Portaria n.º 722/85 — Aprova o Regulamento Geral do Serviço da Guarda Nacional Republicana (partes I a VI)

6 - O cabeçalho, como regra geral, deve identificar o documento e como tal incluir os seguintes elementos:

7 - Quanto ao texto, deve observar-se o seguinte:

8 - O fecho deve compreender a indicação da autoridade, o grupo de assinatura e eventualmente a distribuição e os anexos:

Se a assinatura for por delegação, incluir as palavras «por delegação» e a função do signatário, além do seu nome e posto;

Se for por ausência fortuita, manuscrever, acima do grupo de assinatura, a expressão «no impedimento do», trancando o espaço destinado à assinatura do titular, e por baixo do nome e posto, dactilografados, deve assinar o substituto, seguindo-se, em letra de imprensa, o seu posto e função;

9 - Todos os documentos devem, em princípio, ser dactilografados ou impressos; quando forem manuscritos, sê-lo-ão a preto ou azul.

10 - De toda a documentação produzida tiram-se normalmente cópias a carbono de cor preta ou azul, ou por meio de qualquer processo de copiagem, destinadas ao arquivo do órgão onde tem origem; o número de cópias é variável e dependente dos diferentes processos onde devem figurar.

11 - Quando algum exemplar ou cópia não for acompanhado dos correspondentes anexos ao documento, tal facto deve ser indicado na distribuição e entre parênteses, sem anexos ou sem tais e tais anexos.

ARTIGO 7.º — (Abreviaturas e siglas)

1 - As abreviaturas e siglas destinam-se à simplificação de palavras e expressões correntes, só podendo ser empregues na documentação destinada a organismos militares; utilizam-se as constantes do vocabulário ortográfico oficial e as estabelecidas ou previstas nos regulamentos e determinações militares.

2 - A designação de entidades ou organismos oficiais deve ser feita por abreviaturas ou siglas; contudo, há que ter o cuidado de só as utilizar quando sejam de uso e conhecimento generalizado, designadamente no organismo para onde o documento é dirigido.

3 - Num mesmo documento pode empregar-se a abreviatura ou sigla livremente se, na primeira vez em que for empregada, for posta entre parênteses e precedida do seu significado por extenso.

4 - As regras para o emprego de abreviaturas são as seguintes:

5 - As siglas são símbolos e representam-se por letras maiúsculas, sem espaços e sem pontos entre as mesmas.

ARTIGO 8.º — (Datas e horas)

Para a inscrição de datas e horas, adoptam-se os procedimentos que estiverem estabelecidos nas Normas Portuguesas Definitivas e em acordos de âmbito militar; a entrada em vigor da forma adoptada será objecto de despacho e de publicação em Ordem Geral (1.ª série).

ARTIGO 9.º — (Numeração)

Em princípio, todos os documentos são numerados; o número do documento deve conter:

SECÇÃO III — Tratamento de documentos

ARTIGO 10.º — (Qualificação quanto a sigilo)

1 - Os documentos, consoante a extensão da sua divulgação, são considerados:

2 - O tratamento e manuseamento dos documentos classificados, bem como a graduação das classificações, são objecto de normas de segurança específicas.

3 - Na expedição de um documento pessoal, este deve ser fechado, pela entidade subscritora, num sobrescrito, que terá exteriormente a indicação da entidade destinatária, ou o nome e posto da mesma, e, carimbado ou escrito em maiúsculas e destacado, o termo «Pessoal»; os sobrescritos com a indicação «Pessoal» são abertos somente pela entidade a quem são dirigidos.

ARTIGO 11.º — (Precedência)

1 - Não é atribuída qualquer precedência aos documentos de rotina, cujo estudo, solução e tramitação devem ser realizados normalmente.

2 - É atribuído grau de urgente à documentação que, pela natureza do assunto, deva ter tratamento preferencial; esta atribuição é da competência do órgão de origem.

3 - Um documento não considerado urgente no órgão de origem poderá receber esse grau no órgão que o vai trabalhar, se a natureza do assunto que trata e os condicionalismos próprios deste órgão o aconselharem.

4 - Há ainda a considerar os grau de precedência «imediato» e «relâmpago», que só são utilizados em situações operacionais muito graves e de acordo com as normas que estejam estabelecidas.

ARTIGO 12.º — (Autenticação)

1 - Os meios utilizados para a autenticação de um documento são:

2 - Quando for exigida a confirmação da identificação do responsável do órgão emissor do documento, esta faz-se pela aposição do selo branco sobre a assinatura.

3 - Cada documento, consoante a sua natureza, exige determinado grau de autenticação; a identificação do órgão é constante, pelo que a diferenciação resulta da forma de identificação do responsável; os graus da autenticação, por ordem crescente de valor, são:

4 - O grau de autenticação exigido para cada documento consta da lei geral e das determinações específicas militares.

5 - As competências para autenticação de documentos são:

6 - Quando a entidade signatária de um documento for oficial general, poderá:

7 - A autenticação dos documentos é feita como segue:

8 - A assinatura dos documentos impressos ou obtidos por matriz não pode ser incluída na reprodução porque em tais condições não teria valor, mas somente mencionar quem assina, pela indicação: Ass. ..., posto; nos exemplares que ficarem arquivados, porém, deve ser reposta a assinatura manuscrita.

9 - Relativamente ao selo branco deve observar-se o seguinte:

10 - A chancela, cópia em carimbo da rubrica, pode ser, normalmente, utilizada, com excepção dos casos em que a rubrica manuscrita seja exigida; a sua guarda e utilização são da inteira responsabilidade do respectivo possuidor.

11 - O carimbo deve conter a designação completa do respectivo órgão e serve para identificar os documentos que nele se produzem em modelos ou papel que não contenha tal identificação impressa; a sua utilização e guarda são da responsabilidade do chefe da secretaria respectiva.

SECÇÃO IV — Correspondência militar

ARTIGO 13.º — (Conceitos básicos)

1 - A correspondência militar é uma forma de correspondência oficial, que apresenta peculiaridades específicas da vivência militar e regula a comunicação escrita, interna e externa dos órgãos militares; deve ter carácter de objectividade e ser redigida em estilo simples, claro, preciso e conciso, de modo que o assunto tratado seja facilmente compreendido.

2 - No âmbito da Guarda, a correspondência militar estabelece as relações normais entre os órgãos executivos (unidades, repartições e serviços).

ARTIGO 14.º — (Procedimentos gerais)

1 - Na elaboração da correspondência deve ter-se em atenção o prescrito nos artigos anteriores para a documentação em geral.

2 - Toda a correspondência deve ser expedida sob a fórmula de SR (Serviço da República) e deve usar-se sempre papel timbrado, com o timbre impresso ou carimbado.

3 - Em cada nota ou ofício deve tratar-se apenas de um assunto.

4 - Na correspondência a expedir por meios radiotelegráficos, todas as letras do texto são maiúsculas.

5 - Toda a comunicação feita por telegrama deve ser confirmada por nota ou ofício.

6 - Na correspondência entre entidades militares não é expressa qualquer fórmula de cumprimentos; na endereçada a entidades civis, usa-se a fórmula que estiver estabelecida no protocolo próprio.

7 - A correspondência dirigida a entidades militares deve revestir carácter impessoal, pelo que:

8 - Na correspondência com destino múltiplo, deve ser escrito no cabeçalho o endereço de todos os destinatários.

9 - Na correspondência destinada ao Comando-Geral deve indicar-se sempre no endereço a repartição ou chefia que tem competência para tratar do assunto a que a mesma se refere.

10 - O fecho, quando não couber no respectivo espaço, pode ser continuado no verso da folha (lista de distribuição, indicação de anexos, etc.); a continuação do texto faz-se sempre em nova folha.

ARTIGO 15.º — (Expressões de tratamento)

1 - A designação de uma entidade, salvo quando se trate de SS. Exas. o Presidente da República, o Presidente da Assembleia da República, o Presidente do Supremo Tribunal de Justiça, o Primeira-Ministro, os ministros e os secretários de Estado, não é acompanhada por qualquer atributo especial, sendo suficiente, para o efeito, indicação do posto e nome ou posto e função.

2 - Nas situações restantes, as expressões de tratamento são:

As preconizadas no Regulamento de Continências e Honras Militares;

Quando juízes de direito - Meritíssimo;

Quando reitores universitários - Magnífico;

As restantes entidades - V. EX.ª;

Quando a cardeais - Eminentíssimo;

Quando arcebispos e bispos - Excelência Reverendíssima;

Quando sacerdotes - Reverendo.

ARTIGO 16.º — (Numeração da correspondência)

1 - A todo o documento de correspondência deve ser atribuído um número de identificação, o qual é constituído por:

2 - O indicativo da secretaria é separado por barra do número de ordem dactilografado ou a óleo (numerador) e o número do processo é precedido da abreviatura P.º Exemplo: 01/400 P.º 01.109.

SECÇÃO V — Especificação de documentos mais correntes

ARTIGO 17.º — (Acta)

1 - As actas são lavradas em livro de registo próprio ou em documento solto; devem ter a seguinte forma:

Acta n.º ... (em algarismos);

Dia, mês e ano;

Localidade e local dos trabalhos;

Determinação que ordena ou motiva o acto;

Órgão que reúne;

Elementos presentes;

Finalidade;

Razão do encerramento da acta;

Ter-se procedido à sua leitura e aprovação;

Identidade de quem a escreve;

Indicação de quem a assina.

2 - Na escrituração da acta deve observar-se o seguinte:

ARTIGO 18.º — (Anexos, apêndices e adendas)

1 - Os anexos devem ser referidos no texto do documento principal e ser designados por letras maiúsculas pela ordem alfabética em que aparecem no texto; um anexo único será o anexo A.

2 - Os anexos utilizam-se, fundamentalmente, para os seguintes assuntos:

3 - No final de um anexo, deve ser incluída, se necessário, a rubrica apêndices.

4 - Os apêndices devem ser referidos no texto do anexo de que fazem parte e ser designados por algarismos árabes. pela ordem numérica em que aparecem no texto; o primeiro apêndice de cada anexo começa sempre pelo n.º 1; um apêndice único será o apêndice 1.

5 - No final de um apêndice, deve ser incluída, se necessário, a rubrica adendas.

6 - As adendas são designadas segundo a sequência do alfabeto e não existe um esquema formal para a sua elaboração, admitindo-se, porém, como válidas as considerações feitas para os anexos e apêndices.

7 - Os anexos, os apêndices e as adendas devem ter cabeçalho próprio referido ao documento de que fazem parte, para que possam ser identificados.

ARTIGO 19.º — (Certidões e certificados)

1 - As certidões e os certificados são requeridos aos comandantes das unidades onde estão arquivados os documentos afins ou onde existe conhecimento do que se requer.

2 - Quando se trate de texto integral do documento, o interessado requer que lhe seja passado certificado do que constar do tal documento; quando se trate apenas de qualquer assentamento, o interessado requer que lhe seja passada certidão do referido assentamento.

3 - As certidões e os certificados são passados pela entidade subordinada, responsável pelo órgão onde se encontram os elementos necessários; são feitos em papel selado, devendo observar-se o que constar da lei geral sobre o imposto do selo.

4 - Nestes documentos deve constar:

Unidade;

Designação do documento;

Fim a que se destina;

Nome, posto e função do signatário;

Determinação que o ordena;

E por ser verdade, passo (mandei passar) o (a) presente ... que ... vai por mim assinado e autenticado (com o visto de ...) com o selo branco;

Ser datado, com indicação do quartel ou órgão onde é feito e assinado logo abaixo;

ARTIGO 20.º — (Autos)

1 - Os autos relativos a justiça e disciplina são tratados em legislação própria.

2 - Os autos relativos a outros actos são, como regra, constituídos por:

3 - Todos os elementos nomeados no despacho assinam a acta e rubricam as restantes folhas do auto.

ARTIGO 21.º — (Edital)

1 - O edital é a forma de comunicação com o público; é remetido à autoridade administrativa, nos exemplares julgados necessários, a fim de ser afixado nos lugares públicos do costume.

2 - A autoridade administrativa deve devolver um ou mais exemplares com a certidão de afixação ou intimação passada no verso.

ARTIGO 22.º — (Estudo)

1 - O estudo é sempre iniciado por uma folha de rosto, na qual são inscritos os seguintes elementos:

2 - Nas folhas seguintes, referenciadas e numeradas na parte superior, deve ser desenvolvido o estudo segundo o esquema seguinte:

ARTIGO 23.º — (Fichas individuais)

1 - As fichas individuais que compõem o ficheiro de pessoal são de modelo normalizado e visam reunir em documento rápido e de fácil manuseamento elementos essenciais à administração.

2 - A ficha individual contém casas e espaços para escriturar, entre outros, os seguintes dados:

3 - Cada ficha constitui documento privativo da unidade ou órgão que a elabora e é encerrada quando o elemento a que respeita for abatido ao efectivo.

4 - No início de cada ano são entregues no arquivo primário as fichas individuais encerradas durante o ano anterior.

ARTIGO 24.º — (Guias de entrega, guias de remessa e sinopses)

1 - São utilizados impressos normalizados para as guias de entrega, guias de remessa e sinopses, que têm fundamentalmente um cabeçalho, espaço para relacionar os artigos e um fecho.

2 - Do cabeçalho consta:

3 - O espaço para relacionar os artigos é pautado e com um riscado vertical apropriado à inscrição do número de artigos, sua discriminação e observações.

4 - O fecho deve conter os seguintes elementos:

ARTIGO 25.º — (Guia de marcha)

1 - As guias de marcha, passadas em impressos normalizados, devem conter os seguintes elementos:

2 - Nas guias de marcha colectivas são relacionados, no verso, os militares que vão sob comando do titular da guia.

3 - As guias devem conter sempre em relação à marcha a situação actualizada das pessoas a quem se referem, para o que:

Presente neste (nesta) ... ou marcha deste ... em ... para os fins ou em razão de ...

ARTIGO 26.º — (Guia de patrulha)

A guia de patrulha é o documento que acompanha qualquer patrulha na sua missão de serviço e deve conter, entre outros, os seguintes elementos:

ARTIGO 27.º — (Livros de registo)

1 - Os livros de registo são pautados e têm formato padronizado; consoante o fim a que se destinam, as folhas têm riscado vertical adequado.

2 - O livro de registo de correspondência recebida deve ter as casas necessárias ao registo dos seguintes elementos referentes a cada documento:

Data de entrada;

Número de entrada;

Origem;

Tipo e número;

Data;

Assunto de que trata;

Distribuição (ou processo);

Rubrica de quem recebe.

3 - O livro de escalas de serviço deve ter no cimo de cada folha a designação do serviço e riscado vertical que possibilite a inscrição dos seguintes elementos:

Data;

Identidade;

Observações.

4 - O livro de registo de requerimentos deve ter riscado vertical, com as casas necessárias às seguintes inscrições, em relação a cada requerimento:

Número e data do registo;

Posto, número e nome do requerente;

Data do requerimento;

Assunto requerido;

Entidade a quem é dirigido;

Data e órgão a que foi enviado;

Documento que transmite e publica o despacho.

5 - O livro de registo de correspondência particular destina-se a fazer registo de valores e urgências recebidas (vales de correio, valores declarados, telegramas, etc.) com destino a pessoal da unidade. Nele são inscritos os seguintes elementos:

Data da recepção;

Tipo e número do documento;

Origem;

Destinatário;

Data da entrega e rubrica de quem recebe.

ARTIGO 28.º — (Mapa diário)

1 - O mapa diário, a elaborar e a entregar pelas companhias ou subunidades equivalentes nas respectivas unidades, visa especialmente:

2 - O mapa diário deve ter casas próprias para oficiais, sargentos, cabos e soldados, para inscrever, entre outros, os seguintes elementos:

3 - Em casas próprias, deve ainda ser inscrito o seguinte:

4 - Numa casa, designada «Anexos», são relacionados os documentos que acompanham o mapa, como, por exemplo, os relativos a disciplina, propostas, pretensões e dispensas.

ARTIGO 29.º — (Mapa da força)

1 - A secretaria do comando fornece diariamente ao oficial de dia e ao adjunto do comando o mapa da força, especificando os meios em pessoal que lhe são atribuídos e demais elementos necessários ao desenvolvimento da sua actividade.

2 - Do mapa deve constar:

ARTIGO 30.º — (Mapa da situação de pessoal)

1 - Cada companhia ou subunidade equivalente elabora, em cada mês, um mapa, no qual deve constar todo o pessoal que a compõe, inscrevendo-se diariamente nele as situações individuais; este mapa é afixado em local que possibilite a sua consulta por todos os elementos da subunidade.

2 - O mapa visa facilitar o controle global de efectivos e a avaliação comparativa da distribuição de esforços e fornece elementos para a elaboração do mapa diário, requisições de refeições e escalas de serviço.

3 - O mapa tem um riscado que permite inscrever os seguintes elementos:

4 - As situações diárias são indicadas por símbolos.

5 - Após o mês a que respeita, cada mapa é presente ao comandante da unidade respectiva, que o visará.

6 - No início de cada ano são entregues no arquivo primário os mapas relativos ao ano anterior, depois de devidamente encapados.

ARTIGO 31.º — (Ofícios, notas e verbetes)

1 - Nos ofícios deve ser observado o estabelecido nas Normas Portuguesas Definitivas quanto à forma de imprimir e utilizar os modelos.

2 - Nas notas deve ser observado o estabelecido para os ofícios, com as seguintes alterações:

3 - Os verbetes ou comunicações de serviço, somente permitidos na correspondência para comunicações internas entre órgãos do mesmo nível, são impressos em tamanho normalizado e têm as seguintes características:

Data e número;

Entidade que o subscreve;

Destinatário;

Assunto de que trata;

Referências;

ARTIGO 32.º — («Ordem de Serviço»)

1 - A Ordem de Serviço é um documento periódico, com a classificação de reservado, através do qual os comandantes das unidades difundem a todo o efectivo seu subordinado:

2 - O cabeçalho, ao alto da primeira página, deve ter a identificação da unidade que a publica, o número e a data.

3 - O corpo da Ordem de Serviço deve ser articulado em capítulos com numeração romana e dividido em artigos com as subdivisões que forem necessárias; os capítulos devem ser os seguintes:

4 - O fecho contém o grupo de assinatura.

5 - Todas as páginas são numeradas no canto superior exterior, com numeração seguida dentro de cada ano civil.

6 - As companhias ou subunidades equivalentes isoladas ou destacadas têm ordem privativa, na qual deve ser transcrito, da ordem da unidade, tudo quanto àquelas subunidades interessar.

ARTIGO 33.º — (Parte da guarda)

1 - A parte da guarda é o documento pelo qual o comandante da guarda dá parte da maneira como decorreu o serviço.

2 - O impresso utilizado para este documento permite inscrever os seguintes elementos;

Indicação da unidade;

Localização da guarda;

Período que cobre;

Visto, no canto superior direito;

Localização dos postos;

Constituição da guarda;

Quadriculado para inscrição da execução do serviço;

Conferência das cargas;

Estado das dependências e da área à responsabilidade da guarda;

Relação dos presos;

Ocorrências extraordinárias;

Confirmação do comandante da guarda que entra quanto a conferência de cargas, estado da dependência e da área e relação dos presos;

Assinatura do comandante da guarda.

ARTIGO 34.º — (Participação)

1 - As participações, em princípio, são escritas; quando verbais, devem, se tal se justificar, ser passadas a escrito por quem as receber.

2 - Salvo casos específicos previstos noutros regulamentos, a participação deve ser formulada em meia folha de papel almaço, de trinta e cinco linhas.

3 - Para uma boa apresentação, quando feitas por militares, devem obedecer ao seguinte formulário:

Designação do corpo, na 1.ª linha;

Indicação da unidade, na 2.ª linha;

Indicação da subunidade, na 3.ª linha;

Indicação da expressão «Exmo. Sr.», na 5.ª linha;

4 - Quando sejam feitas por civis, o formulário deve ser idêntico, apenas com a diferença de não levar a indicação do corpo, da unidade e da subunidade; neste caso, a assinatura do participante tem de ser reconhecida por notário.

5 - Quando se trate de participações, quer de militares, quer de civis, que devam ser submetidas a despacho ministerial, têm de ser apresentadas em papel selado, sem o que não lhes poderá ser dado andamento.

ARTIGO 35.º — (Relatório do oficial de dia)

1 - O relatório do oficial de dia visa transmitir ao comando as ocorrências verificadas durante o período a que respeita.

2 - O impresso a utilizar deve permitir inscrever, entre outros, os seguintes elementos:

Indicação da unidade e ou subunidade;

Período que cobre;

Visto, no canto superior direito:

Serviço de alimentação;

Revista de saúde;

Rondas;

Forças que saíram ou recolheram;

Conferências de detidos e convalescentes;

Apresentações;

Faltas;

Leitura de contadores;

Movimento de viaturas auto;

Pessoas detidas e destino que tiveram;

Ocorrências extraordinárias;

ARTIGO 36.º — (Relatório de ronda)

1 - O relatório de ronda é o documento pelo qual o rondante dá conhecimento superior do modo como decorreu o serviço.

2 - O impresso deve permitir inscrever, entre outros, os seguintes elementos:

Indicação da unidade e subunidade;

Designação da ronda;

Período que cobre;

Visto, no canto superior direito;

Horário das rondas efectuadas;

Ocorrências extraordinárias;

Data;

Assinatura do rondante;

Anexos.

ARTIGO 37.º — (Requerimentos)

1 - Os requerimentos são petições individuais, por escrito, que todo o militar ou civil pode apresentar superiormente, desde que os formule em termos moderados e respeitosos, nos termos da lei, dirigidos pelas vias hierárquicas.

2 - No tratamento deve ter-se em atenção o preceituado no artigo 93.º da parte II deste Regulamento relativo a petições.

3 - Os requerimentos são formulados em papel selado, salvo os casos que a lei exceptua, e devem apresentar a forma seguinte:

1.ª linha, a designação da entidade a quem é dirigido:

Se a S. Ex.ª o Ministro:

Sr. Ministro ...;

Se a outra entidade:

Exmo. Sr. ...;

2.ª linha, em branco;

3.ª linha:

Conforme a entidade a quem é dirigido:

Se a S. Ex.ª o Ministro:

Excelência;

Se a outras entidades:

Em branco;

4.ª linha, em branco;

Identificação completa do requerente;

Situação militar do requerente;

Onde se encontra colocado e onde presta serviço;

Legislação ou determinação superior ao abrigo da qual requer;

Assunto requerido, esclarecendo-se o mais possível o que se pretende, fim a atingir e motivos que levaram o peticionário a requerer, casos análogos que julgue conveniente citar e se há ou não dispêndio para a Fazenda Nacional;

Documentos que instruem a petição, se for caso disso;

A expressão «Pede deferimento»;

Nas linhas seguintes, a data, a assinatura e o posto.

ARTIGO 38.º — (Informação de requerimentos)

1 - As informações dos requerimentos devem ser sempre claras e concretas e ter em atenção o preceituado no n.º 3 do artigo 93.º da parte II deste Regulamento relativo a petições.

2 - As informações a prestar nos requerimentos são feitas em impresso próprio e devem obedecer às seguintes regras:

Designação da unidade;

Título do documento;

Referência ao requerimento a que respeita;

Matéria requerida;

Estar o requerimento abrangido pela alínea c) do n.º 2 do artigo 93.º da parte II deste Regulamento;

Legislação ou determinação relativas à pretensão que a autoriza, a favorece ou se opõe ao seu deferimento;

Quando a petição, excepcionalmente, estiver incluída na parte final da alínea b) do n.º 2 do artigo 93.º da parte II deste Regulamento, deve declarar-se que não há legislação que a favoreça, autorize ou se oponha ao seu deferimento e justificar o motivo do seu seguimento;

Influência da matéria requerida sobre a regularidade do serviço;

A adopção das fórmulas «se for substituído» ou «se for previamente substituído» não deve ser utilizada, visto nada significarem e já serem do conhecimento geral; também as expressões «requer nos termos do artigo ...», «não há inconveniente desde que seja substituído por outro militar nas mesmas condições» e outras semelhantes não devem ser utilizadas, por serem desprovidas de base;

Prejuízo para terceiros que pode resultar do deferimento da pretensão;

Assentamentos do requerente complementares dos que constem do texto do requerimento;

Proposta conclusiva, que deve focar o merecimento do requerimento.

3 - As informações devem ter no início e destacadamente a designação da entidade informante e terminam sempre com a data e grupo de assinatura.

4 - Na informação é sempre definida a posição do respectivo comandante de unidade quanto à sua opinião relativa ao assunto requerido, não sendo de aceitar apenas a aposição do visto quando a mesma for prestada pelo escalão companhia ou equivalente.

ARTIGO 39.º — (Requisições de transporte de pessoal e material)

1 - Quando a deslocação é feita por via férrea, deve ser utilizada a requisição de transporte, em impresso modelo normalizado.

2 - Este impresso é constituído por três talões, destinando-se o da esquerda a arquivo da unidade e os dois restantes a ser entregues na estação que fornece o bilhete ou guia de despacho, conforme se trate de transporte de pessoal ou de material.

3 - O preenchimento destes impressos deve merecer cuidados especiais, pois não admite qualquer rasura; a assinatura do comandante na requisição é autenticada com o selo branco.

4 - As requisições de transporte de material são semelhantes às de transporte de pessoal, constando no verso as instruções para o seu preenchimento.

5 - O transporte de solípedes é considerado como se de material se tratasse e a requisição do seu transporte é feita neste modelo e em pequena velocidade.

6 - Para o trânsito de viaturas militares em auto-estradas com pagamento de portagem usa-se uma requisição semelhante à requisição de transporte de pessoal, quando aquelas não possuam cartão de livre-trânsito, passado pela entidade competente.

ARTIGO 40.º — (Relatórios especiais)

1 - Para além dos documentos já referidos nesta secção, há também a considerar os relatórios especiais directamente relacionados com as actividades policial e de ordem pública e os que, por dizerem respeito ao pessoal, animais e material, estão indirectamente relacionados com aquelas actividades.

2 - Estes relatórios são elaborados de acordo com as normas específicas em vigor, enumerando-se, a título exemplificativo, os seguintes:

CAPÍTULO III — Secretarias

ARTIGO 41.º — (Definição)

As secretarias são órgãos de apoio do comandante dos diferentes escalões onde tem origem e se manuseia documentação oficial; nelas é trabalhada a documentação que produz e recebe, de acordo com as determinações superiores.

ARTIGO 42.º — (Elementos de apoio)

Em cada secretaria deve existir:

ARTIGO 43.º — (Tipo de secretarias)

1 - Há dois tipos de secretarias:

2 - As secretarias de apoio a escalões de comando são:

3 - As secretarias dos órgãos técnicos são tantas quantos os órgãos que delas necessitam; neste grupo inclui-se a secretaria do conselho administrativo

ARTIGO 44.º — (Missão)

As secretarias são especialmente destinadas à escrituração e regularização de todo o serviço que interesse ou diga respeito ao pessoal, animal e material e têm por missão especial o seguinte:

Receber, distribuir e expedir a correspondência;

Publicar a Ordem de Serviço;

Escriturar as escalas do pessoal de serviço da unidade;

Elaborar o mapa da força;

Fazer o controle de pessoal em trânsito e do pessoal adido;

Lançar as apresentações nas guias de marcha e passaportes;

Promover a elaboração das guias de marcha;

Passar requisições de transporte;

Escriturar os registos de matrícula e de alterações do pessoal e animais;

Registar os requerimentos em livro próprio;

Elaborar os mapas de controle dos efectivos da unidade, em pessoal e animais;

Controlar o arquivo primário da unidade;

Fornecer ao amanuense de dia as instruções e meios necessários ao serviço que tem de desempenhar;

Estabelecer a ligação com as secretarias das respectivas companhias;

Elaborar e escriturar o ficheiro do seu pessoal;

Escriturar as escalas do serviço a dar pela companhia;

Elaborar o mapa diário;

Elaborar e escriturar outros documentos necessários à administração do pessoal;

Elaborar e escriturar os documentos necessários à administração do animal e material à sua responsabilidade;

Regularização dos serviços policiais das suas áreas, centralização e fiscalização dos mesmos serviços;

Organização de participações de assuntos de importância que não possam ser resolvidos nos postos;

Organização das relações mensais das participações;

Detalhe dos serviços a desempenhar pelas praças dos mesmos;

Recebimento de queixas, participações e outras comunicações;

Registo das participações e dos crimes em que o posto teve interferência;

Registo das participações ou queixas apresentadas no posto;

Organização dos autos ou participações e envio dos mesmos às diversas autoridades;

ARTIGO 45.º — (Chefia)

1 - O chefe da secretaria de comando é um capitão, que tem como auxiliar um sargento-chefe e o pessoal que o quadro orgânico atribuir à unidade, ou que o comandante julgar absolutamente indispensável.

2 - O chefe da secretaria do conselho administrativo é o chefe da contabilidade e tem como auxiliares para o desempenho do seu serviço especial o pessoal que seja atribuído pelo respectivo quadro orgânico da unidade ou que o comandante julgar absolutamente indispensável.

3 - O chefe da secretaria da companhia é o sargento-ajudante, que desempenha as funções de adjunto do comando para a vida administrativa da subunidade.

4 - O chefe da secretaria da secção é o primeiro-sargento amanuense da secção.

5 - O chefe da secretaria do posto é o próprio comandante do posto.

ARTIGO 46.º — (Tratamento da correspondência)

1 - Cada secretaria é identificada por um número de código de dois algarismos que antepõe ao número de ordem dos documentos que elabora.

2 - Toda a correspondência destinada a qualquer unidade é recebida na respectiva secretaria de comando e deve ter o seguinte tratamento:

Conferência das sinopses e devolução dos duplicados depois de recibados;

Aposição do carimbo de entrada em todos os documentos, com a respectiva data;

Registo dos documentos recebidos no livro de registo de correspondência entrada;

Apresentação da correspondência entrada a conhecimento superior;

Distribuição, mediante protocolo, que poderá ser o próprio registo de entrada, dos documentos destinados aos outros órgãos da unidade;

3 - A expedição da correspondência é feita através da secretaria do comando e deve ter o seguinte tratamento:

4 - O controle da correspondência a expedir e expedida é garantido por:

5 - Nas subunidades, secções e postos destacados a expedição da correspondência é feita através da respectiva secretaria, com procedimentos análogos aos prescritos nos n.os 3 e 4.

CAPÍTULO IV — Arquivos

ARTIGO 47.º — (Generalidades)

1 - Os arquivos visam a arrumação ordenada e classificada de toda a documentação já trabalhada, mas passível de vir a ser ainda necessária.

2 - Na Guarda, os escalões de arquivo são:

3 - Os documentos só devem permanecer nas diferentes secretarias enquanto nelas forem necessários para trabalho.

4 - Os documentos relativos a um mesmo assunto vão sendo reunidos em processo, dispostos por ordem cronológica dentro de uma capa, onde se deve escrever o número do classificador que lhe corresponde, a designação do assunto que encerra e, por dentro, a relação dos documentos que contém.

5 - Têm tratamento especial, definido por determinações específicas:

ARTIGO 48.º — (Arquivo primário)

1 - Em cada unidade deve existir um arquivo primário (arquivo geral único), na dependência da secretaria do comando.

2 - Neste arquivo são concentrados todos os documentos que já não sejam necessários nas diferentes secretarias, fazendo-se nele o tratamento da documentação; os documentos e processos devem estar reunidos segundo o classificador geral, em pastas e maços e, em cada um deles, dispostos, numerados e relacionados segundo a ordem cronológica.

3 - O arquivo primário deve estar organizado de modo a possibilitar uma fácil e rápida consulta dos processos.

4 - Os documentos só devem permanecer no arquivo primário enquanto tiverem interesse administrativo, isto é, enquanto a consulta a que forem sujeitos justificar a sua presença.

ARTIGO 49.º — (Trânsito da documentação)

1 - Periodicamente, mas no mínimo uma vez por ano, as diferentes secretarias fazem entrega da sua documentação no arquivo primário, mediante guia, que deve ser abatida nos correspondentes livros de registo, mediante o duplicado da guia de entrega devidamente recibada.

2 - A documentação recebida no arquivo primário é classificada em

3 - A documentação classificada de útil deve permanecer no arquivo primário o número de anos que for fixado em regulamentação própria.

4 - São classificados inúteis:

5 - Os documentos classificados de inúteis são destruídos no arquivo primário logo após a sua entrega, mediante auto ou acta.

CAPÍTULO V — Classificador geral

ARTIGO 50.º — (Conceito)

A adopção do classificador, como técnica de identificação e de agrupamento sistemático de documentos com características similares, visa conseguir que o mesmo assunto seja classificado do mesmo modo, independentemente do nível em que é trabalhado.

ARTIGO 51.º — (Definição)

Documento base que na função de organização administrativa permite a racionalização da gestão, separando os assuntos dessemelhantes e agrupando metodicamente os assuntos idênticos de harmonia com as suas semelhanças.

ARTIGO 52.º — (Âmbito)

O classificador aplica-se a todos os escalões da Guarda, consoante as necessidades variáveis de cada um deles.

ARTIGO 53.º — (Finalidade)

Identificar e agrupar sistematicamente documentos semelhantes, com o objectivo de se conseguir um acesso fácil e oportuno, quando necessário, e ainda permitir realizar uma síntese dos elementos de determinado assunto ou efectuar uma análise mais profunda do mesmo.

ARTIGO 54.º — (Sistema de classificação)

1 - O sistema de classificação utilizado é o decimal, em que as rubricas principais são divididas em 10 classes, numeradas de 0 a 9.

2 - Cada classe subdivide-se acrescentando um algarismo de 0 a 9 à direita do primeiro algarismo.

3 - As subdivisões sucessivas, quando necessário, obtêm-se acrescentando um algarismo à direita do número existente.

4 - O primeiro elemento - zero - é destinado às generalidades do assunto tratado e o último elemento - nove - abrange os diversos, isto é, aquilo que não foi possível incluir em qualquer dos números precedentes.

ARTIGO 55.º — (Articulação)

1 - O classificador a nível escalão unidade, subunidade ou secção articula-se, nas suas linhas gerais, nas seguintes classes principais:

0 - Directivas, despachos, ordens e instruções;

1 - Administração do pessoal;

2 - Informações e contra-informação;

3 - Operações, organização e instrução;

4 - Logística;

5 - Informação interna. Relações públicas;

6 - Administração financeira;

7 - Transmissões;

8 - ...;

9 - Diversos.

2 - Sempre que haja necessidade de subdividir por unidades um determinado código, será utilizado o seguinte critério, qualquer que seja o artigo do classificador:

0 - Comando-Geral;

1 - Centro de Instrução;

2 - Batalhão Territorial n.º 2;

3 - Batalhão Territorial n.º 3;

4 - Batalhão Territorial n.º 4;

5 - Batalhão Territorial n.º 5;

6 - Brigada de Trânsito;

7 - Regimento de Cavalaria;

8 - Batalhão n.º 1;

9 - ...;

3 - O classificador a utilizar no Comando-Geral incluirá um primeiro grupo constituído por dois algarismos, em que o primeiro é o zero, indicativo do Comando-Geral, e o segundo é o próprio do Comando e de cada uma das repartições ou serviços:

00 - Comando;

01 - 1.ª Repartição;

02 - 2.ª Repartição;

03 - 3.ª Repartição;

04 - 4.ª Repartição;

05 - 5.ª Repartição;

06 - Serviço de Finanças;

07 - Serviços de Transmissões;

08 - Restantes serviços;

09 - Gabinete de Organização e Informática.

4 - O classificador do posto, designado classificador elementar, articula-se em duas partes fundamentais e contém as classes seguintes:

1.ª parte (doutrinária):

0 - Directivas, despachos, ordens e instruções.

2.ª parte (assuntos correntes):

1 - Administração do pessoal;

2 - Informações e contra-informação;

3 - Operações, organização e instrução;

4 - Logística;

5 - Informação interna. Relações públicas;

6 - Administração financeira;

7 - Transmissões;

8 - Relações com a autarquia;

9 - Diversos.

ARTIGO 56.º — (Anexos)

Fazem parte deste capítulo os seguintes anexos:

Anexo A - classificador de unidade, subunidade ou secção;

Anexo B - classificador de posto.

Anexo A ao capítulo V da parte V do Regulamento Geral do Serviço da Guarda Nacional Republicana

Classificador de unidade, subunidade ou secção

0 - Directivas, despachos, ordens e instruções.

1 - Administração do pessoal:

1.0 - Generalidades (doutrina).

1.1 - Manutenção do efectivo (recrutamento, efectivos, ...).

1.2 - Administração do pessoal (promoções, colocações, transferências, dispensas, pessoal civil, ...).

1.3:

Disciplina, lei e ordem. Desenvolvimento e manutenção do moral;

Justiça e disciplina, serviços de pessoal, assistência religiosa, ...).

1.4 - Actividades culturais e recreativas (licenças, serviços sociais, actividades desportivas, cursos, visitas, estágio, banda, ...).

1.5 - Evacuação e hospitalização.

1.6 - Pessoal civil.

1.7 - Efectivo animal.

1.8 - ...

1.9 - Diversos (copiador, registo de correspondência, ...).

2 - Informações e contra-informação:

2.0 - Generalidades (doutrina).

2.1 - Criminalidade. Actividade violenta.

2.2 - Controle de armamento, explosivos e material de guerra.

2.3 - Conflitos sociais, laborais, políticos, etc.

2.4 - Segurança de pessoal, material, instalações e documentação.

2.5 - Informações militares e estratégicas.

2.6 - Instrução.

2.7 - Documentos de informações e contra-informação.

2.8 - ...

2.9 - Diversos.

3 - Operações, organizações, instrução:

3.0 - Generalidades.

3.1 - Operações: actividades de polícia geral.

3.2 - Operações: serviço de segurança, guarnição e honoríficos.

3.3 - Operações: requisição de forças; colaboração com outras entidades.

3.4 - Operações: trânsito. Operações especiais.

3.5 - Organização.

3.6 - Instrução: oficiais, sargentos e praças.

3.7 - Instrução: actividades desportivas.

3.8 - ...

3.9 - Diversos.

4 - Logística:

4.0 - Generalidades.

4.1 - Serviço de Intendência.

4.2 - Serviço de Material.

4.3 - Serviço de Obras.

4.4 - Serviço de Saúde (função logística).

4.5 - Serviço de Veterinária (função logística).

4.6 - Serviço de Transmissões (função logística).

4.7 - Instrução (actividade logística e apoio logístico aos diversos cursos).

4.8 - ...

4.9 - Diversos.

5 - Informação interna. Relações públicas:

5.0 - Generalidades.

5.1 - Informação interna (iniciativa do Comando-Geral, das unidades, de outras entidades, ...).

5.2 - Heráldica, distintivos e insígnias.

5.3 - Relações públicas.

5.4 - Protocolo.

5.5 - Visitas (à Guarda; da Guarda).

5.6 - Dias festivos. Cumprimentos de honra.

5.7 - Material, fotográfico e vídeo.

5.8 - ...

5.9 - Diversos.

6 - Administração financeira:

6.0 - Generalidades (estudos, legislação, contencioso).

6.1 - Planeamento, programação e orçamentação.

6.2 - Análise de gestão económica e estatística.

6.3 - Vencimentos, gratificações e outras compensações do pessoal.

6.4 - ...

6.5 - Auditoria.

6.6 - Informática.

6.7 - Assistência na doença. Pensões.

6.8 - ...

6.9 - Diversos.

7 - Transmissões:

7.0 - Generalidade.

7.1 - Rede rádio de comando.

7.2 - Rede rádio administrativa.

7.3 - Redes rádio operacionais.

7.4 - Redes TPF civis. Relações com entidades civis.

7.5 - Redes TPF militares. Relações com entidades militares.

7.6 - Segurança das transmissões.

7.7 - Instrução de transmissões.

7.8 - Infra-estruturas de transmissões.

7.9 - Diversas.

8 - ...

9 - Diversos.

Anexo B ao capítulo V da parte V do Regulamento Geral do Serviço de Guarda Nacional Republicana

Classificador de posto

0 - Directivas, despachos, ordens e instruções:

0.0 - Geral.

0.1 - Pessoal.

0.2 - Informações. Contra-informação.

0.3 - Operações, organização e instrução.

0.4 - Logística.

0.5 - Informação interna. Relações públicas.

0.6 - Administração financeira.

0.7 - Transmissões.

0.8 - Autarquia.

0.9 - Diversos.

1 - Administração do pessoal.

2 - Informações, contra-informação.

3 - Operações, organização e instrução.

4 - Logística.

5 - Informação interna, relações públicas.

6 - Administração financeira.

7 - Transmissões.

8 - Relações com a autarquia.

9 - Diversos.

PARTE VI — Uniformes

CAPÍTULO I — Disposições gerais

ARTIGO 1.º — (Finalidade)

O presente regulamento de uniformes contém as regras que definem a composição e as condições de utilização dos diferentes uniformes nas várias situações e, bem assim, as normas para a manufactura de todos os artigos de fardamento, quanto à espécie, quantidade, dimensões, cores, feitio e acessórios, obrigando, portanto, à sua observância todos os militares em serviço na Guarda, não lhes sendo permitido introduzir alterações nem substituir matéria-prima nos artigos descritos.

ARTIGO 2.º — (Garantia de qualidade e uniformidade)

Os padrões de tecidos e artefactos adoptados na confecção de artigos de uniformes são fixados pelo comandante-geral; para garantir a qualidade e a uniformidade dos padrões, o Serviço de Intendência promove o seu fabrico e fornece-os, a pronto pagamento ou a prestações, aos conselhos administrativos das unidades, subunidades e cantinas adstritas.

ARTIGO 3.º — (Obrigação de velar pelo cumprimento)

Constitui obrigação moral e disciplinar dos oficiais, sargentos e cabos comandantes de postos velar pelo estrito cumprimento das disposições do plano de uniformes em vigor, quer no que respeita ao seu uso pessoal, quer no que se refere ao acatamento que lhe é devido pelos militares de qualquer graduação; todo o superior que notar ou tomar conhecimento de uma infracção ao plano de uniformes por qualquer militar seu subordinado e não a prevenir imediatamente, pela forma estabelecida na lei, torna-se solidariamente responsável com o infractor.

ARTIGO 4.º — (Restrições ao uso)

É vedado aos militares usarem com traje civil qualquer artigo de uniforme em vigor na Guarda; é igualmente vedado a qualquer indivíduo estranho à Guarda usar artigos de uniforme nela em vigor.

ARTIGO 5.º — (Casos de proibição do uso de uniformes)

É proibido o uso dos uniformes ou de quaisquer dos seus componentes:

CAPÍTULO II — Composição dos diferentes uniformes

SECÇÃO I — Oficiais

ARTIGO 6.º — (Uso dos uniformes do Exército)

Os oficiais generais, em serviço na Guarda, usam os uniformes do Exército.

ARTIGO 7.º — (Lista de uniformes)

Os oficiais da Guarda ou ao seu serviço, até ao posto de coronel, fazem uso dos seguintes uniformes:

ARTIGO 8.º — (Composição dos uniformes)

Os uniformes referidos no artigo anterior têm a seguinte composição:

Agulhetas;

Banda;

Barrete GNR;

Calça GNR;

Camisa branca;

Dólman GNR;

Dragonas;

Espada com suspensão de tecido igual ao da banda;

Fiador n.º 1;

Luvas brancas;

Peúga pretas;

Sapatos pretos de polimento;

Agulhetas;

Bandoleira;

Barrete GNR;

Botas, botas altas ou sapatos pretos de polimento;

Calça GNR (excepto cavalaria);

Calção GNR (para cavalaria);

Calção de cotim branco (para cavalaria);

Camisa branca;

Capacete de couro n.º 1:

Sem penacho (excepto cavalaria);

Com penacho (para cavalaria);

Capacete MC (para motociclistas);

Capacete MP (para tropas motorizadas);

Charlateiras;

Dólman GNR;

Espada com suspensão de tecido igual ao da banda;

Esporas;

Fiador n.º 1;

Luvas brancas;

Luvas de pelica branca, com canhão (para cavalaria);

Luvas de pelica preta, com canhão (para tropas motorizadas);

Peúgas pretas;

Polainitos brancos (excepto cavalaria);

Barrete GNR;

Botas, botas altas ou sapatos pretos;

Calça GNR (excepto cavalaria);

Calção GNR (para cavalaria);

Camisa branca;

Capacete MC (para motociclistas);

Dólman GNR;

Espada com suspensão de metal branco;

Esporas;

Fiador n.º 2;

Luvas brancas;

Peúgas pretas;

Barrete GNR;

Barrete de serviço interno;

Blusão;

Botas, botas altas ou sapatos pretos;

Calça n.º 2;

Calção n.º 2;

Camisa de trabalho;

Capacete MC (para motociclistas);

Cinto de precinta;

Cinturão castanho;

Dólman n.º 2;

Espada com suspensão de metal;

Esporas (para cavalaria);

Esporins;

Fiador n.º 2;

Gravata preta;

Luvas cinzentas;

Luvas castanhas (passeio);

Mola para gravata;

Peúgas pretas;

Talabarte;

Barrete de serviço interno;

Blusão;

Botas, botas altas ou sapatos pretos;

Calça n.º 2;

Calção n.º 2;

Camisa de trabalho;

Capacete MC (para motociclistas);

Cinto de precinta;

Esporas (para cavalaria);

Esporins;

Gravata preta;

Mola para gravata;

Peúgas pretas.

SECÇÃO II — Sargentos

ARTIGO 9.º — (Lista dos uniformes)

Os sargentos fazem uso dos seguintes uniformes:

ARTIGO 10.º — (Composição dos uniformes)

Os uniformes referidos no artigo anterior têm a seguinte composição:

Agulhetas;

Bandoleira branca (para cavalaria);

Barrete GNR;

Botas, botas altas ou sapatos pretos;

Calça GNR (excepto cavalaria);

Calção GNR (para cavalaria);

Calção de cotim branco (para cavalaria);

Camisa branca;

Capacete de couro n.º 1:

Sem penacho (excepto cavalaria);

Com penacho (para cavalaria);

Capacete MC (para motociclistas);

Capacete MP (para tropas motorizadas);

Cinturão branco GNR;

Dólman GNR;

Espada com suspensão e fiador brancos (para cavalaria);

Esporas;

Florete com pala branca (para músicos);

Luvas brancas;

Luvas de pelica branca com canhão (para cavalaria);

Luvas de pelica preta com canhão (para tropas motorizadas);

Peúgas pretas;

Platinas metálicas;

Polainitos brancos (excepto cavalaria);

Sabre-baioneta com pala branca (excepto cavalaria);

Barrete GNR;

Botas, botas altas ou sapatos pretos;

Calça GNR (excepto cavalaria);

Calção GNR (para cavalaria);

Camisa branca;

Capacete MC (para motociclistas);

Dólman GNR;

Esporas;

Luvas brancas;

Peúgas pretas;

Apito;

Barrete GNR;

Barrete de serviço interno;

Blusão;

Botas, botas altas ou sapatos pretos;

Calça n.º 2;