organismos no processo de avaliação de desempenho;

Assegurar o processamento de remunerações, outros abonos do pessoal e demais prestações complementares, bem como efectuar os descontos legais;

Colaborar na elaboração dos orçamentos no âmbito da sua área de competências;

Elaborar e manter actualizado, anualmente, o diagnóstico de necessidades individuais de formação.

Proceder às acções necessárias à prossecução da política de recursos humanos, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública;

Elaborar o balanço social consolidado do MEI;

Assegurar a execução e o conhecimento sistemático da informação relativa à política de recursos humanos;

Definir indicadores de avaliação e elaborar estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos do MEI, propondo medidas conducentes à sua racionalização e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;

Elaborar pareceres em matéria de gestão e organização dos recursos humanos, bem como da criação ou alteração dos quadros de pessoal;

Propor, desenvolver e coordenar a política de formação e aperfeiçoamento profissional do MEI;

Elaborar e executar os planos anuais e plurianuais de formação associados, quer a planos de actividades, quer a processos de mudança que ocorram, tendo em conta a prévia identificação das necessidades específicas de cada serviço e organismo;

Definir metodologias de avaliação das acções de formação e aperfeiçoamento profissional, em articulação com outros serviços e organismos;

Apoiar os serviços e organismos na preparação e realização de acções de formação técnica especializada;

Elaborar anualmente relatórios das actividades de formação.

Elaborar os projectos de orçamento de funcionamento e de investimento, em colaboração com os respectivos serviços e organismos;

Executar os orçamentos;

Preparar os pedidos de libertação de créditos mensais por conta das dotações em crédito nas respectivas estruturas orçamentais;

Processar e liquidar as despesas autorizadas, bem como assegurar a arrecadação das receitas e sua escrituração;

Promover a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio;

Organizar e manter actualizada a contabilidade de cada uma das estruturas orçamentais operadas no sistema de controlo interno (SIC), de acordo com as regras da contabilidade pública;

Preparar os indicadores de gestão financeira e orçamental necessários ao planeamento das actividades;

Acompanhar e gerir, em termos financeiros, a execução de projectos co-financiados no âmbito de sistemas de incentivos ou programas de financiamento;

Preparar e elaborar a prestação anual de contas.

Coordenar o processo de elaboração do orçamento anual;

Recolher e tratar a informação sobre a actividade desenvolvida e os meios financeiros afectos à prossecução das suas actividades;

Assegurar o conhecimento permanente da sua situação financeira;

Acompanhar a execução financeira e material dos projectos de investimento inscritos no PIDDAC.

Prestar assessoria jurídica;

Emitir pareceres sobre recursos interpostos para os membros do Governo e serviços e organismos do MEI integrados na prestação centralizada de serviços.

Elaborar pareceres e informações, e proceder a estudos de natureza jurídica que não sejam da competência própria de outro serviço;

Colaborar, quando solicitado, na elaboração de projectos de diplomas legais;

Intervir nos processos contenciosos que digam respeito ao MEI, praticando todos os actos processuais nos termos previstos na lei;

Instruir processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações de que seja incumbida;

Acompanhar as acções judiciais em que o MEI seja parte e prestar a colaboração que lhe for solicitada pelo Ministério Público.

Executar os procedimentos tendentes à aquisição ou locação de bens e serviços, bem como desenvolver os processos de negociação que conduzam à racionalização e diminuição dos encargos, sem prejuízo do estabelecido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro;

Negociar os contratos de fornecimentos de serviços, nomeadamente de locação, de assistência técnica, de suporte e de manutenção de sistemas e equipamentos informáticos e de comunicações, de vigilância e segurança, de limpeza e de conservação das instalações, sem prejuízo do estabelecido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro;

Assegurar a administração dos contratos de fornecimento de bens e serviços, mantendo uma informação actualizada sobre o seu conteúdo, garantindo a efectiva prestação do bem ou serviço, monitorizando os custos, intervindo atempadamente na sua renovação ou revisão;

Executar todas as operações de controlo da facturação inerente às aquisições de bens e serviços, nomeadamente avaliando a sua conformidade contratual;

Garantir a satisfação das necessidades dos serviços, organismos e demais entidades que participem da negociação conjunta da aquisição de bens e serviços, assegurando a disponibilidade desses bens e serviços;

Gerir a frota automóvel;

Coordenar as acções referentes à racionalização, manutenção, conservação e segurança do património;

Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens, assegurando todos os procedimentos necessários à sua manutenção e conservação;

Organizar e manter actualizado o arquivo referente ao património edificado do MEI, ou posto à sua disposição, nomeadamente quanto às peças desenhadas, à sua ocupação e à sua situação patrimonial.

Promover o alargamento do número das entidades e organismos do MEI beneficiárias da negociação conjunta da aquisição de bens e serviços, numa lógica de ganhos de eficiência e de redução de custos;

Assegurar as funções de unidade ministerial de compras.

Coordenar, gerir, compatibilizar e integrar os sistemas de informação;

Proceder ao levantamento das necessidades dos serviços e organismos do MEI, dotando-os com as infra-estruturas tecnológicas adequadas e assegurando a respectiva gestão e manutenção;

Criar soluções informáticas, garantindo a sua compatibilidade e eficiência;

Gerir a exploração dos serviços de Internet e intranet;

Assegurar o estudo e implantação de aplicações informáticas;

Prestar apoio técnico aos utilizadores;

Desenvolver e gerir o sistema de comunicações interno, e deste com outras entidades;

Assegurar o planeamento, coordenação, racionalização, optimização e controlo das infra-estruturas de comunicações, garantindo o seu bom desempenho e promovendo economias de escala;

Desenvolver acções de auditoria de segurança aos sistemas informáticos de comunicações ou propor a sua adjudicação externa;

Proceder a inquéritos ou averiguações sobre eventuais irregularidades e anomalias dos sistemas informáticos e de comunicações, ou propor a sua adjudicação externa;

Propor e participar na negociação e na renovação dos contratos de assistência técnica, de suporte e de manutenção dos sistemas informáticos e de comunicações.

Definir a política estratégica do MEI na área das tecnologias de informação e comunicações;

Dinamizar o estudo de soluções que permitam o acesso informático do utente aos serviços e organismos do MEI, no sentido de simplificar procedimentos, encurtar prazos de resposta e promover a transparência das relações;

Colaborar em estudos de carácter organizativo, de análise de procedimentos, métodos de trabalho, circuitos e fluxos de informação, visando a sua optimização, automação e implementação;

Propor a definição e gestão da rede de comunicações.

Organizar e manter actualizado o Centro de Documentação da SG, assegurando o tratamento da documentação, através de técnicas documentais automatizadas;

Identificar e gerir os recursos documentais e promover a gestão de um catálogo colectivo do acervo documental existente nos vários centros de documentação e bibliotecas, assegurando a sua disponibilização em tempo real;

Garantir a publicação no Diário da República dos actos legislativos e administrativos;

Assegurar a recepção, o registo, a distribuição e a expedição da correspondência da SG e dos gabinetes dos membros do Governo;

Assegurar a gestão dos arquivos correntes da SG e dos gabinetes dos membros do Governo;

Estudar e propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar o desenvolvimento de planos de classificação;

Coordenar a gestão do parque gráfico e do serviço de reprografia, assegurando as actividades de composição, montagem e impressão de modelos e impressos;

Assegurar a articulação uniforme das actividades de comunicação.

Quando solicitada, editar, divulgar e distribuir publicações elaboradas no MEI;

Apoiar a concepção e implantação de sistemas de gestão integrada de documentos de arquivo;

Elaborar e actualizar, em colaboração com os serviços e organismos, propostas de portarias de gestão de documentos, ou outros instrumentos que legitimem a eliminação de documentos de arquivo, de acordo com a legislação em vigor;

Promover a criação e assegurar a gestão de um arquivo geral do MEI, com competências sobre toda a documentação de arquivo que deixou de ser de uso corrente;

Garantir a coordenação com a Direcção-Geral de Arquivos quanto à implementação da política nacional de arquivos;

Colaborar na definição da imagem institucional do MEI e na estratégia de comunicação com o exterior, de acordo com as orientações superiormente aprovadas;

Promover a comunicação interna, privilegiando o recurso às tecnologias de informação e comunicação;

Assegurar a gestão e disponibilização dos conteúdos do site e da intranet do MEI;

Recolher, tratar e difundir a documentação e informação técnica especializada com interesse para as actividades do MEI;

Difundir as normas e orientações governamentais genéricas.

Assegurar a inspecção de âmbito sectorial com vista a garantir o cumprimento das leis, dos regulamentos, dos contratos, das directivas e das instruções ministeriais;

Assegurar a conformidade legal e regulamentar dos actos praticados;

Desenvolver acções de acompanhamento, avaliação e controlo da actividade de gestão, através de auditorias de âmbito técnico, de desempenho e financeiro;

Auditar os sistemas e procedimentos de controlo interno, no quadro das responsabilidades cometidas ao sistema de controlo interno (SIC), pelo n.º 2 do artigo 62.º da lei do enquadramento orçamental;

Avaliar a qualidade dos sistemas de informação de gestão, incluindo os indicadores de desempenho;

Assegurar a obtenção e o fornecimento de indicadores de desempenho relevantes para as restantes funções de suporte;

Assegurar a avaliação e o controlo contínuos sobre os níveis de acção de desempenho de cada entidade, serviço e organismo, recomendando alterações e melhorias, e acompanhando a sua introdução;

Proceder à avaliação de indícios de suspeita de irregularidades, incumprimento de normas e deficiências no funcionamento, propondo e acompanhando a execução de acções com vista à sua regularização;

Assegurar a transmissão dos resultados da actividade desenvolvida, e propor e cooperar no cumprimento das medidas adequadas à correcção das deficiências e irregularidades encontradas;

Propor o competente encaminhamento de todas as situações resultantes das avaliações realizadas, quando as mesmas suscitem questões do foro disciplinar;

Elaborar recomendações, de acordo com as disposições legais e regulamentares, e avaliar a adequação das acções correctivas propostas pelos respectivos serviços e organismos;

Acompanhar o cumprimento das recomendações que venham a ser formuladas em auditorias realizadas no MEI, por outras entidades do sistema de controlo interno;

Assegurar a participação e colaboração no conselho coordenador do sistema de controlo interno da administração financeira do Estado e respectivas secções especializadas;

Assegurar a elaboração de estudos, informações e pareceres sobre matéria das suas atribuições, assim como participar na elaboração de diplomas legais;

Propor acções de sensibilização, informação e formação sobre a aplicação das normas em vigor e colaborar nas mesmas;

Avaliar os resultados obtidos em função dos meios disponíveis;

Colaborar com organismos nacionais em matérias da atribuição da inspecção e auditoria.