Decreto n.º 46982 — Aprova o novo texto do Estatuto do Funcionalismo Ultramarino

Art. 479.º As notas e ofícios serão, em regra, dactilografados e com o original tirar-se-ão, pelo menos, duas cópias, uma destinada à colecção geral da correspondência e a outra ao processo respectivo.

Art. 480.º Sempre que for possível, a remessa da correspondência deve fazer-se com protocolo. Se se tratar de mais de uma nota ou ofício para o mesmo serviço, poderá ser usada a sinopse; neste caso, a sinopse será remetida em duplicado com a correspondência, devendo o serviço destinatário passar recibo na cópia e devolvê-la ao serviço remetente.

Art. 481.º A correspondência oficial pode ser ordinária, confidencial e secreta.

§ 1.º A correspondência ordinária entre serviços dentro do mesmo edifício não carece, em regra, de sobrescrito.

§ 2.º Sempre que na correspondência se trate de assunto de carácter reservado deverá ser encerrada em dois sobrescritos, levando o interior a indicação de «confidencial». A correspondência confidencial deverá ser aberta apenas pela entidade a que se destinar; esta, porém, poderá tirar-lhe o carácter reservado, se assim o entender e a natureza do assunto o permitir, riscando a palavra «confidencial» e rubricando seguidamente.

§ 3.º Quando a correspondência deva ser exclusivamente conhecida dos governadores, directores-gerais interessados, secretário-geral ou Ministro, proceder-se-á nos termos do parágrafo antecedente, levando o sobrescrito interior a indicação de «secreto». Neste caso, porém, a entidade destinatária nunca poderá retirar-lhe o carácter reservado.

Art. 482.º Sempre que a grande urgência do serviço público o exija poderá a correspondência oficial fazer-se pelo telégrafo.

§ 1.º Cada telegrama terá um número próprio. A redacção usada será resumida até ao limite compatível com a compreensão do assunto.

§ 2.º Os telegramas só podem ser expedidos com autorização dos governadores de distrito e dos directores ou chefes de serviços ou das entidades em quem deleguem tais poderes. Os inspectores de qualquer grau podem igualmente expedir telegramas, bem como os chefes de missões, de brigadas e de outras entidades semelhantes, sempre que sejam necessários aos objectivos dos trabalhos de que estejam incumbidos.

§ 3.º Quando a conveniência na expedição de um telegrama for de qualquer particular, deverá este custear a respectiva importância.

§ 4.º Na sua correspondência telegráfica poderão as autoridades ultramarinas usar de cifras prèviamente combinadas. Aos governadores-gerais ou de província pertence distribuir as cifras de que os serviços ou autoridades devem fazer uso.

Art. 483.º Em cada repartição, secção, divisão ou secretaria a expedição e o registo de entrada da correspondência ordinária estarão, em regra, a cargo de um mesmo funcionário.

§ 1.º A entrada da correspondência far-se-á por meio de registo em livro apropriado, no qual poderá ser registada também a entrada de requerimentos, petições e exposições ou recursos. No documento entrado será aposto o seu número de ordem, a data do registo e a rubrica do funcionário incumbido de tal serviço, o qual responderá pela veracidade daquelas indicações.

§ 2.º No acto da expedição a correspondência deverá ser numerada seguidamente e datada. Em seguida ao número de ordem levará as indicações respeitantes ao arquivo.

§ 3.º A correspondência confidencial entrada, bem como a cópia da correspondência confidencial expedida, estarão na posse do chefe da direcção, repartição ou secretaria por onde correr o serviço a que respeita. O mesmo funcionário terá um registo especial das entradas e saídas da correspondência confidencial.

§ 4.º Os governadores, directores-gerais, secretário-geral e o Ministro designarão o funcionário que ficará incumbido da expedição e registo de entrada da correspondência secreta, o qual procederá, quanto a ela, nos termos do parágrafo antecedente.

§ 5.º A correspondência secreta nunca deverá ser comunicada a qualquer outra autoridade, salvo caso de necessidade imperiosa do serviço. Estará sempre na posse do funcionário dela encarregado e só será entregue, mediante recibo, à autoridade que lhe suceder no cargo. Todos os anos será enviado do ultramar ao Ministério, com as devidas cautelas, a correspondência secreta com mais de dez anos de recebida ou expedida; o secretário-geral escolherá a que desde logo deve entrar no Arquivo Histórico do Ultramar e a que ficará no Ministério sob segredo.

Art. 484.º Na mesma correspondência oficial nunca deverá tratar-se de mais de um assunto.

Art. 485.º Os papéis que hajam de ser levados ao conhecimento geral dos funcionários ou ao conhecimento de uma certa generalidade de funcionários serão transmitidos em circular, na qual devem apor o seu visto os funcionários que dela tomem conhecimento.

SECÇÃO VII — Do expediente

Art. 486.º Os requerimentos, petições, queixas, recursos e, de forma geral, todos os papéis dimanados de particulares que devam ser submetidos a despacho serão escritos em papel selado, em termos respeitosos e com a assinatura reconhecida, sem o que não poderão ter seguimento.

§ 1.º Salvo se a especial importância do documento o exigir, é dispensado o reconhecimento da assinatura quando no processo já exista assinatura da mesma pessoa com anterior reconhecimento notarial em documento relativo ao mesmo assunto.

§ 2.º Os papéis a que se refere o corpo deste artigo que sejam redigidos em termos desrespeitosos ou ofensivos serão remetidos ao foro competente para o devido procedimento criminal.

§ 3.º Nenhum requerimento ou petição poderá tratar de mais de um assunto.

§ 4.º De todos os requerimentos, petições, queixas ou recursos entregues directamente nas repartições públicas será passado recibo, datado no seu próprio duplicado ou em impresso avulso.

Art. 487.º Os papéis devem ser apresentados a despacho acompanhados de todas as informações e pareceres necessários para a decisão.

§ único. É de quinze dias, se outro não tiver sido marcado pela entidade competente, o prazo para cada serviço preparar os papéis para despacho, sendo, porém, reduzido a dez dias se o despacho for da competência do director ou chefe do serviço.

Art. 488.º Salvo no caso de reclamação ou recurso, serão arquivados os papéis em que os particulares requeiram que seja de novo despachado o assunto do seu interesse sobre o qual já tenha recaído despacho definitivo sem que ofereçam novos fundamentos ou tenham modificado o pedido.

§ único. Os funcionários que, por sua iniciativa ou a pedido dos interessados, submetam a despacho assuntos em contrário do disposto no corpo do artigo serão punidos com a pena do n.º 6.º do artigo 354.º

Art. 489.º Os requerimentos e petições deverão ter resolução definitiva dentro de 30 dias, a contar da sua entrada nos serviços, acrescidos do tempo necessário para o transporte postal.

§ único. Passado o prazo referido no corpo do artigo, devem os interessados requerer, dentro dos 60 dias imediatos, certidão dos despachos ou da falta deles e desde que no prazo de 8 dias não lhes seja entregue a certidão, ou esta certifique falta de despacho, consideram-se os requerimentos e petições indeferidos para efeitos hierárquicos e contenciosos.

Art. 490.º Enquanto os assuntos estiverem a ser instruídos só pode ser dado aos interessados conhecimento das formalidades ou exigências legais a cumprir ou completar e das dúvidas levantadas pela pretensão e que se torne necessário esclarecer.

Art. 491.º É vedado o ingresso do público nos recintos das repartições ou secretarias especialmente destinados ao trabalho dos funcionários.

§ 1.º Nas repartições e secretarias haverá um espaço especialmente destinado ao público. Os funcionários que durante as horas do expediente fizerem entrar qualquer pessoa em parte reservada ao serviço burocrático das secretarias ou repartições públicas responderão disciplinarmente pela falta cometida.

§ 2.º Em cada repartição ou secretaria as informações ao público serão, em regra, dadas por funcionário especialmente designado pelo chefe do serviço. Quando não houver funcionário especialmente designado entender-se-á que é o próprio chefe da secretaria ou repartição que tem a seu cargo o serviço das informações ao público.

Art. 492.º Em regra, as informações serão prestadas ao público por escrito, mediante pedido feito pelos interessados, também por escrito.

§ único. As informações fornecidas pelas repartições e secretarias, verbalmente ou por escrito, não envolvem responsabilidade para o Estado e não fazem prova em juízo. Os funcionários informantes responderão, contudo, disciplinarmente, pelas falsas ou erradas informações que derem aos particulares.

Art. 493.º As repartições e secretarias devem passar as certidões que lhes forem requeridas sempre que o assunto a que se refiram não seja confidencial ou secreto e da respectiva expedição não resulte prejuízo para o serviço público.

§ 1.º Às repartições e secretarias é proibido, sem determinação superior, passar certidões:

1.º Da correspondência oficial;

2.º Das informações dadas por funcionários públicos em relação a assuntos de serviço, salvo para exigências das responsabilidades disciplinares, civis ou criminais que dessas informações resultem, nos termos deste diploma;

3.º Das informações dadas por funcionários públicos a respeito de outros funcionários, salvo sendo requeridas pelo próprio informado;

4.º De quaisquer peças de processos disciplinares, inquéritos ou sindicâncias;

5.º De assuntos relativos a investigações ou diligências policiais.

§ 2.º As certidões de documentos confidenciais ou secretos só podem ser autorizadas pelos governadores-gerais ou de província, quanto aos primeiros, e pelo Ministro, quanto aos segundos.

Art. 494.º Os chefes das repartições ou secretarias são obrigados a passar, independentemente de despacho e dentro de oito dias, contados da data em que lhes for requerida, certidão narrativa de que conste:

SECÇÃO VIII — Do arquivo

Art. 495.º Nas repartições públicas ultramarinas compete aos respectivos chefes determinar a organização e funcionamento dos arquivos de processos e mais documentos.

§ 1.º Em regra, na mesma localidade e dentro dos mesmos serviços haverá apenas um arquivo geral, obedecendo a esquemas muito simples, fàcilmente acessíveis a todos os que com ele tenham de lidar.

§ 2.º Os processos individuais serão numerados e descritos em ficheiros por ordem alfabética; os processos gerais, também numerados, organizar-se-ão por assuntos, podendo subdividir-se segundo critério geográfico.

§ 3.º Em cada processo arquivar-se-ão, por ordem cronológica, apenas os papéis que digam respeito à mesma pessoa ou ao mesmo assunto. Dos papéis que interessem a mais de um processo tirar-se-ão cópias para distribuir pelos vários processos a que digam respeito, indicando-se nelas o processo em que se encontra arquivado o original.

§ 4.º Sempre que haja documentos confidenciais ou secretos que interessem a determinado processo proceder-se-á nos termos dos §§ 3.º e 4.º do artigo 483.º, mas no processo respectivo colocar-se-á um papel na devida altura com a indicação da natureza, número, data e proveniência dos mesmos documentos.

§ 5.º Os funcionários encarregados dos arquivos não poderão facultar o exame dos processos senão àqueles que, pelos serviços que lhes estejam distribuídos, deles tenham que conhecer.

Art. 496.º Decorridos dez anos sobre a data da último documento dos processos ou, antes disso, quando se presuma que já não venham a ser movimentados, far-se-á a sua remessa ao arquivo geral de cada província, devidamente relacionados e com a indicação nas respectivas fichas do arquivo dos serviços, de «processo findo», data e número de redacção com que foram enviados ao arquivo geral.

Ministério do Ultramar, 27 de Abril de 1966. - O Ministro do Ultramar, Joaquim Moreira da Silva Cunha.

Para ser publicado no Boletim Oficial de todas as províncias ultramarinas. - J. da Silva Cunha.